Roll-over af fund og ledgers

1. Rollover ledgers

Her beskrives, hvordan man (f.eks. ved årsskifte) åbner ledgers for en ny budgetperiode Fiscal period

2. Rollover PO Lines

Her beskrives, hvordan man overfører PO lines til en ny budgetperiode (Fiscal period) 

Følgende ordretyper bliver overført ved afslutningen af en Fiscal period

• Subskriptioner
• Standing orders
• PO lines der ikke er fuldt faktureret ved slutningen af periode

1. Rollover Ledgers

• Vælg Acquisition >> Rollover Ledgers

• Vinduet viser en liste over tidligere jobs, og man åbner et nyt ved klik på Add job

• Vinduet Add Job vises og udfyldes

• Udfyld ved hjælp af dropdown menuerne

Create Allocation From 

• Allocation Balance - De allokerede funds overføres med allokeringer til ledgeren for den ny Fiscal period (i ovenstående tilfælde FY-2021)

• None - Der overføres IKKE allokeringer til den ny Fiscal period (kan tilføjes senere) 

• Cash Balance - Vælges, hvis man kun ønsker at overføre kontant balancen (Cash Balance) til den ny Fiscal period

• Both - Vælges, hvis man ønsker at overføre det samlede beløb for Cash Balance og Allocated Balance til den ny fiscal period

Ledger

• Her vælges den Ledger, man ønsker at åbne for næste Fiscal Year. Der er også mulighed for at vælge All, hvis alle Ledgers skal overføres

Action 

• Her er mulighederne Copy og Delete. Vælg Copy

FPC factor (%)

• Her er der mulighed for at indregne forventet prisstigning

Create Status

• Active - Ledger overføres med de tilknyttede Funds med status ActivCloe
• Draft - Ledger overføres med de tilknyttede Funds med status Inactive

From Year

• Her vælges hvilket Fiscal Year, man ønsker at overføre fra. Typisk indeværende år

Copy  notes og Copy attachments

• Markeres hvis man ønsker at overføre evt. noter og/eller attachments

Afslut med en af følgende:

• Add - Den valgte ledger overføres og vinduet holdes åbent for valg af flere ledgers, man ønsker at overføre
• Close - Vinduet lukkes og ingen ledgers overføres
• Add and close - Den/de valgte ledger oprettes og listen over jobs vises.

Når kørslen er færdig, vil status ændres fra Pending til Completed Successfully, og det ses, hvordan kørslen er gået (Number Finished og Number Failed)

• Hvis man ønsker at se nærmere på resultatet, vælges View i dropdown menuen

• Er jobbet udført med Create Status DRAFT, kan man aktivere "Ledgeren" i Acquisitions >> Funds and Ledgers
• Man er nu klar til Rollover PO Lines

2. Rollover PO Lines

• Vælg Acquisitions >> Advanced tools - Rollover PO lines
• Der vises en liste over tidligere jobs
• Vælg Add Job

• Vinduet Add Job vises og udfyldes

• Udfyld ved hjælp af dropdown menuerne

New Encumbrance Calculation

• Encumbrance – Sammenlægger alle reserverede beløb (Encumbrances) og overfører dem til næste Fiscal Year (i ovenstående tilfælde FY-2021)

 Vælges altid ved One-Time Orders Only (FPC factor (%) medregnes ikke her)

• Expenditure – Beregning er baseret på forbruget (Expenditures) for det Fiscal Year, som lægges til grund for beregningen (i ovenstående tilfælde FY-2020) plus eller minus FPC factor (%) 

 Vælges denne mulighed og en PO line ikke har Expenditures i perioden, bliver beregningen i stedet baseret på Encumbrance

FPC factor (%)

• Her er der mulighed for at indregne forventet prisstigning

From Year

• Her vælges hvilket Fiscal Year, man ønsker at overføre fra. Typisk indeværende år
• Libraries og PO Lines kan udfyldes, hvis man ønsker at begrænse sin overførsel til et bestemt library og/eller en bestemt PO line

Check Over Encumbrance

• Vælges hvis man ønske at tjekke for overforbrug. Hvis valgt, vil PO lines med et overforbrug ikke blive overført

Continuous Orders only, Standing Orders Only, One-Time Orders Only - Her vælges hvilke typer PO lines man ønsker at overføre

Afslut med en af følgende:

• Add - De valgte PO Lines overføres. Vinduet er stadig åbent til overførsel af flere PO lines
• Close - Vinduet lukkes, og ingen PO lines overføres
• Add and close - Den/de valgte PO Lines oprettes, og listen over jobs vises

Når kørslen er færdig, vil status ændres fra Pending til Completed Successfully, og det ses, hvordan kørslen er gået (Number Finished og Number Failed)

• Vælg View, hvis kørslen er fejlbehæftet

Job Report vises 

• Klik på linjen med den fejlkategori, man ønsker at se nærmere på

En liste med Error message og POLine reference vises. I dette tilfælde er Funds ikke aktive, hvilket kan skyldes, at den tilhørende Ledger ikke er aktiv

Man må herefter rette op på fejlene og eksekvere et nyt job.

Går jobbet godt, er PO lines nu overført til de tidligere oprettede Ledgers 

Forfatter: Kim Neander (kin@kb.dk)

Dato for udarbejdelsen af vejledningen: 1. februar 2021

Vejledningen revideres: hver 2 år eller ved behov

Roller og ansvar: Kim Neander (kin@kb.dk)

Datoer og initialer for løbende revidering: