Adgangsdifferentiering i Alma (Inventory Management Groups)

Hvad er IMG og hvorfor skal de bruges

Inventory Management Groups (IMG) / Inventory Network Groups / "Available for" Groups er forskellige navne for det samme. Vi har defineret en række af disse grupper som forskellige konstellationer af campus. Disse knyttes til e-ressourcer enten på collection service niveau eller på portfolio niveau for at vi kan skelne aftalerne for de enkelte brugergrupper (campus) fra hinanden.

Vi har defineret 7 campus, som dækker universiteterne: AU, KU, RUC og ITU, hospitalerne: AUH og CUH samt DAB. Der er defineret IMG for de konstellationer af campus, som vi har brug for. Kbh. har aftaler, som kun gælder enkelte KU fakulteter, noget som styres med en gruppeopdeling i EZproxy (RA-koder). Hvis vi skulle spejle dette i Alma, skulle vi have et campus for hvert fakultet, hvilket ville blive administrativt meget tungt og nok også indebærer andre uhensigtsmæssigheder.  Der er defineret grupper, som svarer til de hyppigst anvendte RA-koder, hvorved hovedparten af e-ressourcerne kan få retvisende grupper. Et nyt campus og IMG kræver udvikling i brugerbasen, men kan relativt nemt defineres i Alma (man skal dog huske, at det også skal tilføjes i publishing profiles for CDI og Google Scholar).

Oversigt over campus, IMG'er og de tilsvarende RA-koder ses her.

Brugere med fjernadgangsrettigheder skal knyttes til et campus for at få vist link til de e-ressourcer, som de har adgang til. Ved integrationen mellem den nye brugerdatabase og Alma får brugeren tildelt campus på baggrund af sit tilhørsforhold. De kan se poster på e-ressourcer, som de ikke har adgang til, men i stedet for links vil de her få mulighed for fjernlånsbestilling.

Brugerne ledes fortsat gennem 4 forskellige proxy-servere for at blive genkendt korrekt hos leverandørerne. Dette løses dels ved at vælge proxy til hver group under den enkelte ressource i Alma, dels ved at knytte en default proxy til hvert campus. Det sidste sikrer, at brugerne også ledes korrekt videre fra en Primo Central-post - forudsat af linkningen går via link resolver. Valget af 1 fælles Primo view betyder at CDI-poster med direkte link (typen "link in record") må undertrykkes, fordi vi ikke kan sætte Primo op til at vælge den rigtige proxy-server ud af 4. Dette betyder at en del væsentlige ressourcer ikke bliver promoveret optimalt.

Migration og oprydning

Ved migrationen i november 2019 fra de 2 SFX-instanser samt Intota/360 er der tildelt en bestemt IMG til alle ressourcer fra hver instans. Alle ressourcer fra Kbh.s SFX har fået gruppen KUB_RUC_CUH og alle ressourcer fra Intota har fået gruppen AU_AUH – også open access-ressourcer. Noget af den oprydning, som vi får travlt med efter sidste dataload fra de nuværende systemer, vil være at fjerne groups fra open-access collections samt fjerne dubletter, da  mange af disse er overført 3 gange. For KBh-ressourcer skal vi også tilrette group settings på alle de collections, som ikke er tilgængelige for KUB_RUC_CUH, men kun for KUB, KUB_RUC eller KUB_CUH. Der bliver også migreret poster fra Aleph. Disse kommer over uden group settings og vil også kræve opfølgning i Alma.

I en periode vil vi kunne operere med dublet collections på de licenspligtige ressourcer, men her skal ske en gradvis oprydning.

Hvordan tilføjes og rettes IMG

For e-ressourcer hvor alle har adgang til de samme titler (samt årgange hvis der er tale om tidsskrifter) og der ikke er risiko for at en institution vælger dele til eller fra, kan man sætte groups på collection service niveau, hvorved de nedarves til alle portfolios. Det kan f.eks. være abonnementsbaser som Ebook Central Academic Complete eller Ebscohost baser.

Hvis der er forskel på hvilke titler der er adgang til for de enkelte institutioner eller hvornår adgangen starter og slutter, skal groups tildeles på portfolio-niveau. Hvis man sætter en anden group på en portfolio end den, som nedarves fra service, vil group settings på portfolio-niveau overtrumfe settings på service niveau. Der er dog en risiko for, at man overser en undtagelse, hvis man senere skal flytte den pågældende collection, så det er nok et bedre princip at flytte alle group settings til portfolio-niveau, hvis settings på service ikke gælder for alle portfolios.

Ændring af en enkelt portfolio:

• Klik edit portfolio, vælg fanebladet group settings, klik add settings for group.
• Vælg group fra drop down listen, vælg yes til proxy (hvis den skal proxyes) og vælg den rigtige proxy-server.

Ændring via portfolio loader.

Man kan downloade en portfolio-liste via extended export og tilrette den med group settings, group coverage, og group proxy for hver enkelt portfolio, før den loades up igen.

Se nærmere under 10: Download/upload af portfolios – portfolio loader

Ændring via job

Hvis man kan definere og gemme et søgesæt på de portfolios, som skal rettes, kan man foretage ændringen via jobbet Change electronic portfolio information.

Jobbet er også nyttigt i andre sammenhænge:

• Remove local coverage
• Set a proxy
• Update URLs (such as removing the EZproxy prefix, for example)
• Associate portfolios with a license
• Activate/deactivate portfolios
• Delete portfolios (with the appropriate permissions)

Vælg Admin - Run a job - update information - change electronic portfolio information

Vælg søgesættet, klik next, vælg de parametre, der skal rettes, klik submit.

Man modtager en bekræftelse pr. email, når jobbet er færdigt eller man kan tjekke det under Monitor jobs.

Forfatter: Michael Ferslev
Dato: 1. oktober 2019

Vejledningen revideres: hvert år
Datoer og initialer for løbende revidering: