Oprettelse af en licens til en elektronisk ressource
- Lene Herskind
- Lone Skovsgaard Aidt
ALF har lavet sin egen vejledning, som ligger her.
Trin 1
Gå til Acquisitions -> Acquisitions Infrastructure -> Licenses. Du kommer så til Licenses and Amendments. Vælg Add License oppe til højre på siden.
Du får valget mellem at lægge licensen ind manuelt, fra en ONIX-PL-fil, som er en standard for at udveksle information om licenser, eller bruge en template. I denne beskrivelse forklares, hvordan du gør det manuelt.
Trin 2
Du kommer nu til siden for License Details. Under fanen Summary indtastes information om licensen. Obligatoriske felter er market med *.
- Name*: Navnet skal følge den struktur, vi i øvrigt anvender, dvs. "hvem hvad hvornår (hvilket år) + evt. bibliotek(er)
- License code*: Koden skal man selv lave, og jeg kan ikke se, hvad den bliver brugt til, så jeg foreslår, at vi kopierer navnet uden mellemrum og specialtegn.
- License status: Angiv hvor licensen er i arbejdsprocessen.
- Active: Licensen er signeret og gældende.
- Deleted: (OBS! Ikke en funktion, men en status.) Licenser bliver per dags dato liggende selv om de har status 'Deleted'. – jeg kan ikke rigtigt forestille mig, i hvilken situation den skal bruges
- Draft: Bruges for eksempel hvis man registrerer licensen, før den er signeret. Man kan så senere ændre status til Active, når man har den signerede version.
- Expired: Bruges på licenser, som har overskredet udløbsdatoen. Dette vil typisk være licenser som enten skal fornyes eller siges op.
- Retired: Bruges på licenser som ikke gælder længere. For eksempel når man har fået en ny licens og ønsker at beholde historikken på samme produkt, fra samme leverandør. Skal man ikke knytte den til en pol for at beholde historikken?
- Licensor: Udgiver som har rettigheder til den licensierede ressource. Kommer fra vendor registret, og vendor skal tildeles den rolle.
- Signed by: Navn på den i organisationen som underskriver licensen. Du bliver sendt til brugerregistret, så det er en god ide her at afgrænse til staff.
- Signed on: Den dato licensen blev underskrevet i organisationen.
- Second party’s signed by: bruges i flg. Dokumentationen, hvis licensen kræver to underskrifter hos os – vel aldrig?
- Second party’s signed on: se ovenover
- Start date*: Dato licensen er gyldig fra.
- End date: Dato licensen er gyldig til.
- License location: Fysisk sted hvor licensen er opbevaret – vælg Librarians office. Vi kan også oprette en, der hedder ”no physical copy”.
- License review status: Bruges til at angive, hvor i forhandlings-/indkøbsprosessen licensen er. I tillæg til de forhåndsdefinerede processer kan man oprette statusser, der passer til institutionens egne workflows. Her kan man selv konfigurere hvilke valg man skal have i drop down menuen.
- In Review: Gennemlæsning av licens som en del af forhandlingerne.
- Pending: Venter på svar fra Licensor.
- Accepted: Godkendt og underskrevet licens – forhandlinger afsluttet.
- Rejected: Afvist licens.
- License URI: Angiv sti/URL til hvor licensen er lagret, hvis den er lagret uden for Alma. Vi kan bruge muligheden, hvis vi henviser til ”terms of use” hos forlaget – ellers må vi uploade licensen under fanen ”Attachments”.
- Licensing agent: Bruges for at angive et konsortium eller en agent, f. eks. Det Kgl. Biblioteks licenskonsortium, EBSCO, LM - som har indgået licensen på vegne af organisationen. (skal være licensor i vendor registret.)
Trin 3
Hvis man går med livrem og seler, gemmer man nu og søger licensen frem igen – ellers går man videre til fanen ”License Terms”.
Licensbetingelserne er inddelt i fem hovedkategorier – rækkefølgen er konfigurerbar.
- Authorized users: Hvem på institutionen som kan benytte denne ressource, som regel Faculty; Students; Staff; Walk-in Users
- Terms of use: Brugerbetingelser – f.eks. fjernlånsrettigheder, kompendier og fjernadgang.
- Restrictions: f.eks. antal samtidige brugere
- Perpetual rights: Adgang efter opsigelse
- Obligations: Forpligtelser i forhold til f.eks. fortrolighed, brud på kontrakten.
- Termination obligations: Opsigelsesbetingelser
.
Inden for hver hovedkategori ligger der licensbetingelser. Disse kan udtrykkes via disse License Term Types:
- FREE-TEXT – Fritekstfelt.
- LicenseTermsPermittedProhibited– Tilladt- eller forbudt-valgmuligheder:
- Uninterpreted: betingelsen er ikke direkte beskrevet og institutionen ønsker ikke at tolke licensen I den ene eller anden retning.
- Not Applicable: Ikke relevant for denne ressource
- Silent: Relevant for brug af ressourcen, men ikke defineret i licensen.
- Prohibited: Forbudt.
- Permitted: Tilladt.
Disse termer er i overensstemmelse med standarden fra Digital Library Federation (DLF).
Når du har lagt den information ind, du ønsker, klikker du Save øverst i højre hjørne.
Trin 4
Fanen ”Inventory” giver et overblik over, hvilke ressourcer licensen gælder for, men man kan ikke tilknytte ressourcer herfra.
Det gør du fra den enkelte Electronic collection eller Portfolio.
Søg Electronic collection i søgeboksen øverst > Edit collection > fanen General > License > søg licensen frem
Eller søg Electronic portfolio > Edit portfolio > fanen Acquisition > License > søg licensen frem
Licensen kan også knyttes til en ressource, når der oprettes en PO line.
Du kan når som helst gå ind og redigere licensen. Åbn licensen og rediger den information du ønsker at ændre. Husk at afslutte med Save.
Trin 5
Group settings: Angiv hvilke(n) inventory network group(s) licensen gælder for
Admininstrator: Angiv hvem som har ansvar for aftalen i din institution. Du søger i Almas brugerregister, så det er en god ide at afgrænse til staff.
Notes: Læg noter ind som bare vises her, f.eks. information til næste licensforhandling.
Attachment: Her kan du vedhæfte en kopi af licensen.
Forfatter: Michael Ferslev
Dato: 30. september 2019
Vejledningen revideres: hvert år
Datoer og initialer for løbende revidering:
Dato | Initialer | Hvad er ændret |