Oprette Funds and Ledgers

Hop til starten af metadata

1. Oprettelse af ny Ledger
2. Oprettelse af ny Fund
3. Allokering af budgetbeløb

Budgetstrukturen vi anvender i Alma er 2-ledet og består af Ledger og Funds. 

• Ledger - "Overordnet budget" 
• Funds - De enkelte "fagbudgetter" (ex.: UT.KU.IKK)
• Eksisterende Ledgers fremfindes ved valg af Acquisition >> Funds and Ledgers. Herefter klik Ledger i næste vindue

• Der vises en liste over de oprettede Ledgers (i nedenstående tilfælde for budgetåret 2020 (FY-2020)

• Beskrivelsen af ledgeren viser tilhørsforhold, samt oplysninger om allokation, balance osv.
• Ønsker man at oprette en Fund til en eksisterende Ledger, se nedenfor (2. Oprettelse af ny Fund)

1. Oprettelse af ny Ledger

• I menulinjen vælg Acquisitions - Acquisitions Infrastructure - Funds and Ledgers
• Klik Add Ledger og tilføj relevante oplysninger
  

• Vinduet består af 3 dele: General, Reports og Rules
• General udfyldes med Name, Code og evt. Description; Owned by, Fiscal period og Currency kan vælges via dropdown menu

• Reports viser forbrug, balance osv.

• Rapporten viser det samlede forbrug, balance osv. I dette tilfælde 0, da der endnu ikke er tilføjet Funds

 Allokeringen af beløb foretages under de tilknyttede Funds 

• I Rules kan man sætte regler for brugen af Ledger, f.eks. tillade overforbrug

• I eksemplet ovenfor er Overencumbrance allowed og Overexpenditure allowed sat til No
• For at kunne forudbetale tidsskrifter er Expenditures prior to fiscal period og Fiscal period end encumbrance grace period sat til 90
• Det er dog muligt at tilpasse disse Rules i de tilknyttede funds, se nedenfor
• Ønskes den oprettede Ledger aktiveret, trykkesog herefter

2. Oprettelse af ny Fund

• I menulinjen vælg Acquisitions - Acquisitions Infrastructure - Funds and Ledgers
• Fremsøg den "Ledger", hvortil man ønsker at tilføje den ny "Fund" og klik Edit

• I menulinjen vælges Funds  

• Klik Add fund og vælg Allocated fund

• Vinduet består af 3 dele: General, Reports og Rules
• General udfyldes med Name, Code og Fund type (evt. Description). De med grå markerede felter er hentet fra Ledger og kan ikke ændres

• Reports viser forbrug, balance osv.

• I Rules kan man sætte regler for brugen af Fund. Klik 

 Det er muligt at vende tilbage tilbage til standardindstillinger (fra Ledger), ved at trykke Restore Rules information

• Ønskes budgettet aktiveret, trykkesog herefter

3. Allokering af budgetbeløb 

• Fremsøg den oprettede Fund for at allokere beløb til den
• Tryk Edit

• Klik Transactions

• Klik Allocate Funds
• Udfyld Allocation amount og Reporting code. Afslut med Add allocation transaction

• Gem med
• Man skal nu bekræfte, at man ønsker at foretage allokeringen ved klik på Confirm

• Fund er nu oprettet

---

Forfatter: Kim Neander

Dato for udarbejdelsen af vejledningen: 17.11.2020

Vejledningen revideres: Hvert andet år, eller ved behov

Roller og ansvar: Kim Neander og Nikolaj Hansen

Datoer og initialer for løbende revidering: