Community Zone Updates Task List

Community Zone Updates Task List (Resources > Manage Inventory > Community Zone Updates Task List) viser de ændringer der er blevet foretaget i KB's Institution Zone efter opdatering i Community Zone. Ændringerne er specifikke for KB, og inkluderer som aspekter som ændringer i bibliografiske poster, beholdninger, tilgængelighed, og parser parametre. Det er derfor nødvendigt at arbejde listen igennem, hver gang der er ændringer.

Disse opdateringer foretages hver mandag, og listen vil derfor være klar til at blive gennemgået fra tirsdag morgen.

Siden indeholder to faneblade:

Review lister ændringer der har påvirket KB's poster, og som kræver stillingtagen.
All lister alle ændringer som har påvirket KB's poster, også de der ikke nødvendigvis kræver aktiv stillingtagen. (Efter marts 2021 release ses en del rapporter, som tidligere kun lå under All, også i Review-fanebladet). Ændringer som er dismissed kan stadig ses under All.

En opdatering medfører typisk forskellige Report Types, for hvilke mulige handlinger vil differentiere. Se derfor følgende link for en tabel vedligeholdt af Ex Libris over Report Types, og hvilke handlinger man kan foretage:
https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/040Resource_Management/050Inventory/060Working_with_the_Community_Zone_Updates_Task_List#Actions_on_a_Collection_Following_a_Community_Zone_Update

Ex Libris anbefaler følgende workflow for Community Zone Updates Task List.

Listen gennemgås én gang om ugen
Gennemgå de ændringer der er foretaget i Institution Zone poster som følge af Community Zone opdateringer, særligt:

- Slettede portfolier: disse er portfolier der er blevet slettet i Community Zone, og nu er blevet omdannet til lokale portfolier.
Der skal tages stilling til om den lokale portfolie skal slettes. Det kommer an på om der stadig er adgang til ressourcen.

- Portfolier der er blevet tilføjet aggregator collections, men ikke automatisk er blevet aktiveret.
Der skal tages stilling til om portfolien skal aktiveres.

- Portfolie hvis "global coverage" er blevet opdateret, og nu ikke længere er aktuel for KB's dækning.
Der skal tages stilling til hvilken dækning der er relevant, og om nødvendigt opdateres dette for portfolien.
Poster for hvilke opdateringerne også er aktuelle for KB, eller når man er færdig med en rettelse: klik Dismiss.
Dette vil fjerne rækken, og vil sandsynligvis være tilfældet for størsteparten af opdaterede portfolier.

OBS: Community Zone Updates foretages kun for Community Zone ressourcer.
Hvis man har tilføjet en lokal portfolie til en Community Zone collection, vil Updates jobbet IKKE opdatere denne portfolie.
Man kan i fanebladet All se hvilke Community Zone portfolier der er tilføjet en elektronisk collection.
Hvis der oprettes en Community Zone portfolie på en titel der i forvejen er repræsenteret med en lokal portfolie, skal man efterfølgende selv slette denne lokale portfolie.

Foreløbigt lokalt workflow:
Det ugentlige tjek varetages af Bibliotekssystems e-flowsteam.

Principielt kører opdateringen søndag, men da den ofte bliver forsinket eller kører i flere omgange gennem ugen, har vi besluttet at vi tjekker med en uges forsinkelse, dvs. har man e-flowsvagt i uge 12, tjekker man rapporter fra uge 11, søndag til lørdag. Ugenumrene for release notes kan afvige, så se på datoerne for at finde den release note som passer til ugen. For en sikkerheds skyld se også på den nyeste release note om der skulle være aktive e-collections, som slettes i følgende uge.

Start med at tjekke de ugentlige release notes for oplysninger om collections som fjernes i community zone https://knowledge.exlibrisgroup.com/Content/New_and_Upcoming_Collections/Alma_CKB_Release_Noteslease_Notes.

Information om hvem der arbejder med CZ update i en bestemt uge findes på Teams:
Oversigt over hvem der tager Community Zone Updates

I ALMA:
Find Community Zone Updates Task List og sæt date range (mandag til søndag for den uge, som skal tjekkes).

Gennemgå de forskellige report types på Review-fanebladet. Efterhånden som man har taget stilling til de forskellige punkter og foretaget de nødvendige rettelser, kan man markere de pågældende linjer og "Dismiss selected". På den måde bliver det mere overskueligt, hvad der mangler. Hvis man vil afvise alle rapporter angående en bestemt collection, f.eks. ProQuest Central, søger man på collection name og vælger "Dismiss All".

Der er flere filtreringsmuligheder, som kan være nyttige, f.eks. Available For, Has Order eller Is Free.

Ex Libris generelle anbefalinger, som der linkes til i starten af vejledningen, er også relevante for os, men her listes rapporttyperne med lokale bemærkninger:

	Report Type	Information om hvad der skal gøres:

	Report Type	Information om hvad der skal gøres:
1	Portfolio deleted from non auto-active electronic service	TJEK - VIGTIG Portfolier der er blevet slettet i Community Zone, og nu er blevet omdannet til lokale portfolier. Der skal tages stilling til om den lokale portfolie skal slettes. Det kommer an på om der stadig er adgang til ressourcen. Tjek adgang. Er der stadig adgang, men titlen er blevet OA, kan portfolio slettes. Er den ikke OA og er der en ny portfolio i CZ, aktiveres denne og den deaktiverede kan slettes. Hvis der ikke er en ny portfolio, genaktiveres den gamle.
2	Portfolio deleted from auto-active electronic service	INFORMATION - men tag evt. stikprøver. Når service er sat til auto active, er sletningen allerede udført, og en eventuel erstatning vil også være aktiveret. Der kan dog være grund til stikprøver når det drejer sig om samlinger købt med permanent adgang, f.eks. backfile collections. Aggregator packages fra Proquest og EBSCOhost behøver vi ikke tjekke yderligere.
3	Electronic collection deleted	TJEK – VIGTIG Medmindre det er en OA/free collection bør vi have set adviseringen i release notes og handlet inden sletningen blev aktuel. Bemærk at den ligger tilbage som local, så man skal slette den helt, hvis sletningen er acceptabel. Det gælder også collections som kun var CDI-aktive.
4	Electronic service linking parameters update	INFORMATION - tag stikprøver og tjek om det ser fornuftigt ud Skal proxy opdateres? En rettelse her kan resultere i mange rettelser under pkt. 5.
5	Portfolio coverage update	TJEK - VIGTIG Portfolie hvis "global coverage" er blevet opdateret, og nu ikke længere er aktuel for KB's dækning. Der skal tages stilling til hvilken dækning der er relevant, og om nødvendigt opdateres dette for portfolien. Hvis collection er auto-aktiveret, bør vi kunne acceptere ændringen. Hvis den ikke er auto-aktiveret skal vi overveje om ændringen gælder for os og om vi skal tilføje eller fjerne en local coverage. Autoaktiverede collections, OA poster og forlængelse med nye år kan dismisses
6	Portfolio linking parameters update	INFORMATION - tag stikprøver og tjek om det ser fornuftigt ud
7	Portfolio bibliographic record update	INFORMATION - portfolio linker til en ny CZ post. Den gamle CZ post fjernes automatisk, hvis den ikke er i brug
8	Electronic service base URL updated	INFORMATION - tag stikprøver og tjek om det ser fornuftigt ud Check et par portfolios om linkningen stadig virker - også via proxy. Tjek evt. om der er en ny stanza hos OCLC
9	Electronic service deleted	TJEK – VIGTIG - relaterer sig til 2. Service er også gjort lokal og unavailable, så man skal følge op
10	Electronic collection bibliographic record update	INFORMATION – har endnu ikke set nogen – lad os kigge på dem
11	Electronic Collection CDI search activation field updated	IHvis en allerede aktiveret collection bliver tilgængelig for CDI search activation, skal vi måske tage stilling til det
12	Electronic Collection CDI full text linking field updated	Hvis værdien skifter fra Link resolver til Link in record, skal vi reagere. Se nærmere her
13	Electronic Collection CDI search rights field updated	Hvis search rights skifter fra free til subscription, skal vi deaktivere CDI search
14	Electronic Collection CDI full text rights field updated	Hvis full text rights skifter fra Open Access til Subscription, skal det undersøges om vi har abonnement eller den skal deaktiveres. Hvis det omvendte sker, bør vi undersøge om et abonnement er ophørt og om group settings skal fjernes.
15	Electronic Collection CDI type field updated	Primært information.
16	Management level in community zone updated	Hvis den skifter til Not maintained, vil der hverken blive tilføjet nye titler eller rettet linkning og vi kan ikke fejlmelde problemer til Ex Libris. Afhængigt af om der er alternative collections og hvad vi har brugt dem til, bør vi overveje om vi skal genaktivere i en anden collection. Det samme gælder, hvis den skifter til Pending deletion. Yderligere oplysninger

OBS! Ovenstående afspejler ikke længere rækkefølgen af rapporterne i drop down-listen på fanebladet Review.
Når man gennemgår rapporterne kan det måske være en fordel at bytte om på rækkefølgen af 1 og 2:

2.”Electronic collection deleted” tjekkes før 1.“Portfolio deleted from non-active package”.
Begrundelse: Hvis der er mange slettede portfolier, vil det være en hjælp at vide om hele collection er slettet, da man i så fald skal tage samlet stilling til dem og ikke behøver at tjekke hver enkelt portfolio. Hvis man beslutter at slette hele collection inkl. portfolios, kan man blot afvise alle slettede portfolier fra den pågældende collection.

Collections der er autoaktiverede, for disse titler foretages intet - ingen tjek:

ABI/INFORM Global
ACM Digital LIbrary Complete
BioOne Complete
Business Insights: Essentials
Digizeitschriften
Ebook Central Perpetual, DDA and Subscription Titles (integrationsprofil for AU_AUH; DAB; ITU; KUB_RUC)
Ebscohost baser
Education Database
Elsevier ScienceDirect Journals Complete (integrationsprofil for KUB_RUC_CUH, DAB, ITU, AU_AUH)
Elsevier ScienceDirect Books Complete (do.)
Factiva
Gale Literature Resource Center
Gale OneFile: Business
Hein
IEEE/IET
JSTOR (alle journal collections)

JSTOR Autoholdings Books (integrationsprofil for AU_AUH og KUB_RUC_CUH)
Literature online
Ovid@Journals Complete (integrationsprofil for KUB_CUH)
Performing Arts Periodicals Database
Periodicals Archive Online Collection
Project Euclid Prime
ProQuest Central
ProQuest Psycarticles
Research Library
Sage Premier
Social Science Database
SpringerLink Journals - AutoHoldings (opdateres ved integrationsprofil)

SpringerLink Books - Autoholdings (opdateres ved integrationsprofil)

Taylor & Francis eBooks Complete - (opdateres ved integrationsprofil)

Taylor & Francis Journals Auto-Holdings Collection - (opdateres ved integrationsprofil)

Wiley Online Library – AutoHoldings Journals - (opdateres ved integrationsprofil)

Wiley Online Library – AutoHoldings Books - (opdateres ved integrationsprofil)

Open access eller free aktiverede pakker:
BioMed Central
e-periodica
DOAB
DOAJ Directory of open access journals free
Open Access
Openedition Journals
PERSEE
PubMed Central

OBS! Ovenstående liste er langt fra fuldstændig. De fleste open access-collections bør dog kunne identificeres som OA på baggrund af navnet

Forfatter: Michael Ferslev
Dato: 23. september 2019

Vejledningen revideres: hvert år
Datoer og initialer for løbende revidering:

Dato	Initialer	Hvad er ændret
16/3/2020	ANSK
25/6/2020	LEHE	Report typer tilføjet til Ex Libris generelle anbefalinger og vores interne informationer under pkt. I ALMA
14/9/2020	LEHE	Link til oversigt over hvem der arbejder med CZ update i en bestemt uge.
9/3-2021	ANSK	Nye CDI rapporttyper er tilføjet
3/6-2021	ANSK	Den indledende vejledning samt oversigten over rapporttyper er opdateret. Enkelte ændringer i listen over autoaktiverede collections
13/7-2021	ANSK	Tilføjet link til vejledning ang. "Electronic Collection CDI full text linking field updated"
10.8.21	LEHE	Årlig revidering
05.03.2024	ANSK	En tilføjelse i tabellen med rapporttyper samt et par rettelser som konsekvens af ændret release-tidspunkt
26.06.2024	ANSK	Tilføjelse om JSTOR Books Autoholdings