Søgesæt og jobs

Owned by Lene Herskind
Last updated: Sept 18, 2020 by Anne Skov
8 min read

Generelt om søgesæt og jobs


Søgesæt kan dannes og gemmes i Alma, og bruges til en række forskellige formål - som oftest som grundlag for kørsler af forskellige typer af jobs. Der findes to forskellige typer søgesæt:

  • Logical sets er dynamiske sæt, og er resultatet af en præ-defineret søgning - det vil opdateres hver gang du kører sættet, og altid reflektere det indhold der passer til søgeparametrene.
  • Itemized sets er statiske sæt som manuelt opbygges og vedligeholdes. Indholdet af søgesættet vil altid være det samme, med mindre du selv foretager ændringer (tilføjelser/sletninger). Den enkelte post indeholdt i søgesættet er i Alma kaldet "members".



    Du kan danne søgesat bestående af: bibliografiske poster, PO Lines, brugerkonti, eller beholdninger med en bestemt lånerstatus.

 Man kan bruge et søgesæt til at identificere en given mængde poster, der på en eller anden måde skal anvendes til et job i Alma. Det kan eksempelvis være:

  • Flytning af en mængde portfolier fra én Electronic Collection til en anden
  • Tilføje samme note til en bestemt mængde titler
  • Opdatere status på PO Lines
  • Foretage simultane ændringer i bibliografiske poster
  • Og selvfølgelig kan man også blot bruge det til at gemme et søgeresultat der skal bruges i studie eller -forskningssammenhæng.

Nogle opgaver kan Alma udføre som et job, altså en defineret og automatiseret proces, der har som forudsætning at det kan kun køres på en defineret mængde poster. 

Både sets og jobs findes under Admin → Monitor Jobs og Manage Sets. Bemærk at et søgesæt både kan defineres som privat eller public.


Opret søgesæt

Du kan oprette søgesæt på forskellige måder:

  • Direkte fra et søgeresultat: klik på "Save query" øverst til højre når har foretaget en søgning i Alma - det vil blive gemt som et logical set, og blive automatisk opdateret hver gang du efterfølgende aktiverer søgeresultatet.

    I eksemplet herunder er der søgt på Electronic portfolios, men du kan også søge på Electronic Collections. Hvis du på denne måde skal danne et logical søgesæt bestående af den eksakte mængde portfolier i den elektroniske Collection, kan du søge i registret "Electronic portfolios" og enten "Electronic Collection name" eller "Electronic Collection PID".


  • Fra menuen øverst: Admin → Manage Jobs and Sets → Manage Sets → Add Set.
    Her kan du også se allerede eksisterende søgesæt. "My Sets" er private søgesæt, som kun kan ses og rettes af dig. "Public Sets" er alle søgesæt der er gemt, så de også er tilgængelige for andre medarbejdere på KB.

  • Opret et logical søgesæt:

    Uanset om du opretter et logical søgesæt via en søgning eller via menuen, skal du definere de samme parametre for dit sæt:
    Set name (obligatorisk): navngiv dit sæt med en unik og let genkendelig titel.
    Description: bliver ikke vist i oversigten over søgeresultater, men kan bruges til en uddybende beskrivelse af hvad søgesættet består af, og eventuelt hvad det skal bruges til.
    Set content type (obligatorisk): vælg hvilken type poster dit søgesæt består af (eks. PO lines eller electronic portfolios). Dette har også betydning for hvilke jobs du kan udføre på sættet. Kan kun indeholde én type. Hvis du opretter dit søgesæt direkte fra en søgning, er denne præ-udfyldt med den post-type (eks. electronic portfolios) du har søgt på.
    Private: vælg her om dit søgesæt kun skal være tilgængeligt for dig.
    Active: vælg her om dit søgesæt skal være aktivt. Der kan kun udføres jobs på et aktivt søgesæt.

    Klik "next" eller "save", afhængigt af om du opretter dit søgesæt via menuen eller via en aktiv søgning. Husk at fordi vi arbejder med et logical søgesæt vil alle søgeresultaterne blive inkluderet i sættet, der også automatisk vil blive opdateret med nye resultater der matcher søgesættets kriterier, hver gang vi bruger det fremover.

    Du kan nu finde søgesættet via Manage Sets. Klik på "row action list" for at se de muligheder du nu har for at arbejde med søgesættet:
    Results: her kan du se det aktuelle indhold i søgesættet - resultaterne vil blive præsenteret som en aktiv søgning. Hvis du skal foretage ændringer i søgesættets resultater, skal du gøre det via "results": her kan du foretage en modificeret søgning og klikke "save query" når du er færdig. Dette vil gemme de nye resultater.
    Edit: her kan du foretage generelle ændringer i indstillingerne for søgesættet.
    Itemize: Omdanner dit søgesæt til et itemized søgesæt, altså nu et statisk sæt. Du kan i essensen betragte det som en "save as" funktion, da det opretter et snapsnot af det eksisterende resultat for et logical søgesæt.

  • Opret et itemized søgesæt:

    Kan kun oprettes via menuen. Du skal definere følgende parametre for dit sæt:
    Set name (obligatorisk): navngiv dit sæt med en unik og let genkendelig titel.
    Description: bliver ikke vist i oversigten over søgeresultater, men kan bruges til en uddybende beskrivelse af hvad søgesættet består af, og eventuelt hvad det skal bruges til.
    Set content type (obligatorisk): vælg hvilken type poster dit søgesæt består af. Dette har betydning for hvilke jobs du kan udføre på sættet. Kan kun indeholde én type. Content type kan ikke ændres for itemized sægesæt efter oprettelse.
    Private: vælg her om dit søgesæt kun skal være tilgængelig for dig.
    Active: vælg her om dit søgesæt skal være aktivt. Der kan kun udføres jobs på et søgesæt, hvis det er defineret som aktivt. 

    Du kan vælge to måde at tilføje items til dit sæt:
    Add members to set: her kan du vælge individuelle tilføjelser fra en søgning.
    Add Contents From File to Set: tilføj resultater til dit søgesæt via upload af en fil. Filerne skal være i tekst (.txt, .csv) eller Excel (.xls, .xlsx) format, og kun indeholde én kolonne med identifikatorer på de poster der skal inkluderes i sættet. Du skal inkludere en header i øverste række, der definerer hvilken identifikator du bruger - Alma begynder først at læse selve idenfikatorerne i filens række nr. 2. Se yderligere i Alma online help her:
    https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/050Administration/070Managing_Jobs/060Managing_Search_Queries_and_Sets#Creating_Itemized_Sets

    Bemærk at du kun kan uploade en fil for at danne dit søgesæt én gang - efterfølgende må du enten tilføje individuelle items til dit sæt, eller oprette et andet søgesæt med en ny fil, og kombinere de to sæt.

    Klik "save" når du er færdig.

    Du kan nu finde søgesættet via Manage Sets. Klik på "row action list" for at se de muligheder du nu har for at arbejde med søgesættet:
    Edit: her kan du foretage generelle ændringer i indstillingerne for søgesættet.
    Members: Her du fjerne eller tilføje individuelle poster ("members") i dit søgesæt.

Jobs

Dannelse af et søgesæt i Alma, giver mulighed for efterfølgende at arbejde med poster i større mængder, der alle skal ændres på samme måde. Ex Libris definerer et job i Alma som "“a scheduled, invoked, or on-request process that runs in the background.”

Der findes tre primære job-typer i Alma:

  • Scheduled jobs som køres ud fra et prædefineret skema, etableret enten af systemet eller relevante KB-ansvarlige.
  • Workflow jobs som køres automatisk efter behov; eksempelvis eksport af ordrer til en leverandør efter PO-L'er er oprettet og pakket i en PO. 
  • Manual jobs er tilgængelige efter behov, kræver et søgesæt jobbet kan udføres på, og udføres kun når man aktivt beder Alma om det. Det er denne jobtype følgende vejledning beskæftiger sig med. 

Forberedelse af job

Alma tilbyder et meget intuitivt workflow for tilretning af poster:

  1. Opret et søgesæt med de poster du vil ændre
  2. Kør et job, der ud fra prædefinerede parametre opdaterer posterne i dit søgesæt. Alma gør resten.
    Derfor er det enormt vigtigt at job-kørsler er planlagte og testede inden de afvikles!


INDEN DU KØRER ET JOB BØR DU FØRST TESTE JOBBETS RESULTATER I SANDBOX FOR AT SE KONSEKVENSERNE!
(Yderligere beskrivelse følger her, når der er fastlagt workflow for test af jobs.)
Se også Harvard workflow: https://wiki.harvard.edu/confluence/display/LibraryStaffDoc/Planning+and+Testing+Jobs

Kør et job
Admin → Manage Jobs and Sets → Run a job. Her kan du vælge blandt tilgængelige jobs. Ikke alle jobs er tilgængelige for alle beholdningstyper. Når du har valgt job, skal du klikke på "next".

Run a job - select a set: I næste trin skal du vælge det søgesæt du vil bruge til det aktuelle job. Kun aktive søgesæt bestående af en relevant beholdningstype vil blive fremvist. Når du har valgt sæt, skal du klikke på "next".

Run a job - enter task parameters: I næste trin skal du definere relevante parametre for det job, du har valgt - altså hvilke ændringer du ønsker at foretage. Dette er forskelligt afhængigt af job. Når du har valgt parametre, skal du klikke på "next".

Run a job - review and confirm: Navngiv dit job så du kan genfinde det med henblik på overvågning og vurdering. Klik på "submit" når du er færdig. Du vil se en pop-up besked der bekræfter antallet af "members" der vil blive påvirket af jobbet - du skal sikre dig at dette antal stemmer overens med dine forventinger. Klik på "confirm" for at starte jobbet.

Der er mange forskellige typer jobs der kan afvikles, som alle har forskellige formål. Se oversigten på følgende link for beskrivelse og uddybning af de enkelte jobs og det workflow der er knyttet hertil:
https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/050Administration/070Managing_Jobs/020Running_Manual_Jobs_on_Defined_Sets


Delete portfolios jobs

Fremgangsmåde for sletning

Til brug for P2E-oprydning: der er allerede dannet en række søgesæt, der hver især dækker en mængde P2E ebogs-pakker der skal slettes.

Normalt skal man selv danne søgesæt inden jobkørsel.


Admin --> Manage jobs and sets -->  Run a Job

Vælg Type: ”Withdraw”, Name: ”Delete portfolios”. Klik next.

Vælg søgesæt jobbet skal udføres på. Klik next.

Portfolio is linked to an active PO-line: hvis der er active PO-lines, skal disse i første omgang bibeholdes. Er vidst kun tilfældet for sættet ”Dawson”. Vælg ”Skip”.

Portfolio is linked to an active e-Activation task: vælg “Delete portfolio”. 

Handling bibliographic records without inventory: vælg “Delete bibliographic record(s)”. 

Kør job.

–-- her kan indføres mere detaljerede beskrivelser af KB-specifikke workflows for jobs, når de senere etableres --– 

Bemærk: Lokale bibliografiske poster (ikke CZ-linked), som slettes fra IZ, bliver ikke automatisk slettet fra NZ. Derfor vil de medvirke til multimatch-fejl ved load af nye titler, hvis de ikke også slettes derfra. For at slette dem fra NZ, skal man kunne have et title set på dem, og da lokale felter ikke overføres fra IZ til NZ, gøres det nemmest, inden man sletter i NZ:

  • Fra et itemized portfolio set kan man danne et title set under Admin → Manage Jobs and Sets → Manage Sets
    Hvis man har gemt et logical set med electronic portfolios, vælges først itemize set fra row actions list.
  • Fra et itemized portfolio set får man muligheden: create title set
  • Fra et title set får man muligheden: save in network
  • Husk at notere set-navnet, så det kan findes i NZ

Overvågning af jobs

Admin → Manage Jobs and Sets → Monitor job. Her kan du både se planlagte, kørende, og afsluttede jobs. 

For hvert kørende job kan du, udover en progress bar, også se status på jobbet:

  • Queued – The job will run only after a blocking job completes. For example, only one electronic activation job can run at a time.
  • Pending – The job is waiting for system resources to run.
  • Initializing – This is relevant for multi-part jobs only.
  • Running – The job is running.
  • Aborting – Alma is stopping the job.
  • Finalizing – The actions that result from the job running are being carried out — for example, processed files are being sent to their recipient.


Under afsluttede jobs ("history") kan du se endelig status på jobkørslen:

  • Aborted by System – Canceled by the system.
  • Aborted by User – Canceled by the user.
  • Completed successfully – The job was processed successfully.
  • Completed with errors – The job was not processed completely due to a technical problem. The job may have been partially processed. If the number of errors is below a certain threshold (which is different for each job), the job ends as Completed with warnings.
  • Completed with no bulks – The job completed successfully; however, no relevant records were found.
  • Completed with Warnings – The job completed successfully, but produced warnings. If the number of errors is above a certain threshold (which is different for each job), the job ends as Completed with errors.
  • Failed – The job failed to run.

Hvis du har behov for at indhente yderligere information (eks. i tilfælde af "completed with errors"), kan du klikke på "Report" i "row action list". Hvis der er opstået fejl i forbindelse med kørsel af et job, er det vigtigt at finde ud af hvori fejlen ligger, og hvad der skal rettes for at jobbet kan køres med det forventede output. Fejlmeddelelser kan variere afhængig af jobtype.

Ex Libris dokumentation

Video-introduktion til søgesæt og jobs: http://exl-edu.com/01_Alma/Alma_Essentials_New_UI/Resource_Management/Creating_Sets_Running_and_Monitoring_Jobs_New_UI/story_html5.html?lms=1

Managing jobs and sets dokumentation: https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/050Administration/070Managing_Jobs

Managing search queries and sets: https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/050Administration/070Managing_Jobs/060Managing_Search_Queries_and_Sets

Running manual jobs on defined sets: https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/050Administration/070Managing_Jobs/020Running_Manual_Jobs_on_Defined_Sets


Forfatter: Michael Ferslev
Dato: 4. februar 2020

Vejledningen revideres: hvert år
Datoer og initialer for løbende revidering:

Dato

Initialer

Hvad er ændret