Databaser

Hvad er søgbart i Primos databasesøgning

• Electronic collections af typen database, som har en URL + unsuppressed bibliografisk post. Det er ikke muligt at gøre en portfolio databasesøgbar.
• Electronic collections af typen aggregator eller selective packages, hvis disse har tilknyttet en collection level URL + en collection level bibliografisk post, som ikke er suppressed. Som udgangspunkt er en eventuel post suppressed for disse typer collections, så det kræver et aktivt valg
  
  
  

Opmærksomhedspunkter ved aktivering og rettelser

• Mange af vores database collections er lokale, både collection og den tilknyttede post. Bemærk at der i nogle tilfælde både er aktiveret en portfolio fra CZ, f.eks. gennem en autoholdings integration eller en selective/aggregator package fra CZ foruden en lokal database collection, fordi der har været et ønske om at ressourcen skal være databasesøgbar.
• De lokale database collections har ikke nødvendigvis POL’er tilknyttet selv om de er i abonnement, så det er ikke altid nok at søge via POL-nummer for at få det hele med, når der skal ændres.
• Det er ikke muligt at tilføje en ordre til en database collection fra CZ uden at aktivere den samtidigt. Hvis forlagsansvarlig henvender sig, aktiverer vi den, men skynder os derefter at undertrykke den bibliografiske post, så den ikke bliver søgbar i Primo. Når databasen er klar til aktivering unsuppresses posten.
• Når man tilføjer en ekstra group setting til en database collection, er der ofte problemer med at få det til at slå igennem i Primo, således at brugere fra den senest tilføjede group ser linket. Dette kan som regel løses ved at opdatere posten med jobbet ”recalculate local ressource types”. Tålmodighed er dog også nødvendigt. Fremgangsmåde:

1. Søg på MMS ID’et i en all titles-søgning og gem søgesættet. Lav søgesættet via advanced search, hvis du har brug for at køre et job på flere poster på en gang.
2. Under Admin vælges run a job – søg på recalculate

3. Klik Next og marker dit søgesæt

4. Klik Next og herefter submit

5. Vent og tjek om posten nu vises med link i Primo

Emnekategorier til databaser

De bibliografiske poster skal have tilføjet emner til brug for databasesøgning i Primo. Der er etableret et workflow for dette.

SGs rolle i dette er at vedligeholde en collection (ikke en electronic collection) med de relevante bibliografiske poster.

Collection name: Databaser. Collection ID: 812224817940005763

Fra denne collection vil der blive trukket tilvækstlister med regelmæssige mellemrum, hvorefter nogle vil emnebestemme databaserne og andre vil tilføje emnerne til de bibliografiske poster.

Emner vil blive tilføjet som local extension i felt 925.

Ny databasepost, som skal tilføjes posten til collection ”Databaser”.

Det kan gøres på flere måder, men det enkleste er nok:

Søg all titles – MMS ID. Under de tre prikker I højre side finder man “Add to collection”

Rettelser/deaktiveringer

Hvis en database collection slettes helt – inkl. den bibliografiske post -  ryger denne også ud af collection ”Databaser”, så det er ikke et problem.

Hvis en database collection skal deaktiveres, gøres dette f.eks. ved at suppresse den bibliografiske post. Her vil det nok give mening at fjerne den fra ”Databaser”. Til revurdering når vi har eksempler.

Oprettelse af lokale databaser

Mange databaser kan ikke aktiveres fra CZ. Disse oprettes som en local electronic collection med en lokal oprettet bibliografiske post tilknyttet.

Om man starter med den bibliografiske post eller collection er ikke afgørende. Her beskrives fremgangsmåde startende med bibliografisk post.

Post:

• Gå til MD editor, klik new og vælg MARC21 Bibliographic:  KB database 
• Udfyld relevante felter i maskeposten:

008 - stå i feltet, tryk ctrl f og ret sprog, hvis det ikke er engelsk

245 $$a hovedtitel : *$$b undertitel   

246 1 $$a Alternativ titel 

260 $$b Forlag

520 $$a beskrivelse (tages så vidt muligt fra sitet hvis man kan finde en nogenlunde objektiv omtale af indhold/formål)

710 2  $$a Korporativt ophav

740 0 $$a Anden titelbiindførsel

• Notér/gem MMS ID til senere brug – bemærk at alle lokalt oprettede poster gemmes i netværkszonen; derfor ender MMS ID på 5761
• Save and release

Opret nu en collection under Resources – Add local electronic collection: 

• Udfyld public name (=hovedtitel) 
• Vælg collection type = Database 
• Vælg Library = E-ressourcer 
• Save and continue 
• På fanebladet Additional: tilføj level URL og tilknyt den bibliografiske post. Søg MMS ID på NZ fanebladet for at vælge posten. 
• Husk at tilføje group settings
• Save 
• Kopier MMS ID (denne gang er det IZ-MMS, som ender på 5763) 
• Tilføj den bibliografiske post til collection ”Databaser” som beskrevet i afsnittet Emnekategorier til databaser

Forfatter: Anne Skov
Dato: 2023-06-29

Vejledningen revideres: hvert år
Datoer og initialer for løbende revidering: