Inaktive brugere varsles om sletning
- Knut Anton Bøckman
Mandag d. 25. januar 2021 sætter vi gang i sletteproceduren for inaktive lånere. Derudover varsles brugere, der har været aktive, men ikke længere er tilknyttet et universitet, om, at deres konto nedgraderes fra en universitetskonto til en privatlånerkonto.
I følge KBs brugereglement (se §4) skal vi slette brugerkonti, der ikke har været aktive i systemet i et år. På Alma-wiki'en kan du læse mere om både sletning og nedgradering i Brugerkontoens livscyklus
Hvordan foregår sletteproceduren ?
Hvis en bruger ikke har været logget ind i brugerdatabasen i et år, får vedkommende en email om, at kontoen vil blive slettet, hvis brugeren ikke logger ind inden for en måned. Fra efteråret 2021 forsikrer vi os også om, at brugeren ikke har været aktiv i Alma de seneste 12 måneder, før en email sendes. (En bruger kan have været aktiv i Alma uden at logge ind i brugerdatabasen, fx ved at låne en bog vedkommende selv har hentet fra åbne hylder.)
Hvis brugeren har udeståender i form af lån eller gebyrer, vil kontoen dog ikke blive slettet. Dette oplyses i mailen, der vil se sådan ud:
| Din brugerkonto til Det Kgl. Bibliotek slettes |
Kære #NAME# , |
En tilsvarende email findes på engelsk.
Rykkeradministrationen orienteres om de lånere, som ikke kan slettes, således at de kan følge op og afvikle udeståender. Mens dette sker, er kontoen blokeret.
Når brugerens udestående er afviklet, bliver kontoen automatisk slettet. Der kan gå op til 24 timer inden dette sker.
Hvis kontoen ikke kan slettes, fordi den har en printsaldo over mindstbeløbet (100 kr.), sendes der besked til Økonomi, der overfører beløbet til bruger, hvorefter kontoen automatisk slettes.
Hvordan foregår nedgraderingsproceduren?
Hvis en universitetsbruger (med Universitets-ID i Brugerdatabasen) ikke har været logget på via WAYF i 3 måneder, men har været logget på via NemID eller email/bibliotekspassword, så skal de logge på med WAYF for fortsat at have rettigheder. De har 14 dage til at logge på, efter de har modtaget følgende email:
| Kære #NAVN#, Vi kan se, at det er mere end 3 måneder siden, at du sidst har været logget ind på Det Kgl. Bibliotek med dit WAYF-login. Dit WAYF-login giver dig særlige rettigheder som bruger fra #UNIVERSITETSNAVN# men for at bevare rettighederne, skal du logge ind regelmæssigt. Rettighederne omfatter adgang til licensbelagte e-ressourcer og særlige udlånsrettigheder. Logger du ikke ind på https://www.kb.dk/ med WAYF indenfor de næste 14 dage, vil du miste dine særlige rettigheder. Logger du ind hos os med dit WAYF-login på et senere tidspunkt, vil din konto automatisk blive opgraderet, og du vil igen få de særlige rettigheder som bruger fra #UNIVERSITETSNAVN#. Venlig hilsen Det Kgl. Bibliotek |
En tilsvarende email findes på engelsk.
Konti med CPR nedgraderes til privatlånerkonti - hvis bruger ikke fik logget på via WAYF inden for de 14 dage, skal de blot logge på via WAYF, så opgraderes kontoen korrekt. For dublet-konti, hvor der allerede findes en privatlånerkonto, vil der ske manuel håndtering (merging).
Konti uden CPR (gæstestuderende og p.t. hospitalslånere) slettes, da de ikke kan nedgraderes eller automatisk opgraderes igen pga. manglende CPR.
Hvor tit sker det?
Processerne vil blive sat op til at køre løbende, så der udsendes varslingsemails når en bruger møder et af de respektive kriterier (12 måneders inaktivitet; 3 måneders aktivitet uden WAYF-login). Da processen nu køres for første gang siden Brugerdatabasen blev sat i drift d. 19. november 2019, kan der forventes en større pukkel af emails og returhenvendelser. Spørg Biblioteket og Udlånsgruppen orienteres derfor særligt med yderligere information.