MARC-poster i kolonner (Excel)

Nogen gange har man behov for at få et større antal poster vist i kolonneformat - fx i et Excel-ark.

Der er to hovedmetoder til at opnå dette - den nemme, som foregår i Alma, og den mere avancerede, hvor du har bedre mulighed til selv at afgøre hvilke data (felter) der skal med.

Indhold på siden

Den nemme løsning

Alma giver dig mulighed til at eksportere et hvilket som helst søgeresultat i Excel. Der er et "Export List" ikon øverst til højre i din liste.

Der er to muligheder:

Current View - så kommer de felter med, som du har valgt at få vist på resultaterne i din liste. (Du kan selv vælge felter til og fra via det lille tandhjul ved siden af - se denne vejledning.)
All Fields - så kommer alle de felter med som du kan vælge at få vist. Bemærk, det er ikke alle MARC-felter, men alle dem, du kan vælge blandt via det lille tandhjul, der personaliserer din visning.

Resultatet er en Excel-fil med de nævnte data.

Den avancerede løsning

Men hvad hvis du har behov for at få andre MARC-data med, end dem der kan vælges i resultatvisningen - fx. physical description (felt 300)?

Så laver du en proces i to trin:

Eksportér MARC-data fra Alma - her kan du også inkludere beholdningsdata (fra HOL-poster)
Bruge MarcEdit til at omforme data til et Excel-ark med alle de felter, du selv vælger.

Eksternt program

Programmet MarcEdit kan hentes fra Software Center for installation på SIT-maskiner.

Eksporter MARC-data fra Alma

a) gem din søgning som et sæt ("Save Query"), eller lav på anden måde et sæt, af de poster, du vil arbejde med. Sættet skal bestå af Bibliographic Titles

b) Vælg Admin → Run a Job → Export Bibliographic Records

Tilladelser

For at kunne køre dette job skal du have en af følgende roller:

Catalog Manager
Catalog Administrator
Cataloger

Hvis du ikke har disse roller, er du velkommen til at kontakte bibliotekssystem@kb.dk med oplysninger om dit sæt for at få jobbet kørt.

c) vælg dit sæt og angiv parametrene for dit job:

I dette tilfælde er valgt at berige med Holdings data - det betyder bl.a. at Library, Location og Call number kommer med i 852-feltet.

Her har vi også valgt at lægge eksport-filen i Institution-mappen - så kan alle tilgå den. Alternativt kan du gemme den i din private mappe.

d) hent eksportfilen til din computer

Gå til Admin → Manage Exports, vælg Private eller Institution efter hvor du eksporterede til - klik View Files og derefter Download.

Nu har du data i en .mrc-fil på din computer.

Brug MarcEdit til at omdanne filen til Excel - med angivelse af præcis de felter du ønsker

Denne video giver en god indføring i hvordan du gør:

De indledende øvelser er ikke del af transformationen, det er kun af hensyn til at anskueliggøre data - men det er meget godt at se, hvor de data, du vil have med ligger hen, for det kan du konfigurere i dine Settings (som du gemmer, så du ikke behøver at lave dem hver gang).

Kort opsummering af trinnene i MarcEdit:

Vælg Tools → Export, vælg MARC-til-tab-separeret fil
Vælg din ,mrc fil fra din computer. Angiv destinationsfil ikke som .mrc men som .txt
Angiv hvilke felter du ønsker at få eksporteret (transformeret) - NB! her kan du så loade nogle settings, du tidligere har lavet.
Klik eksporter, og åbne derefter .txt-filen som en tabulator-separeret fil i Excel.
Gem filen som en Excel-fil.