Ved nytårstide hver år leverer ExLibris en oversigt over nogle af de ændringer, der er på tapetet for det kommende år. Det er nyttig viden for /wiki/spaces/BISK/pages/13095453 når den skal tage stilling til ønsker og forslag, at vide hvad der er undervejs på systemfronten. (Du kan se en optagelse af leverandørens præsentation af Roadmap)
Nu er vi midt i marts, så nogle af løfterne for 2022 er allerede indfriet - bl.a. bedre synlighed af resultaterne i avanceret søgning, som vi omtalte i marts-nyhederne. Herunder er nogle af de forbedringer, som Primo-gruppen holder øje med. Når de enkelte features introduceres, vil gruppen vurdere om og hvordan de skal implementeres så de kan hjælpe KBs brugere.
Feedback fra brugerne
I første halvår kommer der en indebygget mulighed for brugerne at komme med feedback til biblioteket direkte fra enhver side i Primo.
En oplagt use case er at give melding om, at et link ikke virker - som i det vedhæftede eksempel - men der ser ud til at vi også kan definere andre "emner". Når den introduceres vil vi særlig have fokus på, hvordan den tager kontekst med fra der hvor brugeren befinder sig (fx link til post eller søgning), og hvilke konfigurationsmuligheder der er. Inden den eventuelt tages i brug vil der også skulle være en organisation bag - er det bare Spørg Biblioteket, der eventuelt skal modtage henvendelserne, eller andre? Det vil være blandt overvejelserne.
Resource Recommender - nyt banner
Resoruce recommender som vi kender den i dag leverer særlige links i toppen af litteraturlisten, hvis ens søgning matcher nogle helt bestemte forudbestemte termer. Ofte er det Libguides, der dukker op, nogle gange udstillinger etc.
I første halvår introduceres et nyt Resouece Recommender banner, der kan sættes til at komme med ved hver søgning. Hvis vi skal benytte det, skal vi finde ud af hvordan det kan være nyttigt. I eksemplet her er det information om services i vinterferien - et eksempel på en use case hos os kunne være information om evt. covid-restriktioner, etc.
Koncept for nyt banner:
Resource Recommender i dag:
Vælg om der skal søges i fuldtekst
Når man søger i Primo i dag, søger man i metadata på poster både fra Alma, eksterne datakilder (som bl.a. PURE og COP) og poster fra CDI, som er et indeks med milliarder af især artikler. Udover søgning i metadata, søges der også i fuldtekst for de CDI-poster (og forsåvidt lokale poster fra Alma Digital) der har deres reelle tekst indekseret.
I første halvår kommer der en knap, der tillader slutbrugeren selv at vælge, om der skal søges i fuldtekst eller ikke. En nyttig funktion, hvor udfordringen nok snarere bliver at forklare brugerne hvad konsekvenserne vil være.
Ny "eksaktere" søgning
Også her i første halvår introduceres en ny operator i avanceret søgning: Den vil give resultatet der indeholder indførsler kun på det der, bliver søgt efter. Hvis man fx søger på Gabriel Garcia som forfatter, får man ikke også resultater med Gabriel Garcia Marquez.
Færdigt definerede søgescopes
Hurtig afgrænsning til særligt megt brugte dele af vores søgesystem bliver muligt i løbet af andet halvår 2022.
Funktionen bliver nok ikke svær at forklare for slutbrugerne, da den jo også er velkendt fra bl.a. Google. Udfordringen bliver snarere at finde hvilke afgrænsninger, der giver mening for de fleste af vores brugere, og som ikke allerede er nemt til stede i de eksisterende facetter. Også hvad afgrænsningerne skal laves efter - materialetype, tilgængelighed, format, anvendelighed, en kombination? Det vil Primo-gruppen arbejde med, når den tid kommer.
Berigelse af poster via Linked Data
I andet halvår kommer også en mulighed for at posterne i Primo kan beriges on the fly med billeder og oplysninger hentet via Linked Data. Data hentet fra åbne kilder bliver præsenteret som et informationskort med mere information om fx forfatteren.
Dette er noget som en del biblioteker selv har eksperimenteret med - på KB i København lavede vi en prototype på det i 2017 som del af et DEFF-projekt. Nu kommer det altså som en del af Primo selv. For at det skal kunne fungere, skal der være unikke identifiers på de elementer i posten, man øsnker at berige - fx navne, emner, steder. Det var en stor udfordring i det format (danMARC2) og det system (Aleph) vi benyttede i 2017, men burde være nemmere at opnå nu. Et nyttig hjælpemiddel til en indsats på det område vil være Cloud App'en Alma Refine.
I øverste højre hjørne af din Alma er der en række ikoner, og et af dem åbner for Almas Cloud App Center.
Hvad er Cloud Apps?
En Cloud App er et lille tillægsprogram, der kører i Alma. Programmet bruger de oplysninger som findes på den side du står på, og giver dig mulighed for at udføre bestemte handlinger på en måde, der er nemmere end det, Almas egen grænseflade er bygget for. En cloud app kan enten være lavet af ExLibris (som også laver Alma) eller af en institution, der bruger Alma og har fundet et behov for at gøre en bestemt arbejdsopgave lettere. Når Cloud App'en findes i App centret, er den tilgængelig for alle; ikke kun for den institution der har udviklet den. Det er altså en måde hvorpå biblioteker, kan trække på hinandens erfaringer og ressourcer til fælles bedste. Som regel vil det være nogle helt specifikke opgaver, der kan løses med en Cloud App, og derfor skal man lige finde den rigtige, som kan hjælpe i den kontekst man selv arbejder i.
Hvilke Cloud Apps du kan bruge, afhænger af hvilke roller du har i Alma. En app, der opdaterer katalogposter (det kunne være Alma Refine, der er nævnt nedenfor) kan således kun benyttes af katalogisatorer. En Cloud App lader dig altså ikke udføre andre handlinger i Alma, men på nogen områder kan den sikkert hjælpe dig til at udføre dine opgaver hurtigere og med færre klik. Er du i tvivl om hvad en App gør, så spørg bibliotekssystem@kb.dk - og det er altid en god idé at prøve den i Sandbox først.
"Print Address"
For at forstå hvordan det fungerer, kan vi se på en af de Cloud Apps som er udviklet ved Det Kgl. Bibliotek, nemlig "Print address" som Zahra Mousavi står bag.
Når man klikker på det lille ikon, åbnes Cloud App Center. (Klik på det lille tegnestift-ikon for at holde App Center åbent.) Det har to faneblade: Activated Apps og Available Apps. For at kunne bruge en App skal du aktivere den; derved flytter den over i fanebladet Activated Apps. Siden en Cloud App bruger de data, som findes på den side du er, vil der ofte være en eller flere foreslåede apps. Der kan dog godt være andre end de foreslåede apps der kan benyttes, men en Cloud App er ofte lavet til at skulle behandle en bestemt type oplysninger, og hvis de oplysninger (fx bruger-ID, eller Item-stregkoder) ikke findes på den side du står på, vil den ikke give noget resultat. Nogle apps har desuden mulighed for at scanne en stregkode ind, eller uploade en fil med ID'er.
I dette tilfælde står jeg på en side med bestillinger, og de indeholder oplysninger om brugere - det er noget som "Print address" kan bruge:
Når jeg åbner App'en henter den de bruger-ID'er ind, der ligger bagom de navne, der er knyttet til de bestillinger, der er i mit søgeresultat (jeg har anonymiseret dem her).
Så henter app'en de pågældende brugeres adresser (fra Almas brugerregister), og præsenterer dem som en liste, som man kan vælge fra. Hvis en bruger har to adresser - både hjemme- og arbejdsadresse - præsenteres begge (man kan skimte Home og Work yderst til højre) og vælge hvilken af dem der skal benyttes. Når man har krydset af for de relevante adresser beder man om at få dem printet, og de kommer ud som et forklæde, der passer til bibliotekets rudekuverter:
Adresserne kan også printes på labels, og man kan vælge om man vil have logo med eller ikke. (Da Cloud App'en bruges af hundreder af biblioteker verden over, kan man selvsagt udskifte logo pr. institution). Zahra lavede app'en på opfordring fra KBs fjernlånsafdeling, som har behov for at sende papirkopier af artikler til brugere, der har bestilt dem.
Brug af denne app sparer personalet for den tidligere arbejdsgang, der bestod i:
- åbne det lille "visitkort" ved siden af brugerens navn på den enkelte bestilling
- vente på at det loadet (mens Alma hentede oplysnignerne)
- copy paste først navn, derefter adresse over i et separat Word-dokument
- printe dokumentet
- Gå videre til næste bestilling, der skulle sendes.
Senere udvidede Zahra app'en til også at hente og printe adresser på partnerbiblioteker, så det blev lettere at skrive returlabels ud, når indlånt materiale skulle returneres til ejerbiblioteket. Seneste udvidelse er, at den også kan hente og udskrive adresser på leverandører, noget som bl.a. en række biblioteker benytter til at forenkle deres håndtering af pligtaflevering af fysisk materiale.
"Interlibrary Add-on"
En anden Cloud App udviklet på KB er Jørgen Jegsens Interlibrary Add-on. Den kan aktiveres når man står på en side med Borrowing requests:
Den har to adskilte funktioner - lokalisering af ressourcer i andre databaser, og konvertering af fjernlånsbestilling til digitaliseringsbestilling.
Som lokaliseringsværktøj leverer appen links for hver af resultaterne fra bestillingslisten. Linksene går direkte til søgning databaser, som medarbejderen selv vælger, og man kan selv vælge om der skal søges på titel, forfatter, ISBN, ISSN etc. - selvsagt afhængig af om disse oplysninger er til stede på bestillingen:
Her har jeg sat op til at søge i KVK på titel eller ISBN, og i Netpunkt på titel. Et klik på linket danner søgningen i databasen, hvorfra materialet evt. kan bestilles:
Den anden funktion benyttes når man skal lave en fjernlånsbestilling om til en digitaliseringsbestilling fra egen samling - der findes en vejledning i App'en og forløbet er også beskrevet på Alma-wikien
Andre gode Cloud Apps
Ligesom andre institutioner bruger Cloud Apps som KB har lavet, kan vi have stor glæde af apps, som andre har lavet fordi de havde et behov. Så er bibliotekers arbejdsgange heller ikke mere unikke...
Herunder er en kort præsentation af nogle af dem. Enkelte kan godt fortjene lidt bredere præsentation. Sig til hvis det er nogen, du er interesseret i at drøfte.
Print BIB records
Hvis du ofte har behov for at printe helt bestemte oplysninger fra bibliografiske poster i et kolonneformat, kan det godt betale sig at bruge lidt tid på at konfigurere det, du har brug for i denne App. Så kan du nemt pick-and-shoot de relevante poster fra dit søgeresultat til en ønsket tabel-visning. (Ellers findes der også andre måder at få MARC-poster i kolonner)
Delete your sets
Hvis du laver mange sets i Alma, kan det godt være svært at finde rundt i dem - og det ta’r ret mange klik at slette mange. Denne app giver dig en afkryds+slet mulighed som er meget nem at gå til. NB! du kan (heldigvis kun slette dine egne sets)
Spinomatic
Spinomatic et et label-print program, hvor du kan angive format og hvilke oplysninger, der skal komme med på labelen. Du kan vælge items fra en liste, scanne dem ind i programmet, eller uploade en fil med stregkoder. Udover de mange institutioner, der bruger den til egentlige labels bruges den bl.a. på KU IKK til eksemplar-udskrift til materialer på midlertidig opstilling.
Print Slip Report
På mindre lokationer, hvor man ikke modtager hundredevis af daglige bestillinger, vil materialerne med fordel kunne hentes fra hylderne ud fra en liste over bestillinger printet i kolonner. Hvis du ikke er tilfreds med den standardrapport, som Alma tilbyder på dit Library's "Pick from Shelf" liste, kan du med denne selv sammensætte din tabel både hvad angår indhold og rækkefølge, så det giver mest mening lige på din lokation.
Receive New Serial Items
En app der er lavet for at forenkle modtagelsesprocessen for nye tidsskriftshæfter, inklusive modtagelse af flere eksemplarer, opdatering af Holdingspostens Summary Holdings, valg af locations m.v.
Appointment Scheduler
Yder dit bibliotek udvidet service og har behov for at booke møder med brugere (studerende, undervisere, andre brugere)? Så kan dette gøres gennem bibliotekssystemet via denne Cloud App.
Alma Refine
Har du tidligere brugt OpenRefine til analysere, rense og korrigere metadata? Så kender du nok den lidt omstændelige proces med at hente data ud af systemet, manipulere data og så loade dem ind igen. Med denne Cloud app kan mange OpenRefine handlinger udføres direkte på Almas BIB-poster. Som default er services fra GeoNames, Getty og Wikidata inkluderet i appen.
Der er mange flere Cloud Apps tilgængelig, og hvis du vil afprøve hvordan de virker, skal du først gøre det i Sandbox. Du er selvsagt også velkommen til at kontakte biblioteksservice@kb.dk med spørgsmål om bestemte Cloud Apps.
Du kan skrive en kommentar til denne blogpost, hvis du synes det ville være en god idé med et gå-hjem møde om Cloud Apps.
Ændringerne er resultat af de seneste års arbejde i Alma UX Task Force, hvor ExLibris' udviklingsafdeling arbejder tæt sammen med udvalgte kunder, der repræsenterer mange forskellige typer af institutioner. Den samme gruppe har bidraget til opbygningen af det nye Alma menu-design, den nye Metadata Editor og det nye format for Physical Holdings Search. Formålet er at forenkle workflows, skabe mere meningsfulde og effektive arbejdsgange og reducere antal klik i arbejdsprocessen. Et yderligere hovedpunkt er at skabe bedre forståelse hos medarbejderen for hvor man er i processen, så man i mindre grad behøver at klikke frem og tilbage mellem skærmbilleder. Nedenfor præsenteres kort de nye grænseflader - med billeder fra mock-ups, dvs. konceptmodeller for hvordan designet vil komme til at se ud i hovedtræk. Det endelige design vil nok adskille sig en hel del i detaljen.
Indkøb
Administration af Purchase Order Lines vil fra andet halvår 2022 få den samme Split-scree layout som vi også kender fra Physical Holdings Search, og som bl.a. også betyder at man kan vælge flere facetter ad gangen.
Det anslås at det nye design vil reducere behovet for klik i processen til det halve.
Hovedelementerne er (med henvisning til tallene på billedet)
- et venstre-panel med nøgleinformation om den POL man ønsker at arbejde på. Klik på en indførsel i venstrepanelet viser detaljer om den POL i højrepanelet
- Højrepanelets detaljerede information er inddelt i sektioner og med direkte handlingsmuligheder
- Ændringer der foretages i højrepanelet gemmes umiddelbart, og en "Saved" indikator bekræfter dette overfor medarbejderen.
- "Action"-knappen indeholder adgang til de samme handlingsmuligheder som i det nuværende full-screen visning af en POL
- Piler op/ned gør at man kan navigere til den forrige/næste POL i venstrepanelet - også selv om højrepanelet er udvidet til en slide-over visning, som vi også kender fra Holdings Search.
Forenklet modtagelse
For 2023 er der planlagt en ny "Receiving Workbench" der skal forenkle processen og forbedre performance ved modtagelse af materialer.
Læs om hvordan det vil spare tid og klik på indkøbsdelen af leverandørens Roadmap. Der kan du også klikke rundt i en (begrænset) prototype.
Fjernlån
Task list for både Lending og Borrowing vil komme i nyt design i andet halvår 2022. Også her benyttes det nye layout til at understøtte mere effektive workflows, færre klik og en hurtigere proces.
Igen er der et højre-panel, der bestillinger kan redigeres inline, dvs uden at miste kontekst fra de andre bestillinger ved at skulle over i en anden skærm:
Samtidig valg af flere facetter hjælper til at dele bestillingslisten op i meningsfulde bidder - uden at skulle klikke til og fra for hver værdi. En oplagt use case for KB er hvordan Borrowing requests fordelse mellem Aarhus og København ud fra Pick-up locations - her vil man kunne vælge alle fra hhv. øst og vest i én afgrænsning.
Fanebladene "Assigend to me" Assigned to others" og "Unassigned" vil forsvinde, og erstattes af en "Assignee"-facet. Ikke bare betyder det tid sparet med at genindlæse siden for hvert faneblad, men man kan også vælge bestemte assignees bestillinger direkte - fx hvis en person er blevet sygmeldt.
Noter til bestillingen og spørgsmål til slutbrugeren kan også håndteres i højre-panelet og således uden at tabe konteksten fra den liste af bestillinger, man arbejder med:
Igen - billederne her er kun mockups og den endelige udførelse bliver nok lidt anderledes, men det er grund til at se frem til en både smidigere og mere effektiv arbejdsgang for såvel lending som borrowing.
Udlån
Hele Manage Patron Services grænsefladen - der hvor man går ind for at udlåne, forny eller undersøge lånerens transaktioner - bliver lavet om. Det er planlagt til 2023.
Også her vil bestræbelsen være på at skabe ét samlet overblik i stedet for det nuværende mix af faneblade, knapper og klik frem og tilbage mellem skærmbilleder.
Vi kan se umiddelbare fordele ved at have alle Fulfillment-relaterede transaktioner i det samme billede (fx gebyr knyttet direkte til de enkelte lån i stedet for at lån og gebyrer ligger i hvert deres faneblad). Men derudover vil der også komme nye muligheder for lokal tilpasning af denne side - enten for hele institutionen, hvis det er visse oplysninger som alle udlånsmedarbejdere skal have prioriteret højest, eller for den enkelte medarbejder tilpasset dennes opgaver i det daglige.
I senere blogposts vil vi rette fokus mod andre forbedringer, der er på roadmap for de kommende 2 år - her var blot et blik ind på den nye grænseflader, der er på vej.
Bibliotekssystemet er blevet opgraderet til Marts 2022 release denne weekend. Som altid kan du finde en oversigt over nyhederne for Alma og Leganto på Alma-wikiens release-side, og det samme for Primo på Primo-wikien. Her er nogle højdepunkter:
Skjul "fjernlånsmulighed" for databaser
Hvis en bruger finder en post på elektronisk materiale, som vedkommende ikke har adgang til, tilbydes brugeren en fjernlånsblanket, så vi kan skaffe en fysisk kopi af materialet. Dette giver god mening for bl.a. artikler, hvor fjernadgang varierer meget for vores forskellige brugergrupper. Til gengæld giver det ikke mening med databaser, og lystige kolleger har da også muntret sig ved tanken på at bestille en fysisk kopi af fx Web of Science... Nu er det endelig blevet muligt at fjerne fjernlånsmuligheden for bestemte materialetyper (som databaser) og alligevel tilbyde den for andre (som artikler). Det vil ganske vist betyde, at brugeren møder en "tom" post uden mulighed for at komme videre - men sådan var det i praksis også før, blot mere forvirrende med en ubrugelig fjernlånsmulighed. Primogruppen arbejder på at finde formuleringer, der kan hjælpe brugeren videre, fx til walk-in adgang fra biblioteket.
Vedhæft billede til en "Broken Link Report" i Leganto
Når en studerende oplever fejl ved et link i Leganto, kan det fejlmeldes via en "Broken link"-knap, og biblioteket får besked. Nu er det også mulighed for at vedhæfte en fil (fx et skærmdump) til fejlmeddelelsen. Det vil gøre det nemmere for bibliotekaren, som kan se billedet i Alma, at forstå hvilken kontekst fejlen optrådte i.
Forbedret Overlap Analysis Tool
For kolleger, der bestiller pakker med e-ressourcer, er det nu blevet lettere at skaffe sig overblik over hvor meget af indholdet i pakkerne der allerede er dækket af andre licenser, og hvilke pakker, der giver den bedste deal for biblioteket og brugerne. Værktøjet kommer med mere funktionalitet og en ny brugergrænseflade og vil kunne hjælpe med at undgå indkøb af dubletter på e-området. Der er lavet en kort video (4:41), der præsenterer det nye værktøj.
Flere trin i match af poster ved import
Også ved import af bibliografiske poster kommer der nye muligheder for at undgå at skabe dubletter. Vi og vores konsortiepartnere importerer kontinuerligt nye poster til systemet. Man kan nu sætte flere trin op med forskellige match-metoder og forhåbentlig dermed bedre fange dubletposter inden de bliver en del af katalogen. Selve match-metoderne er de samme, men forhåbentligt kan denne mulighed for at kombinere flere forskellige metoder i en proces skabe et mere fintmasket net, der kan forhindre at der kommer endnu flere af de dubletposter som undersøgelser viser, at er den helt store forhindring for et brugervenligt system.
Bedre synlighed af resultater i Avanceret søgning
Hvis man benytter avanceret søgning i Primo, har det hidtil været et problem, at formularen, hvor man udfylder de forskellige felter, har fyldt det meste af eller hele skærmen, og man skulle scrolle ned for at komme til resultaterne. Nu er søgeformularen slået sammen, når der præsenteres et resultat, og man kan selv folde den ud, hvis man ønsker at ændre nogle søgekriterier.
Dine faste favoritbiblioteker i Alma søgning
For søgning i Physical Holdings introduceres nu muligheden til at som default afgrænse til et eller flere Libraries - en feature der kan være nyttig, hvis man alligevel kun arbejder med poster fra dem, så behøver man ikke afgrænse hver gang. Man vælger et eller flere Libraries ved at klikke på Library Scope over facetterne:
Så bliver de værende som afgrænsning indtil du fjerner dem eller ændrer dem - også næste gang du logger ind.
Denne feature kommer som nævnt til Physical Holdings Search nu, men forventes rullet ud også til Physical Items Search når den nye søgegrænseflade kommer til det område.
For at få en oversigt over kommende forbedringer til søgning i Alma: se temaet Repository Search - Enhanced UX fra dette års Roadmap.