Oprette en order- monografier

Denne vejledning beskriver, hvordan man placerer en order i ALMA på trykte bøger.

Der er forskellige Acquisition methods.
Indkøbsteamet i København arbejder med funds og anvender metoden Purchase, mens Aarhus anvender metoden Technical, da funds ikke anvendes.

Nedenfor beskrives 3 scenarier:

1. Oprette en order på materiale, som allerede haves i basen.
2. Oprette en order på nyt materiale, som ikke haves i basen.
3. Oprette en order udelukkende for at få et PO Line Number til materialet og for at kunne håndtere en faktura på materialet.

1. Oprette en order på materiale, som allerede haves i basen.

Brug de forskellige søgemuligheder til at finde den titel, der ønskes bestilt.

Når den ønskede titel er fundet, klikkes på de tre prikker og herefter på Order.

Hvis den bibliografiske post i samme proces skal tilrettes, sendes posten til Metadata Editor via klik på Edit Record knappen. Herefter laves PO Line via ikonet Indkøbsvogn. 

 Alternativt kan bruges: Tools > Marc Bibliographic > Create POLine & Exit eller genvejstasterne Ctrl+Alt+O.

Vinduet PO Line Owner and Type åbner:

PO Line type: ved indkøb af bøger vælges Recommended: Print Book - One Time.
 Hvis der indkøbes andre materialer fx dvd, cd’er etc, anvendes Physical - One Time.

PO Line owner: her vælges det bibliotek, man indkøber for fx KU Nord, KB Victor Albecks Vej, Aarhus m.fl.
Brug scroll-down menuen eller indtast selv i søgefeltet for at finde og vælge den rigtige PO Line owner.

Load from template: Vælg, hvis oprettet.

Hvis ikke oprettet, se: Oprette, redigere og slette en template - Ordre.

Udgangspunktet for denne PO Line er, at vi anvender en template og for at komme videre i processen klikkes på Create PO line.

I nogle tilfælde får man en Confirmation Message.
Den tjekkes.
Kun hvis alt er i orden, klikkes på Confirm.

Vi står nu i Purchase Order Line Details:
(Eksempel template: KU Nord)

Alma har oprettet et POL-nr.; i dette tilfælde POL-88116.  Samt givet Item/bogen en pseudo stregkode:

Hvis Library, Location eller Item Policy skal ændres, sker det ved klik på de 3 prikker og derefter Edit. Dummy-stregkode oprettes som default.

 Add location bruges ved bestilling af eksemplarer til flere forskellige locations.

Feltet Number of items to add giver mulighed for at få mange items oprettet hurtigt, hvis de har samme holding.

Add location kan også anvendes, hvis man har flere holdings i samme order.  
 Hvis Add location ikke viser en fuld liste af Library og Location, rettes efterfølgende i det specifikke item via de 3 prikker og derefter Edit.

Har man en note til købet, kan den tilføjes i Receiving note. 

I Material supplier vælges den Vendor, hvor materialet ønsket indkøbt.

Hvis Item Policy eller andet i Item skal ændres, sker det vha. klik på de 3 prikker og Edit (billedet ovenfor).

Derefter kommer følgende skærmbillede af item-posten frem. 

Find den rigtige Item Policy i scroll-down menuen.

Længere nede på samme side kan Library og Location ændres i Scroll-down menuen under permanent location.

Klik på Save og Alma gemmer ændringerne og vender tilbage til den foregående side, hvor vi stadig mangler at udfylde nogle informationer.

Purchase-orders:

1. List Price: Prisen udfyldes i korrekt valuta.
2. Quantity for pricing: Antal af
3. Fund Name: Budget udfyldes.
4. Acquisiton method: Purchase, når der arbejdes med funds.
5. Material type: fx Book – anvendes til udtræk fra Analytics.
6. Reporting Code: Fx bøger – anvendes til udtræk fra Analytics.

Tryk på Save and Continue.
Bogen bliver nu bestilt og får i Alma status som Auto Packaging.
På det inddaterede tidspunkt sender systemet bestillingen til leverandøren, og status bliver ændret fra Auto Packaging til Sent.
Alternativt benyttes Order now, hvis order skal sendes straks.

 Vores leverandører foretrækker Auto Packaging, fordi orders derved sendes til dem samlet. I Aarhus anvendes "Order now".

Eksempel på en Purchase-order:

Technical-orders:

1. List Price: Intet udfyldes.
2. Quantity for pricing:  Intet udfyldes.
3. Fund Name:  Intet udfyldes.
4. Acquisiton method: Technical.
5. Material type: fx Book – anvendes til udtræk fra Analytics.
6. Reporting Code: Fx bøger – anvendes til udtræk fra Analytics.

Tryk derefter på Order now.  

 Hvis man ikke arbejder med funds og priser, anvendes Technical.

Aarhus gør ikke brug af Funds og List Price, da deres regnskab føres i Indfak og Navision, men ikke i Alma. 

2. Oprette en order på nyt materiale, som ikke haves i basen.

Hvis den ønskede titel ikke er i basen, skal posten importeres fra en anden kilde. Fx WorldCat, Libris eller Bibsys og herefter oprettes en order.

 Danske poster importeres via Danbib, hvis de ikke er OAI-høstet.

Vælg Resources og herefter Search Resources.

Vælg den base du vil søge i ved drop down.

 Der er opsat importprofiler for hver enkelt base – se mere her: Import af enkeltposter. Eller vælg som herunder at søge i "Alle eksterne søgebaser"

I eksemplet søges på ISBN. 

Klik på Search.

 Alma husker hvilken base, du senest har søgt i.

Du skal ved ordsøgning huske at ændre til Keywords.

Resultatet af søgningen vises.

Klik på View for at se, om posten er brugbar.

Vælg den ønskede post og klik på Import.

 Posten kan tilrettes, hvis der er brug for det. Se her: Metadata editor - Ny version

Order oprettes enten via ikonet Indkøbsvogn eller med genvejstasterne Ctrl+Alt+O.

Processen er derefter, som beskrevet i scenarie 1.

 Hvis titlen ikke findes i importbaserne, oprettes en grundkatalogisering med de oplysninger, vi har om materialet. Titlen skal kunne genfindes i egen base og være verificerbar hos leverandør. 

3: Oprette en order udelukkende for at få et PO Line Number til materialet og for at kunne håndtere en faktura på materialet.

KUB (Jura) og DAB har en aftale med forlaget DJØF, som sender nye bøger på udgivelsesdagen.
Disse bøger har ikke en order i Alma, og der skal derfor oprettes én, således at fakturaen kan tilknyttes.

Trinnene fra beskrivelsen i scenarie 1 følges; men i PO Line Details vælges Technical (ikke Purchase)

Derefter trykkes på Order Now.

Bogen har nu fået et PO Line Number, der kan anvendes ved fakturamodtagelse.

Forfatter: Marie Kolind Krogsgaard Hansen

Dato for udarbejdelsen af vejledningen: 01.05.2021

Vejledningen revideres: hvert år eller efter behov

Roller og ansvar: Marie Kolind Krogsgaard Hansen

Datoer og initialer for løbende revidering: