Inddatering af licensbetingelser i ALMA - NB IKKE opdateret
- Lone Skovsgaard Aidt
- Susanne Christoffersen
NB: senest opdaterede vejledninger ligge på F-drevet: F:\BIBPART-K\ALF\Procedurer, retningslinjer og vejledninger\Licensinddatering\Vejledninger og skabeloner\Vejledning i licensinddatering i ALMA.docx
Inddatering af licensbetingelser i Alma: NB er IKKE opdateret.
Når vi skal til at koble licenser til i Alma, er udgangspunktet, at vi opretter licenser i Alma og fylder ud med så mange af de informationer der findes i den egentlige licensaftale som muligt.
NB: hvis du vil tage udgangspunkt i en allerede oprettet ALMA-licens (fx en Aarhus-licens fra Intota), så se nederst i vejledningen.
Det første der skal gøres i Alma er at oprette licensen.
Start med at vælge Licenses via topmenuen:
Acquisition -> Acquisitions Infrastructure -> Licenses
Der er lavet en license template, som vi anbefaler, at man benytter. Templaten er tilpasset så kun felter der er fundet relevante for licensadministration vises.
Klik på ’add license’ og vælg efterfølgende ’Load from template’
Templaten hedder ALF template:
Hak af for valg af template og derefter på Select og templaten hentes.
Summary-siden
Udfyld relevante felter, felter markeret med * er obligatoriske
Vi anbefaler at følgende felter udfyldes.
Name
Syntaksen er Forlag Licens Tillægstype evt. produkt Institution Årstal
Eksempler:
BMJ Publishing Group License KUB_CUH 2017
Forlag: Forlagets navn hentes fra den autoritative liste på F-drevet
Licenstype: Hvilke type licens noteres.
- License bruges om countersigned Licensaftaler
- General Terms of Use bruges i de tilfælde hvor der ikke er en underskreven aftale og betingelser findes på f.eks. leverandørens site.
- SERU benyttes når der kontraktligt henvises til SERU aftalen: https://www.niso.org/standards-committees/seru
- E-mail i de tilfælde hvor det aftalte kun findes i mails.
- Agent terms of Use benyttes for de aftaler hvor der ikke foreligger en underskreven kontrakt og der henvises til betingelserne noteret i agentens system, f.eks. EBSCONet
Evt. produkt: Der kan være forskel på licensbetingelser på produkter fra samme forlag, f.eks ClinicalKey og Freedom Collection.
Institution: notér de institutioner der er dækket af aftalen. Brug syntaksen for Group-settings (Available for groups), se https://kb-dk.atlassian.net/wiki/pages/viewpage.action?pageId=5638650
Da vi indtil videre har besluttet ikke at uploade de faktiske licensaftaler til ALMA, er det tilladt at lave aggregerede ALMA licenser: fx at samle to enslydende licensaftaler for AU og KU i én ALMA licens. Eller at samle enslydende licensaftaler fra samme forlag på forskellige produkter i én ALMA licens. Skriv i så fald AGG efter institutionskoden. Og lav en note om, hvilke licensaftaler, der er aggregeret (NB: Note-fanen bliver først synlig, når man har gemt licensbetingelserne første gang).
Årstal: året eller årene som licensen dækker.
- Et-årige aftaler: 2020
- Flerårlige aftaler: 2020-2023
- Master agreement, der ikke har slutdato: 2020-
License code
Syntaksen for License code er Institution_Forlagskode_År
Eksempler:
- KUALFBMJ2017
- AUAUHCUHALFWOKL2020
- AAUAUKURUCAGGALFMAMESO2019
Institution: Her nævnes de institutioner som er med på aftalen i alfabetisk rækkefølge. Hospitalerne skrives kun på, hvis de direkte er nævnt i aftalen. Hvis det er en aggregeret aftale, skrives der AGG efter institutionsforkortelserne.
Forlagskoden: Benyt koderne fra den autoritative liste.
År: Det eller de år som licensen er tegnet for (se ovenfor).
Man kan komme ud for, at den license code, man opretter allerede er i brug. Sæt i så fald et punktum plus nummer 1 (eller 2 hvis 1 er brugt og så fremdeles) efter koden:
- KUALFPROQ2020
- KUALFPROQ2020.1
- KUALFPROQ2020.2
License status
Disse statusser bruges udelukkende internt til at angive proces for licensaftalen (har altså ingen betydning for, hvad der bliver vist i Primo).
- Active – benyttes for den aktive licens, hvor betingelserne er klar til at blive eksponeret i Primo
- Deleted – MÅ IKKE BENYTTES
- Draft – anvendes i oprettelsesfasen
- Expired – anvendes når aftaler ophører, altså når ordren lukkes.
- Retired – anvendes når en ny eller anden aftale træder i stedet.
Start Date
Dato for hvornår Licensaftalen træder i kraft.
License Location
Licensaftaler opbevares på F-drevet. Default værdi er F-drevet.
Når alle relevante felter er udfyldt, klik på ’Save and edit’ og vælg efterfølgende fanebladet ’License Terms’
License Terms-fanen
OBS - husk at klikke 'save' undervejs i inddateringen af licensbetingelserne.
Ved brug af ALF Template vil licensbetingelserne på forhånd være udfyldte med en værdi. Det er vigtigt at man ved gennemlæsning af licensaftalen, får tjekket om de pre-udfyldte betingelser matcher aftalen.
Ligeledes skal man huske at slette teksten “Synlig for brugerne…..” og erstatte med relevant tekst eller lade felterne forblive uudfyldte.
NB: ALLE noter, der er synlige for brugerne skal skrives på engelsk. Vi har lavet et worddokument på Teams, hvor vi noterer gode noteformuleringer, så vi kan låne fra hinanden.
Licensbetingelserne er inddelt i 6 grupper: Authorized User, Terms of Use, Restrictions, Perpetual Rights, Obligations og Termination Obligations.
Authorized users
Alle felter i templaten er forudfyldt – sørg for at rette til (og slette noter), så det passer med licensaftalens betingelser.
Bemærk, at det kun er Walk-in User Term Note, der er synlig for brugerne i Primo. De øvrigt oplysninger er til intern brug. Hospitalsbrugerne har fået separat kategori, så vi kan notere, om de direkte er med i licensaftalen (fremfor at det har været underforstået igennem en årrække).
Terms of use
Alle felter i denne kategori er synlige for brugerne, undtagen ILL-betingelserne, som vi efter ønske fra Fjernlån har fjernet fra Primo-visningen i november 2021.
Vi har besluttet ikke at benytte Silent i dropdown-menuen – få i stedet forlaget til at tage stilling til om det er en tilladt eller forbudt brug.
NB: Det er ifølge en EU-dom altid tilladt at linke til materiale, man har lovlig adgang til. Så vi skal vælge permitted ved Electronic link-feltet, også selvom aftalen ikke direkte giver tilladelse til det. Hvis aftalen direkte forbyder det, bør man gå i dialog med forlaget.
Self Archiving Right angår om forskere, der publicerer ved forlaget, har ret til at uploade det accepterede manuskript i en eller anden form på enten deres egen eller institutionens hjemmeside. Det er vigtigt, at der i noten angives præcis, hvilken version af manuskriptet, der må benyttes og præcis hvor den må uploades. Hvis manuskriptet først må uploades efter en embargo periode, noteres perioden (i måneder) i Embargo Period-feltet. Hvis der er forskellig embargo på fx tidskrifter fra de tørre og de våde områder, så undlad at udfylde Embargo Period-feltet og noter i stedet embargo-reglerne i notefeltet. Hvis ikke licensaftalen direkte angiver noget om Self Archiving Rights, kan man ofte finde reglerne på forlagenes hjemmesider (under Author guidelines eller noget lignende). Henvis i så fald til hjemmesiden med et link i noten.
Text and Data Mining Noten kan benyttes til henvise brugerne til licenses@kb.dk, hvis de ønsker at lave en aftale om Text and Data Mining.
Restrictions
De felter vi har valgt at tage med i Restrictions-delen af templaten angår concurrent users. Begge felter er synlige for brugerne.
Perpetual Rights
Disse felter er til intern brug, så ingen af dem er synlige for brugerne.
Perpetual Access Right går på, om det er en del af licensaftalen, at vi har ret til permanent adgang til en nærmere defineret mængde af indholdet.
Post Cancellation Right går på, om der gør sig specielle betingelser gældende, hvis vi opsiger abonnementet – kan fx være at vi så skal betale et access fee for at få adgang til det materiale, som vi har perpetual access til. Evt. beskrivelse af hvor/hvilken platform man har PCR til.
Obligations
Disse felter er ikke synlige for brugerne.
"Concurrency with print version clause indicator" kan anvendes til at angive, at den elektroniske adgang hænger sammen med et print-abonnement.
"Performance Warranty"-felterne benyttes til at notere, om at der er en garanti for oppetid og/eller hvor lang tid en ressource ikke må virke, før der skal en ydes en kompensation.
Termination Obligations
Ingen af disse felter er synlige for brugerne.
HUSK at klikke på Save-knappen, når du er færdig med at inddatere licensoplysningerne!
Andre relevante faner på licensen
Inventory: se hvilken aktiv pakke der er eller har været associeret med licensen (se nedenfor hvordan man tilknytter produkter til licensen)
PO Lines: se hvilke POL’er licensen er tilknyttet (se nedenfor hvordan man tilknytter POL til licensen)
Amendments: Man kan tilføje et amendment/addendum til en gældende ALMA licensaftale via denne fane. Når man klikker på knappen skal man igennem de samme øvelser, som når man opretter en licens fra ny. Bemærk at hovedlicensens licensbetingelser trumfer amendment-licensens i Primo, så hvis der er lavet en tillægsaftale, der ændrer på licensbetingelserne, skal man huske også at ændre betingelserne i hovedlicensen. Lav en note i note-fanen om, hvad det nye er.
Hvis Amendmentet ikke indeholder noget vigtigt nyt, behøver man ikke at oprette en Amendment i ALMA. Man kan i stedet skrive i ALMA licensens notefelt, at der skal underskrives et nyt amendment hvert år.
Group Settings: skal ikke udfyldes
Administrators: skal ikke udfyldes
History: Licensens historik
Notes: tilføj, opdater eller slet noter til licensen eller amendments. Det er her man skal lave en note, hvis man har lavet en aggregeret ALMA licens.
Attachments: Indtil videre uploader vi ikke licensaftalerne til ALMA.
Koble licens på ordre
Når licensbetingelserne er inddateret og aftalen er underskrevet, skal den kobles på det eller de relevante produkt(er), så betingelserne bliver synlige i Primo. Det kan man ikke gøre inde fra selve licensen.
Søg i stedet ordren for produktet frem, vælg edit og Select from a list øverst til venstre:
Søg derefter på forlaget og klik på den rigtige licens.
Idet du klikker, bliver licensen koblet på ordren. Afslut med Save.
I de tilfælde, hvor det ikke er muligt at koble licensen på ordren (fx gamle arkivkøb), kan man i stedet koble den på en collection eller en portfolie.
Koble licens på collection
Søg collection’en frem, klik edit og vælg fanebladet General. Muligheden for at koble licensen på ligger i nederste linje:
Klik på Select from a list, søg licensen frem og klik på den. Afslut med save.
Koble licens på portfolio
Søg portfolien frem, klik på edit portfolio og vælg fanen Acquisitions:
Klik på Select from a list, søg licensen frem og klik på den. Afslut med save.
Lægge ny licens på ordre/collection/portfolio, der allerede har en licens tilknyttet
Når man har forhandlet en ny licens, benytter man samme procedure som vist ovenfor for at koble den på ordren, collectionen eller portfolien. Ændres licensen direkte på ordren, bliver den gamle licens ikke registreret nogen steder, men kan stadig søges frem.
Opdaterer man i collection eller på portfolie kommer den gamle licens til at ligge i Historical Licenses i General-fanen på Collection-niveau eller Acquisitions-fanen på portfolieniveau.
HUSK! at ændre status i Summary på den gamle licens til retired (vigtigt i forhold til Analytics).
Genbrug en eksisterende licens i Alma
- Da alle Aarhus’ Intota-licenser er blevet migreret over i ALMA, kan man vælge at tage udgangspunkt i én af dem, og blot opdatere den, så den opfylder de krav vi har opstillet ovenfor. Det er i så fald vigtigt at være særligt opmærksom på:
Navngivningsprincipperne
Opdatering af notefelterne i license terms-fanen
- Man kopiere en ALMA-licens, så det er muligt hurtigt at lave en ny licens på baggrund af indholdet i en gammel: Søg licensen frem, klik på de tre prikker og vælg Dublicate. Husk at ændre navnet og koden.
- Man kan også lave en licens til en template: Åbn licensen og vælg Save as template.
- Hvis et forlag sender samme licensvilkår år efter år, kan man – fremfor at lave en ny licens i ALMA hvert år - overveje at ændre årstallet i ALMA-licensen til at blive fortløbende: Fra ”….2019” til ”….AGG2019-” og skrive en note herom i notefanen.
Link til ExLibris dokumentation:
Forfatter: Lone Skovsgaard Aidt & Susanne Christoffersen
Dato:
Vejledningen revideres: hvert år
Datoer og initialer for løbende revidering:
Dato | Initialer | Hvad er ændret |
15.02.2022 | LSA | Tilføjelse ang. Electronic Link-feltet |