Receiving af items og fremskrivning af næste årgang

kriver modtagelse samt fremskrivning af forskellige typer af tidsskriftshæfter

1.Modtagelse af enkelt hæfte

2.Modtagelse af flere hæfter på én gang (uden stregkoder)

3.Modtagelse af supplement

4.Modtagelse af kombineret hæfte

5.Fremskrivning ved modtagelse af sidste hæfte i årgang (Vol.)

1.Modtagelse af enkelt hæfte

• I hovedmenuen, vælg Acquisitions > Receiving and Invoicing > Receive
• Vinduet Receive New Material vises
• Klik på fanebladet Continuous
• Søg det relevante tidsskrift. Der er mulighed for at søge mere præcist ved at vælge søgekriterier i dropdown menuen (ISSN, PO line, Vendor osv)
• Klik på drop down menuen til højre i billedet og vælg Manage items

• Vinduet Received Items List vises
• For at fremvise de ikke modtagne hæfter, klik på drop down menuen i Receiving status og vælg Not received

• Det er ydermere muligt at ændre sorteringen ved at klikke på Sort routine
• Rækkefølgen kan inverteres ved klik på 

• Vælg Edit inventory item i dropdown menuen ud for hæftet, man ønsker at modtage

• Item Policy (hvis ikke fremskrevet) og evt. andre oplysninger rettes/tilføjes (f. eks. sidetal); afslut med 

• Man bliver bedt om at bekræfte ændringen; klik 

• Tilbage i "Receive items List" vælges igen Not Received   
• Linjen markeres og stregkode scannes

• Hæftet er nu modtaget

2. Modtagelse af flere hæfter på én gang (uden stregkoder)

• I ALMA er det muligt af modtage flere hæfter i en proces, dog ikke hvis materialet skal forsynes med stregkoder
• Markér de hæfter man ønsker at modtage på én gang
• Herefter klik Save and receive

• Hæfterne er nu modtaget

      Hvis hæfterne ikke er forsynet med Item Policy, skal dette gøres efterfølgende; se /wiki/spaces/ARBVEJ/pages/11536228

3.Modtagelse af supplement

• I hovedmenuen, vælg Acquisitions > Receiving and Invoicing > Receive
• Vinduet Receive New Material vises
• Klik på fanebladet Continuous
• Søg det relevante tidsskrift. Der er mulighed for at søge mere præcist ved at vælge søgekriterier i dropdown menuen (ISSN, PO line, Vendor osv)
• Klik på drop-down menuen til højre i billedet og vælg Receive

• Vinduet for sidst modtagne hæfte vises: Klik Duplicate

• Tilføj nummerering i Enumeration A (ex.: 22.1) eller i Chronology, hvis tidsskriftet ikke har volume angivelse (ex.: 2020.1). Ret Description
• Klik Receive and Set Barcodes

• Alma kvitterer med nedenstående meddelelse. Bekræft med Confirm

• I næste vindue: Scan stregkode og afslut med Submit

• Hæftet er nu modtaget
  
  

4. Modtagelse af kombineret hæfte

• I hovedmenuen, vælg Acquisitions > Receiving and Invoicing > Receive
• Vinduet Receive New Material vises
• Klik på fanebladet Continuous
• Søg det relevante tidsskrift. Der er mulighed for at søge mere præcist ved at vælge søgekriterier i dropdown menuen (ISSN, PO line, Vendor osv)
• Klik på drop-down menuen til højre i billedet og vælg Manage items

• Vinduet Received Items List vises
• For at fremvise de ikke modtagne hæfter, klik på drop down menuen i Receiving status og vælg Not received. 
• Fra listen vælges det højest nummererede af det kombinerede hæfte, man skal modtage. I dette tilfælde vil vi modtage hæfte 47/48
• Fra drop-down menuen vælg Edit Inventory Item

• For at slette hæftet, som ikke længere skal fremgå af Items List, vælges View all items

• I List of Items fremfindes det hæfte, man ønsker at slette og Withdraw vælges i drop-down menuen

• Man bliver herefter bedt om at bekræfte. Klik Confirm

• Listen fremvises nu. Det ses, at hæftet er blevet slettet
• Klik List of Items

• I Physical Item Editor foretages de fornødne rettelser, og der afsluttes med Save

 Husk at tilføje Item policy, hvis det ikke er udfyldt på forhånd

• Confirmation Message bekræftes med Confirm

 Hæftet er IKKE modtaget. For at modtage fremsøges tidsskriftet igen via Acquisitions >> Receive (se procedure ovenfor)

5.Fremskrivning ved modtagelse af sidste hæfte i årgang (Vol.)

 Denne fremgangsmåde forudsætter, at man tidligere har oprettet et mønster i holding

• For at modtage sidste hæfte i en årgang og samtidigt fremskrive næste, fremsøges tidsskriftshæftet: Acquisitions > Receive > Manage Items > Edit Inventory Item

• Klik View all Items

• Fra listen under Manage Selected vælges Open Predicted Items

• En Liste med et forslag til fremskrevne Items vises

• Er man tilfreds med udseendet af de fremskrevne items, klikkes Save Items
• Hvis ikke, vælges Discard

 Har man behov for at oprette eller rette i udgivelsesmønstret; se Oprettelse/fremskrivning af mønstre

• Predicted issues fremgår nu af listen, og ved klik på List of Items, vender man tilbage til Physical Item Editor, og kan til rette og modtage
  det sidste hæfte i årgangen på sædvanlig vis (se ovenfor)

 For fremskrivning af Item Policy: /wiki/spaces/ARBVEJ/pages/11536228

Forfatter: Kim Neander (kin@kb.dk)

Dato for udarbejdelsen af vejledningen: 1. Februar 2021

Vejledningen revideres: hver 2 år eller ved behov

Roller og ansvar: Kim Neander (kin@kb.dk)

Datoer og initialer for løbende revidering: