Reports i Alma-menuen

Aktive brugere fordelt på User Group

Hvad viser rapporten: Antal brugere (i Alma) - totalt, og fordelt på de forskellige User Groups. Læs mere om User Groups.

Aktive lån: alt om vores udlån lige nu

Dashboard, der består af flere forskellige reports. Den er et øjebliksbillede baseret på materialer, der er udlånt lige nu (dvs. da Analytics-data blev udtrukket fra Alma ca. kl. 22 i går). Besvarer bl.a. følgende spørgsmål:

• Hvor stort udlån har vi lige nu?
• Hvor mange materialer er udlånt og med overskredet afleveringsfrist?
• Hvordan er udlånet fordelt på User Groups?
• Hvilke User Groups mangler at aflevere til tiden?
• Hvodan er udlånet fordelt på Campus-tilknytning? (kan i denne sammenhæng ses som overbygning til User Group, da fx både KU-studerende og KU-ansatte har Campus_KU, tilsvarende for AU, etc.)
• Hvilke User Groups låner hvilke materialetyper?
• Hvordan er udlånet fordelt på vores Libraries?
• Hvilken Campus-tilknytning har de, der låner materialer fra de forskellige libraries?
• Fra hvilke libraries udlånes materialer fra et givet ejerbibliotek?
• Hvilke ejerbibliotekers materialer udlånes fra et givet library?
• En del materialer står på åbne hylder - hvor stor andel af dem, der er udlånt fra åbne hylder (på de forskellige biblioteker) har låneren selv fundet frem og hvor stor andel er udlånt efter bestilling/reservation?

Bestand: hvad har vi, og hvorhen?

Hvad viser rapporten: Antal eksemplarer registreret i systemet, og deres fordeling på de forskellige materialetyper (Item Material Type). I en tabel vises hvordan eksemplarer af en bestemt type er fordelt på forskellige Libraries. Med graferne kan man:

• vælge et bestemt Library, og se hvordan dets fordeling af materialetyper tager sig ud.
• vælge en bestemt materialetype og se hvilke libraries der har den, og hvor mange eksemplarer

Indkøb - Elektronisk og Fysisk Acquisition

Et dashboard, der består af en række forskellige rapporter. En stor fordel er, at det samler Acquisition-data både på elektronisk og fysisk indkøb. Det er et generelt dashboard; sat op af ExLibris; det er selvsagt muligt at tilpasse de enkelte underliggende rapporter. 

Der kan vælges Fiscal Year(s), som man så bærer med sig igennem de forskellige visninger. Man kan se fx udgifter fordelt på materialetype, på leverandør, på acquisition method, reporting codes; transaktioner pr. budget; PO lines per år, library og type, etc.

Forudsætningen er selvsagt, at indkøbene håndteres i Alma, så data kan udnyttes.

Fulfillment - samlet oversigt

Dette er et såkaldt Dashboard, dvs. en samling af forskellige rapporter. Det giver virkelig detaljeret oversigt over alle sider af fulfillment. Til forskel fra "Aktive lån" er det ikke her begrænset til materialer, der er udlånt lige nu - også historiske lån samt in-house use (som kan registreres ved Scan in Item) er talt med. Der er masser af afgrænsningsmuligheder til en eller flere libraries og locations, samt årstal. Det er et dashboard, der er lavet til generel brug af ExLibris, og det kan være enkelte af afgrænsningerne, der ikke er så nyttige (fx LC classification for at se emneområder), men generelt frembringer den masser af relevant information. 

Nogle af eksemplerne er 

• Udlån og aflevering pr. Location pr. år
• Loans/Item ratio - dvs, hvor mange udlån har der været pr. eksemplar på de forskellige locations (fra et udvalg af libraries)
• Lån pr. titel - dvs. ikke pr. eksemplar. Viser, for et valg af biblioteker, hvor mange udlån, der har været af hver udgivelse. (Da vi stadig har en del dubletposter kan en titel optræde flere gange...)
• Generel udlånsstatisitk, incl. fornyelser, læsesalshylde, etc.
• Udlån pr. bibliotek

Studerendes brug af pensumlister

Et Dashboard (samling af rapporter om et emne), der viser hvordan de studerende interagerer med pensumlister for de forskellige kurser i Leganto.  

På det første faneblad vises de forskellige kursers samlede aktivitet, og man kan vælge et enkelt kursus/pensumliste for at se brug over perioden.

Det andet faneblad indeholder mere detaljerede opgørelser for de enkelte aktive lister - og det tredje de inaktive kursers lister.

Tidsskrifter med både elektronisk og fysisk beholdning

Denne rapport viser tidsskriftstitler, hvor vi både har fysisk beholdning (eksemplarer) og elektronisk beholdning (portfolios). Da ISSN ikke altid er retvisende for dette, laves sammenligningen på tidsskriftets titel. Det kan derfor være nogle falske positiver - selv om oplagte fejlkilder som "annual report" og "aarsberetning" er taget ud. 

Det er muligt at afgrænse til titler med bestemt indhold - bemærk, at der søges i Normalized title så fx pædagogisk skal søges som paedagogisk, økonomi som okonomi, etc. 

Hvis der ikke returneres et svar, er det fordi tidsskriftstitlen ikke har både fysisk og elektronisk beholdning.

Hvis tekstfeltet lades tomt vises alle tidsskrifter med fysisk og elektronisk beholdning.

