Portfolio loader

Upload af portfolios

Via portfolio loader kan man aktivere, deaktivere og opdatere f.eks. groups, proxy-settings og coverage.

Det er et nyttigt redskab, hvis man har brug for at opdatere flere portfolios af gangen.

Hvis flere groups har titler i den pågældende collection, men ikke de samme titler eller adgang til de samme årgange, kan dette også opdateres via portfolio loader.

Man kan ikke slette en værdi ved at lade feltet være tomt. For at slette portfolio information på et sæt af portfolios, kan man køre et Change Electronic Portfolio Information job.

https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/040Resource_Management/050Inventory/020Managing_Electronic_Resources#Performing_Global_Changes_on_Portfolios_Using_a_Job

Filforberedelse

Forbered først en fil. Enten kan man downloade en liste over eksisterende portfolios fra den pågældende collection og tilrette den eller man kan starte med en tom template. Link til template findes i dokumentationen ligesom der her findes detaljeret forklaring på de enkelte felter. Hvis man laver en fil på baggrund af en leverandørfil er det vigtigt, at kolonnerne får de rigtige headings. Hvilke kolonner man behøver at udfylde, vil variere. Har man kun brug for få kolonner, bliver det mere overskueligt, hvis man selv skriver kolonneoverskrifterne i et tomt excel-ark, f.eks. ved aktivering af nye ebogstitler: ISBN, AVAILABILITY samt - hvis der er mulighed for at der dannes local portfolios - PARSER_PARAMETERS og ELECTRONIC_MATERIAL_TYPE.

Bemærk at nye værdier overskriver gamle værdier i portfolios. Hvis man vil tilføje gruppen AU_AUH til en portfolio, som allerede er aktiv for KUB_RUC, skal man således medtage begge groups i filen. Hvis der skal angives beholdning og proxy for hver gruppe skal dette ske i felter navngivet med GROUP_XXX, oplysningerne skrives i samme felter adskilt med semikolon og i samme rækkefølge som man har brugt i feltet GROUP_NAME. Se nærmere forklaring

Nærmere beskrivelse af kolonner i portfolio loader:

https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/Electronic_Resource_Management/030_Working_with_Local_Electronic_Resources/015Managing_Electronic_Resources#Portfolio_Loader 

Load portfolios

For at uploade excel-filen:

• Søg på electronic collection name
• Vælg edit service fra de 3 prikker i højre side - i ExLibris dokumentation kaldet ”row actions list"
• Skift til ’Portfolios’ fanebladet
• Klik på "Load Portfolios"

Herved startes activation wizard, hvor man skal foretage en række valg om opdateringen. Her gennemgås det kort. Yderligere information om valgmuligheder i activation wizard se

https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/040Resource_Management/050Inventory/020Managing_Electronic_Resources#Adding.2C_Updating.2C_or_Removing_Portfolio_Information_in_Bulk_Using_an_Excel_File

Bibliografic information – select catalog: står fast på Network på grund af en generel indstilling, som uploader bibliografiske poster til netværkszonen.

Select file: upload en fil. OBS! Vælg først loading policy - siden refresher og sletter filen, når man skifter policy.

Loading policy – der kan vælges mellem complete eller incremental. Incremental kan bruges ved tilføjelser eller partielle rettelser. Complete vælges kun hvis man vil opdatere samtlige portfolios på ny, da alt som ikke findes i filen, da bliver slettet fra collection. Vær helt sikker på, at din fil dækker alt, f.eks. både Aarhus og Kbh-holdings, hvis den vælges.

Select action: For incremental load kan vælges mellem

• Add – tilføjer kun nye portfolios
• update 
• delete

Ved complete load kan vælges flere actions på en gang.  Hold musen over valgmuligheden for mere information om hvordan funktionen virker:

• add local portfolios
• update portfolios
• delete portfolios

Bemærk: ”delete” opfører sig forskelligt alt efter om man har valgt complete load eller incremental update!

• incremental: titler i excel-filen, som matcher portfolios i collection, vil blive slettet fra collection
• complete: Portfolios i CZ linked collection, som ikke er i filen, bliver slettet (dvs. de bliver lokale og deaktiveret). Portfolios i filen, som ikke allerede er aktiveret, bliver aktiveret fra CZ, hvis muligt. Man skal altså IKKE bruge complete load, hvis man har en liste med titler, som skal slettes

Validation policy:

Validation online giver en rapport før man godkender load. Den bør tjekkes, inden man godkender jobbet og downloades, så man har den, hvis der viser sig problemer, når jobbet er kørt færdigt.

Brug hellere "Validation offline", fordi den giver en rapport under Admin -> Monitor jobs -> history, som man kan vende tilbage til senere.
For store filer anbefales generelt ”validation offline”.

Under "Validation offline" får man også mulighed for vælge "Analysis only", hvilket er en god ide, hvis man ikke er helt sikker på, hvordan opdateringen vil gå.

Når analysen er kørt, kan en rapport findes under Admin -> Monitor jobs -> history og man har mulighed for at tilrette loadfilen, inden man kører jobbet rigtigt.

Når man vil køre jobbet rigtigt, vælges "Load file - ignore lines with errors", da en enkelt linje, som giver fejlen "multiple MMS record was found" ellers vil hindre resten i at blive aktiveret.

Vigtigt ved "Analysis only":

• tag et print af de valgte parametre eller noter dem, før du går videre. Man kan ikke genaktivere jobbet, når det skal køres rigtigt

Eksempel på complete load
   

Eksempel på incremental load:
 

Når jobbet er kørt, får man en notification pr. email

Den analyserede fil er ikke vedhæftet, men kan downloades fra job rapporten, som findes under

Admin → Monitor jobs → History

Forfatter: Anne Skov
Dato: 26. september 2019

Vejledningen revideres: hvert år
Datoer og initialer for løbende revidering: