Brugerkontoen - livscyklus

Owned by Knut Anton Bøckman
Last updated: Jun 19, 2024 by Susanne Mose Barfort
4 min read


Universitetsbrugere

oprettes ikke længere automatisk. Brugerne skal selv oprette sig via WAYF.

Indhold på denne side

Oprettelse

Brugere opretter sig selv via vores selvindmeldelsesformularer, der er forskellige for de forskellige brugertyper. 

  • Privatbrugere skal identificere sig med deres MitID.
    • Der er ingen "Ny låner"-blokering, da deres CPR-nummer er verificeret via MitID.
    • Personer under 18 år kan ikke indmelde sig via MitID. (Se evt. RUB-lånere 16-17 år )
  • Universitetsbrugere og hospitalsansatte skal melde sig ind via WAYF, så vi sikrer, at de er tilknyttet den institution, hvis e-ressourcer, de skal have adgang til.
    • Med WAYF bliver de bedt om at logge ind på deres institutions login-side, og WAYF sørger for at sende de nødvendige oplysninger til Brugerdatabasen.
    • Nogle universitets- og hospitalsansatte har ret til udbringning af fysiske materialer, og skal derfor udfylde deres arbejdsadresse.
  • SCA-brugere (Service for Centraladministrationen) oprettes manuelt af SCA-personalet.
  • For øvrige brugere er der formularer, der fører til et mere håndholdt flow, da bibliotekets medarbejderne skal tjekke oplysningerne manuelt.

Gælder alle nye brugere

Ved oprettelse skal brugeren:

  • Godkende KBs reglement
  • Godkende KBs data- og privatlivspolitik
  • Angiv login-ID, pin-kode og password
  • Bekræfte sin emailadresse

Derefter bliver brugerkontoen overført til Alma.

En bruger - en konto?

Som udgangspunkt kan man ikke have både en privatlånerkonto og en universitetskonto ved Det Kgl. Bibliotek.

Denne politik blev besluttet i foråret 2020, og implementeret  . Brugere, som på dette tidspunkt allerede havde både en privatlånerkonto og en universitetskonto, vil kunne fortsætte sådan - men de kan også henvende sig til Spørg biblioteket for at få deres konti sammenlagt. Fordelen for brugeren vil være, at hun ikke skal holde styr på to forskellige logins, hvilken konto hun skal forny lån fra, etc. Når vi på opfordring sammenlægger brugerens konti, beholder vedkommende sine privilegier som universitetsbruger, så længe hun er tilknyttet universitetet. 

For brugere der ikke allerede har begge kontotyper, vil de beholde den samme konto, men deres rettigheder vil ændre sig i tråd med deres tilknytning til universitetet (se "Opgradering" nedenfor).

Dubletkonti

Nogle brugere har tilknytning til mere end ét universitet/universitetshospital, og ønsker at benytte bibliotekstjenester med begge institutioners privilegier. I disse forholdsvis sjældne tilfælde vil brugeren måtte have to konti, og logger ind via den relevante WAYF-service, afhængig af hvis universitets tjenester hun ønsker at benytte sig af.

CPR-nummer

Det er brugerens CPR-nummer, der benyttes til at afgøre, at en bruger, der fx prøver at oprette sig som privatlåner allerede er registreret som universitetslåner, eller omvendt. Brugeren skal i de tilfælde i stedet logge ind på den eksisterende konto, som evt. bliver "opgraderet" til en universitetskonto (se under). CPR-nummeret benyttes også til at holde brugernes adresseoplysninger opdateret; der køres en månedlig fast opdatering, og data kan også opdateres manuelt fra brugerdatabasen. 

Nogle gæstestuderende og -forskere bliver registreret som universitetsbrugere via WAYF, inden de har fået et CPR-nummer. Når de senere får et validt CPR-nummer, og dette registreres ved universitetet, bliver denne oplysning sendt videre til KB næste gang de logger på via WAYF. Brugerens post i brugerdatabasen bliver dermed automatisk opdateret med det valide CPR-nummer. 

"Opgradering"

Hvis en person allerede har en privatlånerkonto, men prøver at oprette sig som universitetsbruger (eller prøver at logge ind via WAYF) vil privatlånerkontoen blive "opgraderet". Det vil sige, at brugeren beholder den samme konto, men den tildeles:

  • en anden User Group (svarende til det universitet og den tilknytning (ansat/studerende) som WAYF sender os oplysninger om) og
  • en Campus-tilknytning, der giver fjernadgang til elektroniske ressourcer.

Studerende, der ansættes på samme universitet, opgraderes p.t. ikke automatisk - de skal kontakte Spørg Biblioteket (https://www.kb.dk/spoerg-biblioteket).


Rettigheder - hvilke brugere kan hvad?

Læs mere om User Group og Campus

Er brugeren ansat ved AU, ved KU eller ved AUH, skal hun udfylde arbejdsadresse.  Evt. lån, reservationer eller gebyrer, der var på kontoen i forvejen, vil fortsat være der.

Brugeren vil kunne logge ind på kontoen, som hun vil - via NemID, WAYF eller med email/password. For at beholde universitetsbrugerens privilegier skal vedkommende dog logge ind via WAYF mindst en gang hver tredje måned. Brugeren modtager en email om, at det er på tide at benytte WAYF-login igen. På den måde får vi bekræftet, at institutionstilknytningen fortsat er korrekt.

"Nedgradering"

Når en bruger ikke længere er ansat ved universitetet, eller ikke længere studerer, kan hun ikke længere logge ind via WAYF. Det betyder ikke, at kontoen bliver slettet - i stedet bliver den nedgraderet. Det vil sige, at User Group ændres til Privatlåner og Campus-tilknytningen fjernes. Udlån, gebyrer og Safecom-saldo forbliver på kontoen, og brugeren kan fortsat logge ind og benytte sin konto - nu blot som privatlåner. 

Hvis brugeren på et senere tidspunkt logger ind via WAYF alligevel, bliver kontoen "opgraderet" igen. (AU-, KU- og AUH-ansatte skal så igen angive deres arbejdsadresse.)

Automatisk sletning

Hvis en bruger ikke har været logget ind gennem brugerdatabasen i et år, får hun en email om, at kontoen vil blive slettet, hvis hun ikke logger ind inden for en måned. (§4 i Brugerreglementet) 

Fra efteråret 2021 forsikrer vi os også om, at brugeren ikke har været aktiv i Alma de seneste 12 måneder, før en email sendes. (En bruger kan have været aktiv i Alma uden at logge ind i brugerdatabasen, fx ved at låne en bog vedkommende selv har hentet fra åbne hylder.)

Hvis kontoen så viser sig ikke at kunne slettes, fordi brugeren har lån eller gebyrer, bliver kontoen blokeret. Rykkeradministrationen står for at skaffe bøgerne/erstatning, og når disse forhold er afviklet, bliver kontoen automatisk slettet.

Frigivelse til sletning

Når blokeringer og gebyrer er slettet fra Alma, kan der gå op til 24 timer før, at deletejobbet kører, og kontoen slettes i Brugerdatabasen.
  • Hvis kontoen ikke kan slettes, fordi den har en printsaldo over mindstbeløbet (100 kr.), sendes der besked til Økonomi, der udbetaler beløbet, hvorefter kontoen automatisk slettes. 

Som nævnt ovenfor findes der nogle brugere, der har mere end én konto. Hvis det er en af disse konti, der sættes til automatisk sletning, kan udestående gebyrer, lån og Safecom-saldo i stedet overføres til den "overlevende"konto. 

Safecom-saldo

Det overførte beløb fra brugerens anden (nu nedlagte) Safecom-konto bliver ikke synlig i Brugerdatabasen før brugeren trigger en opdatering, fx ved at skifte pin-kode, email, eller at bruge Safecom eller sætte penge ind på den. Brugeren vil stadig kunne se det fulde beløb ved selv at logge ind på Safecom-siden.

 Visualisering