De to sidste kolonner viser hhv. antal klik på en e-ressource service for tidsskriftet og antal fysiske bestillinger på tidsskriftet, et år fra dato. (Bestillinger er valgt fremfor lån for også at få digitization requests med.)

Office Delivery - bestillinger i år og sidste år

Rapporten viser en oversigt over bestillinger afgivet til Kontor-levering / Office delivery, fordelt på de forskellige User Groups. 

Tallene er opdelt i hele sidste år, og så langt sidste år (plus et samlet tal)

(Kriteriet for Office Delivery er pickup location type = user_work_address.) 

API Usage

Dashboard, der viser brugen af API brudt ned på område (fx BIB-poster, Resource Sharing, Users) , API KEY, applikation (fx Elba, brugerdatabasen, BCI), etc.

Der kan angives et tidsinterval, eller vælges sidste 365 dage.

E-inventory

Et Dashboard, der beskriver vores elektroniske beholdning. Rapporterne bryder data ned på portfolier, e-collections, og pakker, og viser hvad der er blevet aktiveret i et givet interval, samt hvordan e-beholdningen fordeler sig på fagområder (via LC og Dewey klassifikation)

Fysiske materialer - antal/tilvækst pr. library

Dette dashboard består af rapporter, der belyser hvordan de fysiske eksemplarer vi har, er fordelt på library + locations, på forskellige procestyper (udlån, under indkøb, i katalogisering, tabt, transit, bortkommet, etc), og også nogle deler af deres brug.

Eksemplerne til højre viser fx at af vores godt 14 millioner eksemplarer 

• har over 9 millioner aldrig været registreret udlånt (Dette tal må tages med det forbehold, at et eksemplars antal udlån i Aleph er migreret over og indgår i statistikken. Men tal fra tidligere bibliotekssystemer eller fra før elektronisk registrering er ikke med) 
• er knapt 98.000 eksemplarer registreret som bortkommet. (Man kan selvsagt også filtrere på andre eller flere procestyper
• er der i de to måneder fra 01 Apr 2021 til 31 May 2021 blevet tilføjet godt 17.000 eksemplarer, og slettet ca 14.000 eksemplarer (godt 5.000 af disse som fjernlånseksemplarer).

Indkøb - budgetoversigter

Dashboardet viser de tilstand, forbrug og titler indkøbt på et, flere eller alle af de forskellige indkøbsbudgetter. 

Det er også muligt at slå de enkelte fakturaer op via PO Line. 

Indkøb - ikke modtaget

Dette dashboard viser bl.a. hvilke eksemplarer, vi har købt, men som ikke er modtaget. Deres forventede modtagelsesdato var inden for de seneste to år, men vi har ikke modtaget dem. 

For E-ressourcernes del viser rapporten PO Lines, der har været oprettet inden for de seneste 2 år, men som har inaktive portfolier.

KPI Benchmark Analytics 

Benchmark Analytics er en metode hvorpå Analytics sammenligner KBs nøgletal (Key Point Indicators, KPI) med andre Alma-biblioteker. Det er en meget omfattende metrik og mange elementer bliver sammenlignet. Vi kan ikke se hvilke de andre institutioner er (og de kan ikke se vores data), men vi kan vælge at få sammenligninger ud fra en række kriterier - fx andre biblioteker der er uddannelses og og forskningsbibliotek, som er hovedsageligt offentligt finansierede, og med omtrent den samme studentermasse som os. Denne form for benchmarking kan bruges som en indikation, på om der er særlige områder, hvor vi adskiller os markant fra naturlige peers, og om det er noget vi skal gøre noget med.

Der præsenteres også data kun for vores egen institution, og dette dashboard er meget omfattende og fortjener uddybende behandling. 

Licenser - oversigt 

Et dashboard, der giver den samlede oversigt over aktive (eller vælg anden status) licenser, på portfolio eller electronic collection-niveau. Der kan filtreres på licensbetingelser, dato, og der kan ses hvilke titler der indgår i licenserne. Der kan også trækkes rapport over licenser, der udløber før/efter en bestemt dato.

Locations med virkelig få eksemplarer

KB har vældig mange locations registreret i Alma. Og mange af dem har virkelig få eksemplarer. 

Det kan der være gode grunde til - fx en semesterhylde, der ikke har så mange fysiske eksemplarer lige dette semester. Men det kan også være en fejl, eller en unødvendig opdeling af ens samling, som man bare ikke var klar over.

Denne rapport viser locations, der har under et givet antal eksemplarer (50 er default), så man kan få et overblik, og vurdere om der er registreringer, der er uhænsigtsmæssige.

Lån, afleveringer og for sent - pr. library

Dette dashboard har flere forskellige faner, hvor man kan se oplysninger om udlån og afleveringer pr. library. Man kan filtrere på et, alle eller udvalgte libraries - og det er i denne sammenhæng materialets ejerbibliotek. Man kan fx se:

• en liste over materialer tilhørende det/de valgte bibliotek, der er for sent afleveret, hvor meget, hvem det er udlånt til, etc. 
• Fra hvilke Circulation Desks det/de valgte biblioteks materialer er blevet udlånt. Bemærk, at udlånsautomaterne er hver deres egen Circ.desk, så man kan se, hvilke der er mest benyttet. Et biblioteks materialer kan selvsagt godt udlånes fra et andet biblioteks Circ.desks, så det ville hjulpet på forståelsen, hvis de havde nogle mere sigende navne (det er en opsætning i Alma)
• Tilsvarende for aflevereinger
• Hvilke tider på døgnet, der bliver udlånt flest materialer fra det/de valgte biblioteker.