Sletning af e-ressourceposter i Alma

OBS! Vejledningen gælder kun poster på licenspligtige ressourcer

Når man sletter e-ressourcer, skal man være opmærksom på, at alle bibliografiske poster er forankret i netværkszonen.

CZ-poster:

Sletter man en aktiv CZ-linked ressource i IZ, er det tilstrækkeligt at slette portfolio (eller electronic collection) med valg af ”delete bibliographic records”. Dette sletter den bibliografiske post i IZ.
En CZ-linked bibliografisk post forsvinder automatisk fra NZ, hvis den ikke bruges i andre portfolios eller af andre konsortiemedlemmer.

Lokale poster:

Er der tale om lokale poster – dvs. poster, som er migreret fra Aleph med mærket EPRO, poster vi selv har oprettet i Alma IZ til licenspligtige ressourcer eller poster, som er blevet lokale, fordi de er slettet fra CZ – kræver det noget andet.
Enkeltvist kan poster slettes både i IZ og NZ fra MD editor.

Følg denne procedure ved sletning af en enkelt lokal post:

• Inden du sletter portfolio eller collection, skal du sikre dig at du kan genfinde den bibliografiske post – noter f.eks. MMS ID.
• Slet herefter portfolio eller electronic collection uden at slette posten:
• Ved ”Handling bibliographic records without inventory” vælges ”Do nothing”.
• Søg herefter den bibliografiske post som All titles via MMS ID.
• Hvis der stadigt er inventory tilknyttet, gøres ikke mere.
• Hvis der ikke er inventory tilknyttet og posten er mærket som lokal (med hus) hentes posten over i MD editor.
• Under Record Actions vælges Delete Record.
  
  
  

Sletning af et sæt af lokale bibliografiske poster

1. Lav en søgning på electronic portfolios, som kun fanger de portfolios, som ønskes slettet
2. Gem søgesættet.
3. Gå til Admin -> Manage set og lokaliser sættet
4. Under de 3 prikker vælges ”Itemize set”, hvilket gemmer endnu et sæt mærket Itemized
5. Under de 3 prikker for det nye sæt vælges ”Create title set”. Endnu et sæt gemmes, denne gang af typen All Titles
6. Under de 3 prikker ud for title-sættet vælges Save in Network.

Der er nu gemt et søgesæt i network zone, som senere kan bruges til at slette de bibliografiske poster helt

Herefter køres et slettejob i institution zone:

1. Gå til Admin -> Run a job
2. Find jobbet: Delete Portfolios, marker det, klik Next og vælg så det rigtige søgesæt med typen Electronic Portfolio
3. Udfyld parametrene som vist nedenfor og klik Next

4. Tjek antallet af poster, før du klikker Submit

5. Giv Anne besked om navnet på det søgesæt, som skal slettes fra NZ (i hvert fald indtil der besluttes andet om adgang til NZ)