DOD workflow i Alma

Herunder beskrives DOD workflow'et i Alma - fra når brugerne bestiller materialer til digitalisering i Primo til hvordan, materialerne skal håndteres i Alma.

Materialer til DOD fremskrives hvert år ud fra en lang række kriterier. Når et materiale er digitaliseret, vil både den fysiske og den elektroniske post vises i Primo.

1. Låner bestiller bog til digitalisering i Primo
   1. DOD bøger har temporary physical location LFDOD (Digitalisering eller læsesal), hvilket giver digitaliseringsmulighed i Primo:
      
      
   2. Temporary location LFDOD giver klartekst 'Digitalisering eller læsesal' i availability feltet i både kort og fuldt format.
      Bemærk: Materialer med temporary location LFDOD udskrives ikke på deres temporary location men i stedet på deres permanent location.
      
      
2. I Primo findes 2 forskellige digitaliseringsmuligheder:
   1. AlmaDigitization - når der ikke står noget i item description-feltet i Alma, og bestillingen kan opfyldes af alle eksemplarer
   2. DigitizationOther – typisk for flerbindsværker, når der er angivet noget i item description-feltet i Alma. Bestillingen lægger sig på holdings niveau, og der skal knyttes et specifikt eksemplar til bestillingen
      
      

      Bestillingsblanketten for de 2 digitaliseringsmuligheder er næsten den samme – blot er der et Beskrivelsesfelt, der skal udfyldes for DigitizationOther-bestillinger, hvor vol/bind angives.
      Bemærk at ’Artikelbestilling’ altid vil være sat som default – dette er fordi, blanketten også benyttes til artikelbestillinger, og her skal sidetal etc. udfyldes.
      For DOD-bestillinger vil man med fordel kunne fjerne det lille ’hak’ ud for ’Artikelbestilling’, men det er ikke nødvendigt.
      
      
      
      
      

3. Bogen får pickup location ’Nationalbibliotekets digitalisering’, så magasinpersonalet kan se, at den skal til digitalisering:
   1. Der er oprettet en specifik digitization department (Nationalbibliotekets Digitaliserings Department) knyttet til library Nationalbiblioteket
   2. Alle DOD bestillinger vil få denne digitization department som pickup location
   3. Pickup location vil fremgå af bestillingsprintet
      
      
      
      
4. ’Nationalbibliotekets Digitaliserings Department’ vælges som location i Alma, når bogen kommer fra magasin (kun operators på denne Department vil kunne vælge den):
   
   
   
5. Bogens stregkode skannes ind fra Scan in items
   1. For AlmaDigitization:
      
      

      Bogen vil i Alma stå med Destination ’Digitization’. Der vil her kunne indarbejdes yderligere workflows efter behov.

      I Primo vil den stå til at være ’Udlånt’:
      
      
      

   2. For DigitizationOther (typisk flerbindsværker):
      
      

      Bestillingen har endnu ikke et item knyttet til sig – dette gøres ved at klikke på de 3 prikker og ’Attach to request’:

      
      

      Det item, der opfylder bestillingen vælges, og bogen vil nu få destination Digitization:
      

      Bogen vil i Primo stå som ’Udlånt’.
      
      

6. Hvis bogen vurderes ikke at kunne digitaliseres, kan bestillingen slettes ved at klikke på de 3 prikker og ’Cancel Request’. Brugeren får besked, hvis der er sat hak i ’Notify user’:
   
   
   
7. Bogen sendes videre til digitalisering:
   1. Besked sendes til bruger med link til fil
   2. Bestillingen slettes i Alma uden at sende besked til låner
   3. Den nye elektroniske post oprettes med digital fil som electronic portfolio under electronic collection DOD (Digitaliseret udgave).
      Der indsættes følgende i den elektroniske post:
      1.  999 $$a med indhold ‘DigiXXXXXX’
      2. 999 $$a med kode EDOD

      3. 506 0_ $f Unrestricted online access $2 star (open access indikator i Primo)

      4. 595 $$s med MMS ID på den fysiske post
      5. 856 felter med URL i $$u samt 'Link til elektronisk udgave' i $$z (pga Danbib eksport)
   4. Der indsættes følgende i den digitaliserede fysiske post:
      1. 999 $$a med kode DOD
      2. 595 $$a med MMS ID på den elektroniske post
      3. 999 $$a digitaliseret
         Denne kode er i Primo normaliseret til at give klarteksten 'Materialet er digitaliseret - brug digital version' i det korte format:
         
8. Efter endt digitalisering sendes bogen tilbage til Nationalbibliotekets Digitaliseringsafdeling (Katalog). Stregkoden indscannes i Alma (igen hvor man vælger ’Nationalbibliotekets Digitalisering’):
   
   Bogen får status Reshelve.
9. Da alle DOD bøger har fået  temporary location LFDOD skal den fjernes inden, at materialet sendes tilbage:
   
   Sæt 'Item is in temporary location' til No - og materialet vil ikke længere kunne bestilles til digitalisering, og klartekst for temporary location LFDOD vises ikke længere i Primo
   NB! da temporary item policy ikke har en betydning for bestllingsflow og/eller udlånsregler, er temporary item policy fjernet for alle DOD opmærkede items. Det vil dermed være et items permanent item policy, der vises på bestillingsprintet
10. Materialet kan sendes tilbage til magasinet.