Alma - kom i gang
- Knut Anton Bøckman
- Karen Strandgaard
- Susanne Christoffersen
Inspiration og viden
- "Alma-nak": Dansk gloseliste med Alma terminologi
- Alma Training fra Harvard University
- Alma Essentials fra ExLibris
- Alma Overview fra Harvard University
Hvordan logge ind i Alma?
- Alma skal ikke installeres på din computer; du tilgår den bare gennem en almindelig web-browser (fx Chrome eller Firefox)
- Dette link fører til Alma Produktion for Det Kgl. Bibliotek: https://kbdk-kgl.alma.exlibrisgroup.com/mng/login
- Dette link fører til Alma Sandbox for Det Kgl. Bibliotek; https://kbdk-kgl-psb.alma.exlibrisgroup.com/mng/login
- Login-siden ser typisk sådan ud (baggrundsbilledet skifter hver måned:
Hvad er mit brugernavn og adgangskode?
Dit User Name er dine initialer (dvs. det, der står foran "@kb.dk" i din email-adresse)
Dit Password er personligt - har du glemt det, eller er du ikke oprettet som bruger, får du et nyt password fra din afdelings kontaktperson.
Det kan tage lidt til at logge ind - specielt første gang.
Alma forsiden
Når du er logget ind, ser din skærm nogenlunde sådan ud (hvilke menu-punkter, du har adgang til afhænger af dine roller) :
Tilpas din Alma
Når du bliver lidt mere kendt med Alma, kan du tilpasse dine menuer og forside, så de bliver mere hensigtsmæssige for lige dit arbejde. Læs mere om Personalisering
Placering/lokation
Når du logger ind i ALMA, så er du tilknyttet en bestemt 'circulation desk' efter hvor du arbejder (AUL Bartholins Allé, KUB Nord, Nørre Allé etc.)
Er du tilknyttet flere 'circulation desk', kan du selv skifte til det sted hvorfra du arbejder her og nu.
Roller
I Alma er alle brugere tilknyttet forskellige roller. En brugers rolle(r) bestemmer, hvad man som bruger har adgang til, og hvilke jobs og processer man kan udføre.
Hvilke roller den enkelte bruger har tilknyttet brugerprofilen kan ses under 'User Details':
Eksempel på en medarbejders roller, som vist under User Details:
F.eks skal man have rollerne 'User Manager' og 'User Administrator' for at kunne administrere brugere i Alma.
Mere om roller
Du kan læse mere om medarbejderes Roller
Søgning i forskellige registre og post-typer
På alle Alma-sider er der en gennemgående søgeboks. Herfra kan du søge i alle de forskellige typer af poster, der findes i Alma. Udover poster materialer (titles, items, collections, portfolios) er der også poster på brugere, autoritetsposter, bestillinger, etc. I den første dropdown vælger du, hvilken type poster, du ønsker at søge i:
- Alma husker dit seneste valg, så hvis du ønsker at søge i en anden type poster, skal du vælge den.
- For de forskellige post-typer er det så forskellige registre, du kan søge i (den anden dropdown i søgeregistret). Her nævnes kun nogle få:
- Keywords er fritekstsøgning i poster på ressourcer (All titles, Physical titles, Physical items, Electronic titles, Electronic portfolios, Electronic collection)
- Enkelte søgeregistre knytter sig kun til bestemte post-typer - fx er det kun Physical items, der har stregkoder (Barcode) , så de kan kun søges når du har valgt Physical Items:
- Bemærk, at Alma husker hvilke registre, du senest har søgt i inden for hver enkelt post-type, og lægger dem øverst i listen (markeret med det lille historie-ikon).
- For en bredere beskrivelse, se Post-typer og søgninger
- Vælger du avanceret søgning er der rigelige muligheder for at tilpasse din søgning yderligere, og kombinere mellem forskellige registre:
Når dropdown-menuerne er meget lange, vil det være en fordel at bruge søgefunktionen til at finde det du leder efter, som i dette tilfælde søgning efter tidsskrift:
Du tilføjer flere linjer ved det lille 
ude til højre for at kombinere med andre kriterier:
IZ, NZ, Community Zone - enhedsposter
Institution Zone (IZ) indeholder lokale institutionelle data: f. eks. lokale bibliografiske oplysninger, beholdninger, og lokalt aktiverede elektroniske portfolier.
- I Alma er der pt. 3 IZ'er:
- IZ KGL er for det samlede Det Kgl. Bibliotek.
- IZ AUB indeholder data fra Aalborg Universitetsbibliotek.
- IZ CBS indeholder data fra Copenhagen Business School.
- I løbet af 2021 kommer Det Kongelige Akademi for Arkitektur, Design og Konservering, samt Københavns Professionshøjskole til.
Network Zone (NZ) er et kollaborativt netværk, der består af flere Institution Zones. I et konsortie-perspektiv vil en NZ medvirke til at dobbeltarbejde kan undgås på en række områder, og bedre samarbejde/udnyttelse understøttes.
- NZ repræsenterer det fælles bibliotekskatalog, hvori de enkelte institutioner foretager sin katalogisering. I IZ knytter man sin beholdning og evt. lokale felter op mod posterne i NZ. I et Alma konsortium, kan man betragte NZ som konsortiets svar på Danbib.
- I NZ kan man også vedlige leverandørlister, budgetkoder, breve, og andre konfigurationer. NZ fungerer som en form for indholdscontainer med fællesressourcer, der automatisk kopieres ned i IZ.
Community Zone er en fælles zone for alle Alma-biblioteker. Den har to primære funktioner:
- Fælles katalog: CZ indeholder bibliografiske poster for e-ressourcer. De er tilgængelige og anvendelige for alle Alma-biblioteker
- Knowledge Base: CZ fungerer som central KB for alle Alma-biblioteker, og indeholder central information om linkning til elektroniske ressourcer, som det også kendes fra SFX og Intota
Ikoner illustrerer hvilken zone du er i.
Med Alma er der etableret begrebet enhedsposter. Én fælles post for de bibliografiske enheder uanset hvor mange institutioner, der ejer materialet.
Mere om konsortiet
Der er særlige sider der forklarer nærmere om
BIB, HOL, Item poster
- Bib: Bibliografisk post der indeholder oplysninger om en given titel / et værk.
- I søgeresultatet er der oversigt over Holdings og Items og links til de komplette lister
- Holding: For fysiske materialer knyttes items til en holding dvs oplysning om opstillinger på biblioteker.
- Item: oplysninger om eksemplarer:
- Eksempel på post med e-beholdning ved søgning på titel:
- Eksempel på post med e-beholdning ved søgning på portfolio:
Mere om materiale-poster
Der er særlige sider der forklarer nærmere om
MARC21 som format
- I Alma bruges katalogiseringsformat Marc21. Kontakt din leder, hvis du har behov for oplæring i Marc21.
Vigtige sider
Sæt dig ind i de aktuelle regler for Gældende katalogpraksis og få vejledning i Cataloguing
Navigation, tilpasning af visning
I Alma er alle funktioner integreret i den samme grænseflade - det gør det nemmere at arbejde på tværs, men kan også gøre det uoverskueligt at vide, om man er det rigtige sted. Dette afsnit giver nogle tips til at navigere i Alma, og til at tilpasse grænsefladen, så de oplysninger og funktioner, som du har brug for i dit arbejde, er lettere tilgængelige.
- Uanset, hvor du er i Alma, kan du altid komme tilbage til forsiden, ved at klikke på KB-logoet øverst i venstre hjørne:
Tip!
Eller brug Shift + F2 for at komme til startsiden. (Se flere Genvejstaster)
Personalistering af Alma
Der er gode muligheder for at tilpasse Almas sider, menuer og visninger, så du får et lettere arbejdsflow, med færre klik.
Der findes en separat personaliserings-vejledning, der fører dig gennem mulighederne.
Hjælpefunktioner
- ALMA tilbyder adgang til Exlibris hjælpefunktion:
Hjælp til selvhjælp
Der er lavet særlige sider og videoer med tips og tricks til både ExLibris' dokumentation og vores lokale Wiki'er. Se Find viden om bibliotekssystemet
Sammenhæng med Primo
Ændringer lavet i Alma bliver synlige i Primo umiddelbart. Det gælder både konfiguration (fx låneregler) og poster. Ved nyoprettelse af poster kan der gå ca et kvarter før de kan søges i Primo. Som udgangspunkt er data i alle felter, undtagen lokale felter, i MARC-poster søgbare i Primo.
Når du har en resultatliste efter en søgning, har du mulighed for at vælge "Display in Discovery" i Action-menuen i højre side af postens korte visning for at se hvordan posten tager sig ud i Primo. Hvis du laver ændringer i poster, anbefales altid at undersøge, hvordan posten ser ud i Primo, og vurdere om ændringen er hensigtsmæssig for slutbrugere:
Eksempel på en post i Alma:
og den samme post i Primo:
En del poster er "Suppressed from Discovery" - de er søgbare i Alma, men kan ikke søges i Primo. Både BIB, HOL og ITM poster kan undertrykkes fra Discovery. En "Suprressed" post er markeret med et overstreget øje:
- For dybere forståelse kan du se felt-til-felt mapningen mellem Alma og Primo.
Se mere på Primo Wiki