Retningslinjer og vejledning for merge af monografiske poster

Retningslinjer for merge af monografiske poster

Man KAN merge. Man SKAL ikke merge.

Merge af to poster flytter alle holdings, items, PO lines og samtlige lån og reserveringer fra en post til en anden.
Samtidig flyttes udvalgte data fra sekundær (tabende) bibliografiske post til primær (vindende) post. Vær fx opmærksom på delfelter, da merge profilen ikke kan håndtere specifikke delfelter. 

Konsortiets vedtagne mergeprofil (Alma default merge) kan ses i MD Editoren. KB er ansvarlig for profilen og rettelser foretages kun af afdelingen Biblioteksinfrastruktur.Biblioteksinfrastruktur.

Generelt for konsortiet gælder:

• Vær opmærksom på, om det er præcist samme materiale, man overvejer at merge.  Tjek især udgave og materialetype (E-bog, musik, node, film m.m.). Hvis man er usikker, undlader man at merge.
• Felt 035 – betegnelser med versaler er indikation for, hvorfor posterne ikke er indgået i den automatiserede merge og peger dermed på specifikke opmærksomhedspunkter (Specifikationer til match undtagelser). Det behøver ikke udelukke en manuel merge. Samtidig udelukker det heller ikke, at der kan være andre hindringer for merge end den i 035 nævnte.
• KB poster er altid den primære vindende post.
• Hvis der er flere poster med samme ejerbibliotek gælder følgende:
  • Kun KB katalogisatorer merger KB poster med andre KB poster
  • Kun AUB katalogisatorer merger AUB poster med andre AUB poster.
  • Kun CBS katalogisatorer merger CBS poster med andre CBS poster.
  • Kun ... (gælder selvfølgelig for samtlige ejerbiblioteker i Konsortiet.)

Generelt for KB katalogisatorer gælder også:  

• for dansk materiales vedkommende er det altid poster fra KBs danske samlinger, der vinder. Hvis samlingen ikke tydeligt fremgår af den bibliografiske post, så tjek evt. holding/item.
• Poster uden beholdning merges ikke - oplysninger om "eksemplaret" forsvinder.
• Poster i Illegal Samling må aldrig merges (små variationer af næsten identiske udgivelser).
• Poster med samlingsbind/sambundne værker merges ikke.
• Poster med noter om andre udgaver, som ikke er beskrevet i selvstændige poster, merges ikke. De kan selvfølgelig udkatalogiseres og merges med andre poster, hvis man er ejer af materialet.
• Hvis der er 2 eller flere KBL-poster, merges disse kun af Pligtafleveringen. Man kan merge egne poster ind i den af KBL posterne, som svarer til det materiale, man sidder med, men ALDRIG merge KBL posterne.
• Gamle SBMAG poster med forskellige oplag kan merges, hvis oplag tilføjes item poster inden merge. Primær post er nyeste oplag - vær dog ekstra opmærksom, hvis der er flere KBL poster, som antyder forskel i sidetal, forlag, ISBN eller andet og undlad eventuelt at merge.

Vær ekstra opmærksom på:

• • Poster med tillæg/supplementer - Vær 100 % sikker – eller undlad at merge. Tjek også om beholdningerne svarer til den primære post's, inden der merges.
  • Merge af forskellige oplag - HUSK aldrig merge af 2 KBL poster. Hvis man merger andre poster ind i en KBL-post, skal der på pligteksemplarerne (Location=KLDA_LFDA og Location=SMAG eller SMAGP) noteres oplag og eventuelt år i Public Note i Item posten.
  • Bøger udgivet før 1900. Vær 100 % sikker – eller undlad at merge.
  • Forskel på sidetal? Undlad at merge – eller bestille materialer/kontakte ejer.

Vejledning for merge af monografiske poster:

Ved søgning i Alma får man ofte hit på flere ens poster. De skal med tiden merges, så katalogen fremstår med færrest mulige dubletter. Man kan kun merge to poster af gangen, men det kan sagtens lade sig gøre at gentage processen flere gange med samme post som vinderpost.

Metoden nedenfor er den gældende for hele konsortiet. Alma har andre metoder til merge - disse må IKKE ANVENDES. Se eksempler her:  Eksempel 1 og Eksempel 2

• Hent de to relevante poster over i ME. De to poster åbnes samtidig i ME.
• Den primære post skal altid være til venstre.
• Vælg Record Actions.
• Vælg Merge & Combine.

Data skal tjekkes, inden den endelige merge. Tjek f.eks. at lokale felter (man kan kun se egne) og klassifikationer fra den sekundære post overføres.

• Klik på Choose merge routine.
• Vælg altid: Alma default merge (Konsortiets vedtagne og vedligeholdte mergeprofil).

• Klik på Show merge preview og resultatet af for foreløbige merge vises.
• Tjek at følgende felter kommer med over, hvis de optræder i taberposten:

• • Lokale felter: 096, 097, 59x, 997, 998 og 999.
  • Klassifikationer: 060, 080, 082 og 084.
  • Øvrige lokale felter markeret med  (man kan kun se egne).
  • Fælles noter i 5xx tjekkes; dublet information slettes efterfølgende.
  • Emneord i 6xx tjekkes; dublet information slettes efterfølgende. Bemærk at emneord i ental og flertal bevares.
  • Emneord i 916 tjekkes; tjek at emneordene fra taberposten er til stede.
• Klik OK - preview-billedet lukkes ned.
• Hvis noget ser forkert ud, så lad være med at merge! Klik Cancel
• For endelig merge: Klik OK. 

Secondary record er markeret som Delete (default). Den bibliografiske post slettes, men data bevares i vindende post som tidligere version).

Efter endt merge fremkommer en boks med anbefaling om at reloade den originale post – det skal man ikke.

Den bibliografiske post skal nu tjekkes og eventuelt tilrettes:

• 084 - Ret ikke selvom der optræder fejlmeddelelser vedrørende andre bibliotekers lokale klassifikationer.
• Fælles noter i 5xx tjekkes; dublet information slettes.
• Emneord i 6xx tjekkes; dublet information slettes. Bemærk at emneord i ental og flertal bevares.
• Ophav i 100 og 700 – hvis den ene post har ophav i 100 og den anden post i 700, så slettes dubletten.
• Ophav i 700 – dubletter slettes – opstår typisk pga. felter med og uden $$4.
• Ophav i 710 – dubletter slettes – opstår f.eks. pga indikatorfejl eller forskellig brug af delfelter.

Forfatter: Charlotte Kristensen & Margit Sørensen Helbo 

Dato for udarbejdelsen af vejledningen: 20.01.2022

Vejledningen revideres: hver 2. år eller efter behov

Roller og ansvar: Charlotte Kristensen & Margit Sørensen Helbo

Datoer og initialer for løbende revidering: