Introduktion til Alma og e-ressourcer koncept

Introduktion:

Alma - kom i gang

Generel topologi og termer

For at forstå Alma, skal man kende til nogle helt centrale Alma-byggeklodser og termer: Institution Zone (IZ), Network Zone (NZ), og Community Zone (CZ), såvel som Campus og Inventory Network Group.

Institution- og Network Zone:

Institution Zone (IZ) indeholder lokale institutionelle data: f. eks. lokale bibliografiske poster, beholdninger, og lokalt aktiverede elektroniske portfolier.

• I Alma er der pt. 2 IZ'er: KGL er for det samlede Det Kgl. Bibliotek, altså data fra nuværende systemer i Aarhus, DAB og København. IZ AUB indeholder data fra Aalborg Universitetsbibliotek. 

Network Zone (NZ) er et kollaborativt netværk, der består af flere IZ. I et konsortie-perspektiv vil en NZ medvirke til at dobbeltarbejde kan undgås på en række områder, og bedre samarbejde/udnyttelse understøttes. Eksempler:

• NZ repræsenterer det fælles bibliotekskatalog, hvori de enkelte institutioner foretager sin katalogisering. I IZ knytter man sin beholdning og evt. lokale felter op mod posterne i NZ. I et Alma konsortium, kan man betragte NZ som konsortiets svar på Danbib.
• I NZ kan man også vedligeholde leverandørlister, budgetkoder, og andre konfigurationer. NZ fungerer som en form for indholdscontainer med fællesressourcer, der automatisk kopieres ned i IZ.

Community Zone (CZ) er en fælles zone for alle Alma-biblioteker. Den har to primære funktioner:

1/ Fælles katalog: CZ indeholder bibliografiske poster for e-ressourcer. De er tilgængelige og anvendelige for alle Alma-biblioteker.
2/ Knowledge Base: CZ fungerer som central Knowledge Base for alle Alma-biblioteker, der indeholder central information om linkning til elektroniske ressourcer, som det også kendes fra SFX og Intota.

CZ vedligeholdes centralt af ExLibris, men alle ressourcer kan lokaliseres: når man aktiverer en ressource i CZ, kopieres den automatisk til KB’s Network Zone, men forbliver linket til CZ. Når dette er tilfældet, vil ændringer og tilføjelser i ressourcen i CZ automatisk nedarves lokalt. Det betyder at aktivering af ressourcer i CZ giver mulighed for efterfølgende at minimere eget vedligehold, da alle opdateringer og ændringer på CZ-ressourcer automatisk afspejles i lokale Network- og Institution Zoner. Dette er illustreret i billedet herunder.

Ikoner illustrerer hvilken zone du er i:

Campus bruges til at definere enkelte institutionelle enheder i IZ/NZ, og fungerer som en central byggeklods i KB’s Alma.

Følgende campus er oprettet i KB’s NZ:

• KU
• CUH
• RUC
• DAB
• AU
• AUH

Følgende campus er oprettet i AUB’s IZ:

• AAU
• AAUH

For e-ressourcer anvendes campus-enheden helt konkret i adgangs-differentiering. Campus fungerer her som en fælles mængde brugere, der har samme adgang til en ressource. Brugere med fjernadgang skal derfor i Brugerbasen knyttes til et campus for overhovedet at se links til ressourcer med licensbetinget adgangsbegrænsning.

Inventory Management Groups er det værktøj der bruges i Alma til at styre og differentiere adgang til e-ressourcer. De fungerer ved at gruppere et eller flere campus (bestående af brugere) i en gruppe, der defineres for den enkelte e-ressource, og angiver hvem der får præsenteret link til ressourcen i Primo. Dette uddybes og eksemplificeres i et senere punkt i undervisningen.

Yderligere beskrivelser på disse links:
https://kb-dk.atlassian.net/wiki/display/BS2019/Campus+og+Groups

8. Brugerbetinget adgangsdifferentiering (Inventory Management Groups)

Alma Inventory model

Alma’s grundlæggende post- og beholdningsmodel:

”Intellectual Entity” er den ressource/det værk man administrerer. Den er i Alma ikke sin egen entitet, men udtrykkes i en katalogpost: ”MMS record”. ”Middle Level” og ”Item” er beholdnings-oplysninger, som er organiseret forskelligt for henholdsvis fysiske og elektroniske ressourcer.

I forhold til e-administration er det vigtigt at kende beholdnings-modellen, da det har betydning for både søgning, bestilling, og aktivering af e-ressourcer.

Beholdnings-model for trykte bøger:

Her ses ovenstående model udtrykt med et eksempel, ”War & Peace”:

”Intellectual Entity” = værket, War & Peace, her udtrykt i en MARC-post i øverste niveau.
”Middle Level” = Holdings, dvs oplysning om opstillinger på biblioteker: her på to forskellige lokationer. Dette er udtrykt i en separat ”holdings-post”. Alma kræver at man arbejder med unikke holdings-poster for hver lokation.
”Item” = oplysninger om fysiske eksemplar – her haves 3 eksemplarer, som ikke er tilknyttet samme Holdings.

Beholdnings-model for e-ressourcer:

For elektroniske ressourcer arbejder Alma med følgende hierarkiske opdeling:

Electronic Collection  → Service → Portfolio.
Electronic Collection: En samling af elektroniske ressourcer; det kan være pakker (der inkluderer portfolier på de enkelte tidsskrifter, bøger etc.) eller en database. Electronic Collections er typisk samlet i en given leverandørs grænseflade.
Kan sidestilles med et Target i SFX eller Intota.

Der er forskellige typer af Electronic Collections:
Selective package: en Electronic Collection, hvor man kan aktivere udvalgte titler eller alt indhold afhængigt af hvilke aftaler man har indgået med forlaget.
Aggregator package: En fuld pakke af samtlige elektroniske titler i en Collection. Man vil typisk have købt alt indhold og derfor aktiveret pakken fuldt ud med automatisk aktivering af nye titler.
Database collections: Databaser, f.eks. bibliografiske databaser eller andre søgegrænseflader. Der er ikke knyttet service og portfolios til disse. De bliver aktiveret, hvis de har en URL samt et link til en bibliografisk post, som ikke er "suppressed from discovery".

Service: typisk ”Full Text”.
Kan sidestilles med Target Service i SFX. Intota har ikke opereret med servicebegrebet: hvis der er titler i en pakke, er det som oftest implicit, at der er tale om "Full Text". Andre gange afspejles det i pakkens navn, f.eks. "CINAHL with Full Text".

Portfolio: beholdning på elektronisk titelniveau - indeholder beholdnings-oplysninger om dækning, service, og linkinformation, angivelse af om portfolien er knyttet til en Collection, samt i nogle tilfælde information om administrations- og adgangsforhold.
Kan sidestilles med Object i SFX, eller en blanding af title og holdings i Intota.

Illustrering:

Eksempel:

Tidsskriftet “Adult Learning” findes her som to forskellige portfolier, med forskellig dækningsgrad. Begge har samme service (Full Text), men findes i to forskellige Electronic collections (SAGE Complete og Academic Search Premier”).

Søgning / Post- og søgetyper

På alle Alma-sider er der en gennemgående søgeboks. Herfra kan du søge i alle de forskellige typer af poster, der findes i Alma. Udover poster på materialer (titles, items, collections, portfolios), er der også poster på brugere, autoritetsposter, bestillinger, etc. I den første dropdown vælger du, hvilken type poster, du ønsker at søge i: 

• Alma husker dit seneste valg, så hvis du ønsker at søge i en anden type poster, skal du vælge den.
• For de forskellige post-typer er der forskellige registre, du kan søge i - det vælges i den anden dropdown i søgerbjælken. Her nævnes kun nogle få:
  • Keywords er fritekstsøgning i poster på ressourcer (All titles, Physical titles, Physical items, Electronic titles, Electronic portfolios, Electronic collection)
  • Enkelte søgeregistre knytter sig kun til bestemte post-typer - fx er det kun Physical items, der har stregkoder (Barcode) , så de kan kun søges når du har valgt Physical Items.
  • Alma husker hvilke registre du senest har søgt i inden for hver enkelt post-type, og lægger dem øverst i listen (markeret med det lille historie-ikon)

Det er også vigtigt at være klar over om man skal søge lokale (IZ/NZ) eller Community (CZ) poster. Du kan vælge search scope i den højre del af søgebjælken:

Disse materialetyper vil du oftest søge på når du skal arbejde med e-ressourcer:

• Electronic titles: søger i bibliografiske poster for alle e-ressourcer (tidsskrifter, e-bøger, databaser, collections).
• Electronic collections: søger efter elektroniske collections, hvor du også finder oplysninger om service, leverandør, etc.
• Electronic portfolios: søger efter elektroniske portfolier, altså den enkelte e-titel med beholdnings-oplysninger.
• All Titles: alle bibliografiske poster, uafhængigt af format. Fremsøger altså poster på både trykt og elektronisk materiale.

Derudover har du mange kontekst-specifikke muligheder for søgning i underinddelte registre. Du kan finde en præcis liste over søgemuligheder her: Search Field Descriptions.

Eksempel:

I eksemplet ovenfor har vi søgt på typen ”Electronic collection” og yderligere specificeret at vi har søgt på ”Electronic Collection Name”. Vi søger efter collection "Ebook Central Perpetual and DDA Titles"

Pilen ved ”1” viser at vi har søgt i Institution Zone, og kigger man i søgeresultatet, specificerer det blå ikon ved ”2”, at denne Collection er linket til Community Zone. Man kan klikke på ikonet, for at se ressourcen i Community Zone, Hvis den ikke var linket til Community Zone, havde ikonet været sort, men dog stadig til stede for at synliggøre at den pågældende Collection også findes i CZ.

Tilsvarende kan du, ved søgning i CZ, genkende en allerede aktiveret Collection ved at den er listet med et blåt hus-ikon.

Pilen ved ”3” viser hvem der har adgang til denne Collection (udtrykt som det er defineret som Institution Management Groups) - i dette tilfælde "AU" og "KUB_RUC".

Alma Idea Exchange

Alle Alma-biblioteker kan stille udviklingsforslag til Ex Libris. Det fungerer på følgende måde:

• An idea is posted, and at some point, receives a good number of votes (from other Alma-libraries)
• The idea is reviewed by the Alma Team; maybe it receives an initial "Under Review" status, with a request for more information
• At some stage the idea moves to "Planned" 
  
  

What happens next?

• The relevant Product Manger posts the details for development and links the post to a particular monthly release
• Development of the idea begins
• Development progress is checked
• The final development is reviewed
• It is tested by the QA team
• It is documented by the Documentation Team as part of the monthly Release Notes
• The documentation is integrated into the relevant On Line Help pages.
• The idea is moved from "Planned" to "Completed"

Forfatter: Michael Ferslev
Dato: 3. oktober 2019

Vejledningen revideres: hvert år
Datoer og initialer for løbende revidering: