/
Information til AUL ledere m.fl. februar 2016

Information til AUL ledere m.fl. februar 2016

Owned by Lou Næraa
Last updated: Feb 12, 2016

 

1. Udsendt pr. mail 11.2.2016 via EVK til  AUL-koordinationsudvalg og AUL-lederne

 

Kære koordinationsudvalg,
Hermed information om ændringer i forbindelse med serverrumslukningen i marts. Jeg benytter mig af genbrug, og håber det er OK.
Mvh Ellen

From: Ellen Knudsen
Sent: Thursday, February 11, 2016 5:44 PM
To: Gitte Gjøde <gg@au.dk>; Maia Louise Lunn Vonsbæk (mvonsbaek@au.dk) <mvonsbaek@au.dk>; Hanne Munch Kristiansen <hmk@statsbiblioteket.dk>; Henrik Senfer (hse@au.dk) <hse@au.dk>; Per Lindblad Johansen <plj@au.dk>
Subject: Information om ændringer i forbindelse med SB's serverrumsflytning

Kære Susanne, Ditte, Maia, Gitte, Per, Henrik og Hanne,

Hermed en række informationer om ændringer, som vil ske i forbindelse med serverrumsflytningen i første weekend af marts.

I nedenstående information finder I en kommunikationsoversigt, hvoraf det fremgår at der sker en del i ugen efter vinterferieugen. Desuden er der en relativt detaljeret oversigt over de systemmæssige ændringer, der sker i forbindelse med nedlukningen i forbindelse med flytning af serverrummet.
Med hensyn til spørgsmål til systemmæssige ændringer foreslår jeg at I kontakter bibliotekssystemgruppens lokale medlemmer.

Jeg håber I alle er opmærksomme på at formiddagen mandag den 7. marts ser ud til at kunne blive lidt ud over det sædvanlige.

Mange hilsner Ellen


Kommunikation vedr. konsekvenserne af Statsbibliotekets flytning af serverrum & information om ændringer i systemerne

Kommunikationsplan:

22/23.. februar: Nyhed på medarbejder.au.dk og på studerende.au.dk der informerer om nedlukningen og dens konsekvenser.
22/23. februar: Nyhed på library.au.dk – nyhed til lånerne om lukningen.
Justerede åbningstider for Statsbiblioteket på library.au.dk
1. marts: P library.au.dk og på Search kommer der et advarselsskilt i toppen af siden.
1-4 marts: valgfri ophængning af opslag på dørene med datoen? (Henrik Senfer – ikke aftalt endnu)
4. marts: Alle betjeningssteder med MyPrint sætter sedler på printerne med henvisning til hvor man kan læse mere. Der vil være en skabelon i Agora (Henrik Senfer)
4. marts kl 18 – 7. marts kl 12: Søgefeltet deaktiveres og erstattes af en tekst med information om lukningen.
Anden trafik til Statsbiblioteket bliver i videst muligt omfang viderestillet til en infoside på Statsbiblioteket.dk med en reference til library.au.dk/ude-af-drift.
Mandag d. 7. marts: Når services er oppe at køre igen, fjerner vi løbende infotekster og sætter søgefeltet på igen.
Der løber info ud til bibliotekerne gennem driftsstatus og SB driftstatus via Twitter når vores services er oppe at køre igen.


Systemændringer:
Oversigt over ændringer omkring bibliotekssystemerne i forbindelse med servernedlukning.
Mere detaljerede informationer er sendt til Bibliotekssystemgruppens medlemmer, som vil have mulighed for at uddybe nedenstående.
3.3.2016
Ekstra lukkedag: Den 7.3.16 er indsat som lukkedag, dvs. at ingen lån, oprettet efter at ændringen er indsat, forfalder den dag.
4.3.16, kl. 18
Bibliotek.dk, Netpunkt og Digital Artikelservice
SB lukker for bestillinger i bibliotek.dk, Netpunkt samt Digital Artikelservice. Vi fraråder at henvise brugerne til disse services i lukkeperioden, da de enten slet ikke vil fungere eller fungere uforudsigeligt. Brugerne vil så vidt muligt få en systemgenereret fejlmeddelelse med en forklaring.
Autofornyelsesjobbet (lån som fornys automatisk i Alephsystemet)  køres en ekstra gang manuelt før lukningen, for at sikre at der ikke bliver huller i autofornyelserne.
7.3.16:
•    Nedtagning fra ventehylde foretages ikke den 7.3., men udskydes til den 8. eller 9.3. Jobbet, der genererer udtrækket, køres først natten mellem den 7. og 8.3.16
•    Påmindelser kører ikke i lukkeperioden, og betjeningsstederne er enige om at der ikke opkræves gebyrer i dagene efter, hvis låneren ikke mener at have modtaget en reminder
•    Nødudlån: (OBS. Ændret i forhold til tidligere udsendt information)
Nødudlån/-aflevering på selvbetjeningsautomater (offline mode): Betjeningssteder, som har automater med denne funktionalitet, beslutter, om de vil anvende denne mulighed.
Bistand til betjening/opsætning/opfølgning af nødudlån skal aftales med leverandøren af selvbetjeningsautomaten og ikke med Statsbibliotekets helpdesk.
SB tilbyder nødudlån/aflevering mandag den den 7.3., hvis systemerne ikke er oppe, når biblioteket åbner kl. 8.
•    Bestillinger: SB åbner for bestillinger fra Netpunkt, bibliotek.dk og Digital Artikelservice, så snart det er muligt.
•    Hjemkaldelser køres først natten mellem den 7. og 8.3.16


2. Udsendt af LN til Bibliotekssystemgruppen og Alephsystemgruppen 11.2.2016

Til bibliotekssystemgruppen og Alephsystemgruppen

Nedenstående er sendt i lidt forkortet form til AUL-lederne og ledere på SB

På møde den 2.2.2016 mellem relevante medlemmer af Alephsystemgruppen og Dorte Uldbjerg, blev der vedtaget et antal opgaver, der skulle udføres i forbindelse med systemlukningerne 4.-7.3.16.

Det endelige resultat blev nedenstående:

3.2.2016

Ekstra lukkedag: Den 7.3.16 er indsat som lukkedag, dvs. at ingen lån, oprettet efter at ændringen er indsat, forfalder den dag.

 

4.3.16, kl. 18

Bibliotek.dk, Netpunkt og Digital Artikelservice
SB lukker for bestillinger i bibliotek.dk, Netpunkt samt Digital Artikelservice. OBS: Netpunkt og bibliotek.dk skal også lukkes lokalt på BSS (DU?), ST (BSJ?) og Emdrup (CEJ's afløser?); kontakt Henrik Haagensen, hvis der er brug for råd og vejledning.

Netpunkt: Bestilknappen forsvinder, men der er information om lukningen under Info-knappen.

Bibliotek.dk:

  • lånere med AUL/SB-tilknytning kan ikke bestille materialer fra AUL/SB, men vil såvidt muligt få en fejlmeddelelse hvis de forsøger
  • de kan  kun bestille materialer fra andre biblioteker med en alternativ lånerprofil, fx lokalt folkebibliotek, og kun til afhentning andre steder end AUL/SB
  • de kan ikke benytte e-ressourcer fra AUL/SB, men vil såvidt muligt få en fejlmeddelelse hvis de forsøger

Autofornyelsesjobbet (lån som fornys automatisk i Alephsystemet)  køres en ekstra gang manuelt før lukningen, for at sikre at der ikke bliver huller i autofornyelserne.

7.3.16:

  • Nedtagning fra ventehylde foretages ikke den 7.3., men udskydes til den 8. eller 9.3. Jobbet, der genererer udtrækket, køres først natten mellem den 7. og 8.3.16
  • Påmindelser kører ikke i lukkeperioden, og betjeningsstederne er enige om at der ikke opkræves gebyrer i dagene efter, hvis låneren ikke mener at have modtaget en reminder
  • Nødudlån: (OBS. Ændret i forhold til tidligere udsendt information)
    Nødudlån/-aflevering på selvbetjeningsautomater (offline mode): Betjeningssteder, som har automater med denne funktionalitet, beslutter, om de vil anvende denne mulighed.

    Bistand til betjening/opsætning/opfølgning af nødudlån skal aftales med leverandøren af selvbetjeningsautomaten og ikke med Statsbibliotekets helpdesk.
    SB tilbyder nødudlån/aflevering mandag den den 7.3., hvis systemerne ikke er oppe, når biblioteket åbner kl. 8.

  • Bestillinger: SB åbner for bestillinger fra Netpunkt, bibliotek.dk og Digital Artikelservice, så snart det er muligt. Første hold bestillinger fra Alephsystemet køres efter planen den 7.3. kl. 12
  • Hjemkaldelser køres først natten mellem den 7. og 8.3.16

Hvis der er spørgsmål til ovenstående er man velkommen til at kontakte Henrik Haagensen, hhaa@statsbiblioteket.dk

Venlig hilsen

Lou Næraa