Mandag d. 25. januar 2021 sætter vi gang i sletteproceduren for inaktive lånere. Derudover varsles brugere, der har været aktive, men ikke længere er tilknyttet et universitet, om, at deres konto nedgraderes fra en universitetskonto til en privatlånerkonto.
I følge KBs brugereglement (se §4) skal vi slette brugerkonti, der ikke har været aktive i systemet i et år. På Alma-wiki'en kan du læse mere om både sletning og nedgradering i Brugerkontoens livscyklus
Hvordan foregår sletteproceduren ?
Hvis en bruger ikke har været logget ind i brugerdatabasen i et år, får vedkommende en email om, at kontoen vil blive slettet, hvis brugeren ikke logger ind inden for en måned. Fra efteråret 2021 forsikrer vi os også om, at brugeren ikke har været aktiv i Alma de seneste 12 måneder, før en email sendes. (En bruger kan have været aktiv i Alma uden at logge ind i brugerdatabasen, fx ved at låne en bog vedkommende selv har hentet fra åbne hylder.)
Hvis brugeren har udeståender i form af lån eller gebyrer, vil kontoen dog ikke blive slettet. Dette oplyses i mailen, der vil se sådan ud:
| Din brugerkonto til Det Kgl. Bibliotek slettes |
Kære #NAME# , |
En tilsvarende email findes på engelsk.
Rykkeradministrationen orienteres om de lånere, som ikke kan slettes, således at de kan følge op og afvikle udeståender. Mens dette sker, er kontoen blokeret.
Når brugerens udestående er afviklet, bliver kontoen automatisk slettet. Der kan gå op til 24 timer inden dette sker.
Hvis kontoen ikke kan slettes, fordi den har en printsaldo over mindstbeløbet (100 kr.), sendes der besked til Økonomi, der overfører beløbet til bruger, hvorefter kontoen automatisk slettes.
Hvordan foregår nedgraderingsproceduren?
Hvis en universitetsbruger (med Universitets-ID i Brugerdatabasen) ikke har været logget på via WAYF i 3 måneder, men har været logget på via NemID eller email/bibliotekspassword, så skal de logge på med WAYF for fortsat at have rettigheder. De har 14 dage til at logge på, efter de har modtaget følgende email:
| Kære #NAVN#, Vi kan se, at det er mere end 3 måneder siden, at du sidst har været logget ind på Det Kgl. Bibliotek med dit WAYF-login. Dit WAYF-login giver dig særlige rettigheder som bruger fra #UNIVERSITETSNAVN# men for at bevare rettighederne, skal du logge ind regelmæssigt. Rettighederne omfatter adgang til licensbelagte e-ressourcer og særlige udlånsrettigheder. Logger du ikke ind på https://www.kb.dk/ med WAYF indenfor de næste 14 dage, vil du miste dine særlige rettigheder. Logger du ind hos os med dit WAYF-login på et senere tidspunkt, vil din konto automatisk blive opgraderet, og du vil igen få de særlige rettigheder som bruger fra #UNIVERSITETSNAVN#. Venlig hilsen Det Kgl. Bibliotek |
En tilsvarende email findes på engelsk.
Konti med CPR nedgraderes til privatlånerkonti - hvis bruger ikke fik logget på via WAYF inden for de 14 dage, skal de blot logge på via WAYF, så opgraderes kontoen korrekt. For dublet-konti, hvor der allerede findes en privatlånerkonto, vil der ske manuel håndtering (merging).
Konti uden CPR (gæstestuderende og p.t. hospitalslånere) slettes, da de ikke kan nedgraderes eller automatisk opgraderes igen pga. manglende CPR.
Hvor tit sker det?
Processerne vil blive sat op til at køre løbende, så der udsendes varslingsemails når en bruger møder et af de respektive kriterier (12 måneders inaktivitet; 3 måneders aktivitet uden WAYF-login). Da processen nu køres for første gang siden Brugerdatabasen blev sat i drift d. 19. november 2019, kan der forventes en større pukkel af emails og returhenvendelser. Spørg Biblioteket og Udlånsgruppen orienteres derfor særligt med yderligere information.
Her i nedlukningsperioden er der måske flere end normalt, der kan finde tid til at deltage i et webinar eller se nogle "how-to"-videoer.
Der er lige kommet en række nye muligheder, som er vel værd at orientere sig i:
Alma
Der er lavet nye Alma essentials training videos. Mange af os så dem i implementeringsperioden, men nu er de lavet om, så de bl.a. benytter den nye Alma grænseflade. Desuden er de nu lavet som kortere, mere præcist orienterede videoer på 2-5 minutter. Til gengæld er der mange af dem, til de mange forskellige handlinger og workflows der skal udføres.
Hvis du har lyst til at lære mere om Alma Analytics, som kan bruges til meget andet end statistik, kan du se disse optagede webinarer, der er for alle niveauer og indeholder mange gode tips og tricks til at bruge Analytics indenfor forskellige emneområder.
Har du behov for mere materiale inden for bestemte områder, kan du finde flere videoer og powerpoints på Alma Libuide. Dyk ned i dem! - få en brush-up eller et tip til noget du laver til dagligt, eller for at opdage og anvende nye muligheder i systemet.
Primo
I slutningen af januar starter en ny serie med webinars kaldet Primo VE - become an expert. En del af dem ser ud til at være ret teknisk orienterede, men nogle vil helt klart være nyttige for mange af os der dagligt bruger Primo og arbejder med brugerkontakt. Det gælder fx Introduction to Discovery d. 28. januar, How Primo works d. 4. februar og Central Discovery Index d. 25. marts. (Central Discovery Index, CDI, er der vi får artikelposterne fra, og jeg ved, at mange har spørgsmål til hvordan det fungerer.) Du kan tilmelde dig webinaret, med mulighed for at stille spørgsmål - eller bare se optagelsen bagefter.
Leganto
Der er ikke kommet en ny suite af træningsvideoer til Leganto, men mon ikke vi der har arbejdet med systemet nogle måneder ville have godt at at gense enkelte af dem? Der er helt sikkert noget vi kan gøre smartere - eller en konfiguration, der kan laves om. På Leganto LIbguide siden er der desuden samlet en række instruktionsvideoer for både undervisere og for bibliotekspersonale.
Den 15. januar om eftermiddagen bliver samkøringen mellem CPR-registret og KBs brugerdatabase sat i gang.
Dette betyder, at Brugerdatabasen holdes løbende opdateret med aktuelle navne- og adresseoplysninger.
Siden KBs nye brugerdatabase gik i produktion for over et år siden er brugernes adresseoplysninger blevet hentet ved oprettelse, men ikke vedligeholdt efterfølgende. Det sker fra nu af. Det kan tage nogle dage inden alle lånerkonti er opdateret.
Hvordan bliver det synligt i Brugerdatabasen?
I Brugerdatabasens historik angives altid, hvilke oplysninger der ændres fra og til, f.eks. adresseoplysninger:
Opdateringerne fra CPR kan genkendes i Brugerdatabasens historik under betegnelsen Datafordeleren, som i eksemplet over
Hvis bruger har en udenlandsk adresse registreret i CPR, vil den også blive overført til Brugerdatabasen. (Da formatering (rækkefølge af felter) ikke er standardiseret internationalt, kan det være at fx postnummer og by er byttet om nogen gange.)
Hvis brugeren har adressebeskyttelse vil det fremgå:
Hvordan bliver det synligt i Alma?
Ændrede oplysninger i Brugerdatabasen synkroniseres over til Alma med den almindelige Alma-sync. Det vil således være brugerens aktuelle personlige adresse, der vises i Alma - og på brugerens visning af "Personlige oplysninger" i Primo. Kontoradresser bliver ikke berørt, og adressebeskyttelsen gælder selvsagt også her.
Vil du vide mere? Læs om Brugerdatabasen og Alma.
I weekenden er bibliotekssystemet blevet opgraderet. Som sædvanligt har /wiki/spaces/BISK/pages/13077901 samlet oversigter over de vigtigste ændringer for Alma og Leganto, og for Primo.
På Alma-siden kan vi fremhæve smidigere levering af digitale filer for fjernlånet, ændrede rettigheder til redigering af HOL-poster, og at den nye Metada Editor nu rummer maskeposter (templates) og visning af to poster side-ved-side. Desuden er der kommet udvidede søgemuligheder (større end, mindre end) for Local Call Numbers. (Se wiki'en for mere hjælp til søgning i Alma.)
I Leganto har vi nu mulighed for manuelt eller automatisk at sende påmindelsesmails om, at der er ved at være tid til at lave pensumlister. Vi kan også bedre administrere listerne ved at give en tidligere fuldført indførsel på pensumlisten en ny status, hvis underviseren redigerer den.
For Primos del kan vi nu endelig linke fra top-menuen til de rigtige sproglige versioner af fx indmeldelses-blanket og Spørg Biblioteket afhængig af det sprog, brugeren benytter i Primo. Desuden er der kommet en bedre visning af tidsskriftsbeholdning på afdelingsniveau, så det er tydelig for brugeren, hvilke årgange der er hvor. Visningen forudsætter dog, at beholdningen er registreret korrekt i Alma, som i dette eksempel og som ved enkelte afdelinger i dette eksempel.
Poster på Open Access forskningspublikationer høstes fra AUs, KUs og RUCs PURE til soeg.kb.dk og er tilgængelige for slutbrugerne.
Der har tidligere været nogle mangler i visningen af metadata, som nu er rettet:
- Når der var flere forfattere til et dokument, blev kun den første vist. Dette er fikset. Eksempel med flere forfattere.
- Når der var flere filer i PURE knyttet til den samme post, var det kun link til én af filerne. Dette er fikset. Eksempel med flere filer.
- Artikel-poster manglede angivelse af udgivelsesoplysninger (tidsskrift, ISSN, årgang, vol, hæfte, sidetal), og DOI. Dette er fikset. Eksempel på artikelpost.
- Hvis en eller flere af dokumentets forfattere har deres ORCID-nummer registreret på PURE-posten, kommer der nu link til deres ORCID-profil. Eksempel på ORCID-links.
Der plejer at være en del spørgsmål til hvad der høstes fra PURE til Primo, hvorfor og hvordan - forhåbentligt bliver de spørgsmål besvaret i den nye info-side på Primo-wiki'en.
Nat til søndag d. 14. februar bliver bibliotekssystemets testmiljø - Premium Sandbox - overskrevet med data fra produktionsmiljøet. Det betyder, at alle data og al konfiguration, der er lavet på Sandbox - for Alma, Primo og Leganto - erstattes af de data og den konfiguration, der findes på produktionsmiljøet på det tidspunkt.
Denne proces kaldes "Sandbox Refresh" og sker normalt to gange i året - i februar og i august (se tidligere blogpost).
Specielt denne gang er, at vores Sandbox bliver overskrevet igen i begyndelsen af marts. Grunden til dette er, at CBS bibliotek indlemmes i vores bibliotekskonsortium med go-live dato d. 25. februar. Da de også skal have en Sandbox, bliver hele produktionsmiljøet (konfiguration og data) kopieret fra produktion til Sandbox i begyndelsen af marts. Den præcise dato i marts fastsættes senere.
Tag disse to kommende Refresh-hændelser med i beregning, når du planlægger arbejde og tests på Sandbox her i vinter!