Oprette en order - tidsskrifter

Denne vejledning beskriver, hvordan man placerer en order i ALMA på trykte tidsskrifter.

Der er forskellige Acquisition methods.
Indkøbsteamet i København arbejder med funds og anvender metoden Purchase, mens Aarhus anvender metoden Purchase at vendor system, fordi tidsskrifterne bestilles i leverandørens eget system.
Purchase-orders kan sendes som EDIs.

Følgende scenarier beskriver oprettelse af ordrer på et tidsskrift

Oprette ny order på titel, der allerede haves i samlingen
Order på ny titel, der ikke haves i samlingen
Fælles fremgangsmåde til at udfylde POL

For orders på danske pligtafleverede tidsskrifter, se: Orders - Legal deposit - tidsskrifter

1. Oprette ny order på titel, der allerede haves i samlingen

Søg den titel frem, der ønskes bestilt
Når den ønskede titel er fundet, klikkes på de tre prikker og herefter på Order

Fremgangsmåde herefter ses i afsnit 3.

2. Order på ny titel, der ikke haves i samlingen

Efter at have konstateret, at den ønskede titel ikke haves i basen, skal posten importeres fra en anden kilde. Fx WorldCat, Libris eller Bibsys

Vælg Ressources og herefter Search Resources

Vælg den base, du ønsker at søge i - i dette tilfælde Bibsys, da vi skal finde et norsk tidsskrift
Indtast den/de ønskede søgetermer - her nøgleord fra titlen. Husk at ændre til Contains Keywords ved ordsøgning
Tryk Search

Skærmen deles i to. Søgningen ses til venstre og søgeresultatet til højre:

I dette tilfælde er der kun 3 hits. Det er tydeligt, at det er resultat 2, der er det rigtige
(Hvis der er mange hits, vises de på sider med 10 ad gangen - her vil der være pile, man kan bruge til at køre frem og tilbage i siderne med søgeresultater)

Hvis der er brug for at præcisere søgningen, gøres det i søgedelen.
Der kan importeres direkte via Import
Det er muligt at se de enkelte poster via View

Tryk på View

Den bibliografiske post på den valgte titel vises i højre del af skærmen:

Det er muligt at lukke søgebilledet ved tryk på krydset

Nederst ses muligheden for at gå tilbage til listen med søgeresultater og pile, der kan manøvrere frem og tilbage i rækken af hits i søgeresultatet
Hvis posten er brugbar, har man nederst til højre mulighed for at trykke Import

Tryk Import på den ønskede post

Den en valgte post vises i Metadata Editor:

Gennemse posten og lav eventuelle ændringer og tilføjelser
Tilret posten og tryk Order

Dette frembringer følgende:

Tryk No

3. Fælles fremgangsmåde til at udfylde POL

Der fremkommer et nyt billede

Følgende skal udfyldes: (Vælg ved hjælp af drop-down menuerne, hvor der også er mulighed for at søge.):

PO line type: Ved indkøb af tidsskrifter anbefales det i PO line type at anvende Recommended: Print Journal - Subscription
PO line owner: Her vælges det bibliotek, man indkøber for fx KU Nord, KB Victor Albecks Vej, Aarhus m.fl.
Load from template: template vælges, hvis en sådan er oprettet
Assign inventory manually markeres
Klik på Create PO line

Dette frembringer en Confirmation Message:

Tryk Confirm

Se her for at Oprette, redigere og slette en template - Ordre. Herved kan mange af de informationer, der indtastes, genbruges ved senere lejligheder.

Dette bringer os frem til Purchase Order Line Details:

Yderst til højre ses en informationsboks:

Her ses blandt andet titel og det tildelte POL nummer

I dette tilfælde er nogle af informationerne udfyldt på forhånd, fordi der er anvendt en template

Ordered Items

Her skal Location enten tilføjes eller tilrettes

For at tilføje en Location klik på Add Location

En lille boks vises:

Vælg den Location som den nye holding skal tilhøre under Supported libraries
Tryk på Add

Den nyoprettede holding kan nu ses:

For at redigere Holding/Location (for eksempel for at tilføje opstilling): tryk på de tre prikker og dernæst Edit

Dette fører os i Purchase Order Line Details, hvor vi nu kan tilrette og for eksempel tilføje opstilling

Stå i felt 852 og tryk CTRL+F eller Edit > Open Form Editor for at åbne Form Editor, det åbner følgende boks:

Opstilling tilføjes i Classification part (h)
Tryk Esc, for at forlade Form Editor

Det er muligt med det samme at oprette mønster og fremskrive den første årgang. Se Oprettelse/fremskrivning af udgivelsesmønster.

Tryk File > Save and Release Record (Ctrl+Alt+R), når alt er tilrettet

Tryk på ikonet for Hide Metadata Editor (Alt+M) nederst til venstre på siden

Dette bringer os retur til Purchase Order Line Details

Hvis man ønsker at tilføje endnu en Location/holding gentages proceduren.

En eventuel note til materialets opstilling eller lignende kan tilføjes i Receiving note, der er meget synlig mange steder i Alma

Følgende udfyldes i Purchase Order Line Details:

Vendor Information

Material supplier og eventuelt andre relevante felter udfyldes eller tilrettes.

Pricing

List price udfyldes.
Hvis der bestilles mere end et abonnement tilrettes i Quantity for pricing.
Eventuel rabat tilføjes under Discount
Det samlede beløb overføres automatisk til Net price

Funding

Dernæst skal der tilføjes en Fund:

Tryk på Add Fund
Find den ønskede Fund via drop-down-menuen. Der er også mulighed for at søge.
Tryk på Add Fund (nederst)

Funding er nu udfyldt:

PO-Line Details

Flere af felterne er i dette tilfælde udfyldt ved hjælp af den valgte template:

Acquisition medthod: Her er valgt Purchase at Vendor System, da Aarhus bestiller direkte i leverandørs system. København, der bestiller via Alma bruger Purchase
Material type: Acquisition method skal være Recommended: Issue
Invoice status er fra starten sat til No invoice. Når faktura modtages, ændres det til Partially invoiced
Reporting code skal være Tidsskrifter
Identifier med ISSN er altid udfyldt

Renewal

Manual renewal skal være markeret
Subscription from date fortæller hvilken dato abonnementer starter
Renewal date er en form for slutdato på abonnementet. 31/12/2099 fortæller at abonnementet er løbende
Slutdato indføres i Subscription to date, når en subskription ophører - Indholdet i Renewal date slettes

Når alt ovenstående er udfyldt: