Semesterhylder
- Knut Anton Bøckman
Semesterhyldehåndtering i ALMA – vejledning
Temporary Location
Temporary Location er ikke en speciel type Location, men en særlig måde at registrere Location på. En semesterhylde-location er altså ligesom andre locations, men den bliver typisk brugt som Temporary, altså som midlertidig placering af materialet. Denne vejledning beskriver hvordan du sætter materialer midlertidigt på en semesterhylde, og hvordan du tager det ned igen.
Fordelen med at benytte en Location midlertidig (dvs. som temporary location) er at materialets permanente placering "huskes" af systemet, så det kommer tilbage på plads, når det tages ned fra semesterhylde. I Alma kan man se dette ved at der dannes en ny "midlertidig" Holding for den temporary location, og eksemplaret flyttet over på den. Den midlertidige holding er markeret med et lille ur. Hvis der kun var et eksemplar på den permanente location, står den permanente holding som tom (dvs. uden eksemplarer):
Temporary locations bruges også til andet end semesterhylder, bl.a. til lending (lån til andre biblioteker).
Flytning til semesterhylde
Når et materiale skal flyttes på semesterhylde, laves i ALMA følgende ændringer:
- Midlertidig flytning til en semesterhylde location
- Evt. midlertidig ændring af materialets opstilling
1.a Flytning af et enkelt materiale til semesterhylde
Søg i ALMA materialet frem på materiale stregkoden: f.eks. 3361379291
Klik på ”Edit item”
En Item editor åbnes:
I afsnittet "Temporary information location" (markeret i billedet over), klik på: Item is in temporary location: YES:
Vælg :
Temporary location: I dropdown menu vælges den ønskede semesterhylde location, f.eks. (Library:) AU Bartholins Allé → Samfundsvidenskab Semesterhylde Statskundskab(USAM8):
Temporary call number: angiv her den midlertidige opstilling på semesterhylden, f.eks. : Statskundskab - Global Economy and Governance (Hvis det er det, kurset hedder - eller hvordan semesterhylden nu er ordnet.)
Due back date: Her kan angives en slut dato for, hvornår materialet udløber på ventehylde.
Klik til sidst ”Save” for at gemme ændringerne.
1.b Flytning af flere materialer til semesterhydler
Har du samlet en bogvogn med materialer, der skal på semestethylde, er det også muligt at benytte funktionen Scan in items:
Vælg fanebladet "Change Item Information" og (vigtigt!) Change type: Temporary.
Udfyld derefter de korrekte oplysninger - med samme eksempel som over, fx:
Alle materialer, du scanner ind, får nu tildelt disse nye oplysninger.
2. Materialet kan nu placeres på semesterhylden.
Materialet kan nu ikke udlånes eller bestilles af lånere.
I PRIMO vil det fremgå, at materialet er på semesterhylde:
Bemærk, at både de midlertidige og de permanente oplysninger er synlige i Alma:
Det er ikke nødvendigt at tilføje en Temporary Item Policy. Udlånsregler styres af Location, ikke Item policy.
Nedtagning fra semesterhylde
Når materialerne skal nedtages fra ventehylde:
Der laves en ”Scan in items” af materialerne
Inden indlæsning af stregkode:
I ”Scan in items” funktionen vælges under faneblad: Change item information : → Restore
Herved vil de ved indlæsning af stregkoden automatisk få deres oprindelige lokation, item policy og opstilling tilbage.
Eks.
Materialet kan dermed igen bestilles i Primo (hvis det er, hvad det normalt må):
Bestilling til Semesterhylde
I eksemplerne over sad vi enten med en enkelt bog, eller en indsamlet bogvogn, der skulle midlertidigt på semesterhylde. Men hvad hvis det materialet, der skal på semesterhylden er udlånt, eller det befinder sig på et magasin? Så kan man bestille det frem - under hensyntagen til den politik der gælder for opstilling af udlånsmaterialer på semesterhylde (se boksen til højre).
Der er to hovedmetoder til bestilling til semesterhylde
- Brug af en Work Order. Dette giver mulighed for en proces, der kan indeholde flere steps (fx midlertidig opmærkning) der kan håndteres af flere personer (operators på den gældende work order department) Læs mere om Work Orders - med semesterhylde som eksempel.
- Brug af en Move Temporarily request - her kan oplysningerne indtastes direkte i bestillingen, og der dannes en Temporary Holding med disse oplysninger ved Scan-in på destinationsbiblioteket. (Hvis en Move Temporarily request udfyldes inde fra administration af en Reading List, udfyldes en del af oplysnignerne automatisk)
Hvor kan du bestille fra?
Bemærk, at det ikke er frit slag blandt alle materialer i katalogen når der skal stilles materialer på semesterhylder. Som udgangspunkt må du stille materialer fra semesterhyldens eget Library op, men der kan også være aftaler mellem andre Libraries og retningslinjer for brug af materialer fra fællesmagasiner. Er du i tvivl, så spørg din nærmeste leder.