Tilretning af permanent library/location

Item Editor og Change Holdings:
- Item Editor skal ikke bruges til at ændre library og/eller location på alle eller det eneste eksemplar på en HOL-post.
- Change Holding skal ikke bruges til at flytte alle eller det eneste item til anden HOL-post, da det kan medføre datatab.
- Hvis det er det sidste item på HOL posten, vil HOL posten blive slettet og information i HOL felter mistes
'Change physical item' job
- 'Change physical item' job skal kun benyttes, hvis man er helt sikker på, at datatab undgåes.
- Data fra HOL post kan gå tabt, hvis man tilretter til en eksisterende værdi i en anden HOL post

Relinking

Relink af item post til en anden bibliografisk post kan ikke anbefales, da det kan medføre datatab
Relink af alle/eneste item til anden HOL-post kan ikke anbefales, da det kan medføre datatab.
Relink af HOL post til en anden bibliografisk post kan foretages uden problemer

Ændring af ét ud af flere eksemplarer på en HOL-post

I dette tilfælde - og kun dette - kan du benytte Item Editor til at ændre det pågældende eksemplars Permanent Library/Location

Hvordan kan du være sikker på, at der er andre eksemplarer på HOL-posten end det som du vil flytte?

Se den bibliografiske posts "List of Holdings", fx som i dette eksempel:

Hvis det er et eksemplar fra KU Gothersgade du ønsker at flytte, er det OK at benytte Item Editor, da denne Holdings-post har 3 eksemplarer. Du har to muligheder:

Flytte et eksemplar fra KU Gothersgade til en af de fire andre locations/holdings-poster (fx KU KOMM) - se vejledning for Change Holdings
Flytte et eksemplar fra KU Gothersgade til en library/location som der ikke i forvejen er HOL-post på for denne titel - se vejledning for brug af Item Editor

Også et eksemplar fra KU KOMM (INF) eller RUC må flyttes ved en af disse metoder.

Er det derimod tale om eksemplaret fra FARMA Fjernmagasin-hjemlån (eller KU Idræt), må Item Editor eller Change Holdings ikke benyttes, da der kun er et eksemplar på denne holdingspost. Så skal ændringerne udføres i Metadata Editor.

Ændring af alle - eller det eneste - eksemplar på en HOL-post

MD editor på HOL post

For at fortsætte eksemplet fra før: Lad os sige, at eksemplaret fra FARMA/Fjernmagasin-hjemlån skal flytte til KU Nord/Fjernmagasin-hjemlån:

Højreklik på FARMA-holdingsposten og vælg "Edit":

Posten åbner i Metadata Editor. Her redigerer du 852 delfelt b (Library) og c (Location) med de korrekte koder, i dette tilfælde ændres til SU1 og HFFJ (den samme kode er benyttet for Fjernmagasin-hjemlån både ved FARMA og KU Nord).

I stedet for at kende koderne, kan du stille dig i 852-feltet og CTRL+F for at åbne en formular til at vælge Library og Location fra dropdowns:

Gem og release posten efter ændring. Permanent Library/Location er nu ændret for alle eksemplarer på denne Holdingspost (i dette tilfælde kun én).

Ændring af mange eksemplarer - fra flere BIB-poster

'Change holding information' ved brug af Normalization Rules

Dette job kræver brug af normalization rules for at tilrette library og location. Normalization rules skal ændres ved hver kørsel. (/wiki/spaces/ATD/pages/5932188)

Jobbet kan benyttes til større kørsler - fx når der skal flyttes mange eksemplarer på tværs af BIB-poster. Skriv til bibliotekssystem@kb.dk og specificer hvilket sæt, der skal ændres og til hvilken library og location.

Baggrund

Som beskrevet i denne artikel er der en fare for tab af data ved rettelse af Library/Location via Alma-værktøjerne Edit Item, Change Holdings og jobbet Change Physical Items, samt relink af item til anden bibliografisk post. Kort fortalt er der en risiko for, at ændringer med disse metoder fører til tab af data i Holdings poster.

Risikoen opstår når værktøjerne benyttes til at fjerne det sidste item fra en Holdings-post.
I disse tilfælde bliver Holdings-posten slettet, og selv om en ny jo bliver oprettet med den nye Library/Location værdi, er evt. øvrige data i Holdingsposten tabt.
(Ved Edit Item får man en advarsel om at posten slettes, men ikke ved job-kørsel.)

Derfor fraråder vi at benytte disse procedurer til ændring af permanent library/location.

NB! Der er ikke noget problem ved ændring/tilføjelse af temporary location; her bevares HOL-posten.