Indbinding af tidsskrifter - herunder sammenlægning af årgange

Denne vejledning beskriver indbinding af tidsskrifter - herunder hvordan flere items sammenlægges til et i forbindelse med
f.eks. indbinding af pligtafleverede tidsskrifter i Aarhus.

• Søg den ønskede titel frem i hovedsøgefeltet.

• Tryk på Physical (hvis nødvendigt)
• Klik på Holdings

• Klik på ud for den rette holding
• Vælg View items 

• Marker de items du ønsker at indbinde i boksene

Enten et ad gangen (bedst ved relativt få items)

Eller alle på en gang: marker i øverste firkant, derved markeres alle items på siden (bedst til mange items).

   Man kan indledningsvis vælge at isolere en årgang for at kunne markere alle items i et givent år på en gang.

• Tryk på drop-down pilen ud for Year.

• Vælg det ønskede år

  Hvis der er rigtigt mange items, kan de godt være fordelt på flere sider. Det er muligt at markere items på flere sider ad gangen.     

Start med at markere som ovenfor.
Find derefter nedenstående nederst på siden og gå en side frem og marker øverst (som vist ovenfor), indtil alle relevante items er markeret.

Når alle relevante eksemplarer er markeret:

• Tryk på Manage Selected
• Tryk på Bind items

Der vises en oversigt over de items, du har ønsket at indbinde.

• Tryk på Next

• Vælg den relevante Work order type 
• Tryk på Create and Edit

 Når man vælger Create and Edit frem for bare Create, kommer man direkte ind i det samlede item, der er genereret ud af de sammenlagte.
     Det er nødvendigt at indtaste oplysninger om år m.v. samt Description.

Følgende boks vises:

• Tryk på Confirm

Dette giver denne bekræftelse:

• Tilret item på det samlede bind 

Ændr/tilføj de relevante oplysninger.

Det kunne være:

1. Description
2. Item policy
3. Oplysninger på det samlede bind med år, vol. og numre
4. Barcode

 Indlæs stregkoden som det sidste, da der oftest er et indbygget "enter" i handlingen, hvilket gør at systemet registrerer det som et klik på Save.

Et udfyldt item kunne for eksempel se således ud:

• Tryk (om nødvendigt) på Save

Ny boks vises:

• Tryk på Confirm

Det samlede item vises nu i item-listen med den påførte Work order:

Indbinding af årbøger og lignende

Når et tidsskrift, der kun kommer en gang årligt - eller andre tilfælde, hvor der kun er et item - skal indbindes, er der ikke muligt at gå via Bind items.
Her kan man nøjes med at gå via Edit på det enkelte item:

Derefter skal de samme oplysninger i item tilrettes som beskrevet ovenfor.

  Man skal selv tilføje Work order ved denne fremgangsmåde og rette Material type til Bound issue (blå tal nedenfor). 

Efterfølgende proces

I Aarhus sendes de pligtafleverede tidsskrifter til ekstern bogbinder i et selvstændigt sidesystem, der kører uafhængigt af Alma.

Når de kommer retur fra indbinding afmeldes de.
Det er nødvendigt at aflevere hver enkelt bind i to omgange for at komme af med den Work Order de er sat i for at få status af at være til indbinding.
Første afmelding bringer materialet ud af reservationen og anden afmelding giver materialet status Item in place.

Derefter sættes materialerne på plads i magasinet.

I København lægges de pligtafleverede materialer også sammen via Bind items; men de bliver ikke sendt til ekstern bogbinder.

I stedet lægges de i æsker og sendes i fjernmagasin.
Tidsskriftsårgangen skifter i forbindelse med "indbindingen" lokation (holding).

Forfatter: Karina Schødt Vedel-Smith
Dato: 18/6 2020. Redigeret 8/9 2020. Redigeret 10/11 2020.

Vejledningen revideres: hvert andet år eller efter behov
Ansvarlige: Karina Schødt Vedel-Smith og Marie Kolind Krogsgaard
Datoer og initialer for løbende revidering: