Oprettelse af lokale Collections og Portfolios

Owned by Lene Herskind
Last updated: Aug 10, 2021
7 min read


Oprettelse af lokale Collections (herunder også databaser, der i Alma er defineret som en bestemt form for Collection) og Portfolios betyder oprettelse af lokalt administrerede ressourcer, der ikke nødvendigvis linkes til Community Zone (afhænger af behov). Det kan anvendes hvis en ressource endnu ikke er tilgængelig i Community Zone, eller hvis vi af andre årsager har lokale behov der skal prioriteres - eksempelvis ved brugerdrevne anskaffelses-modeller, hvor vi har behov for at kunne skelne købte og ikke-købte titler fra hinanden, på en måde der ikke kan understøttes i CZ.

Hvis der ikke findes lokale behov, skal du aktivere Collection eller portfolie direkte fra Community Zone såfremt den er tilgængelig dér.

Bemærk: det er endnu ikke endeligt afklaret hvordan og hvornår det i KB's work-flows er relevant at anvende lokale Collections og/eller portfolier.

Opret en lokal Collection eller Database

Inden du opretter en lokal Collection eller Database bør du:

  1. Søge i Institution Zone for at bekræfte at den elektroniske Collection ikke allerede eksisterer.
  2. Søge i Community Zone for at bekræfte at den elektroniske Collection ikke allerede eksisterer (eller at CZ Collection ikke er tilstrækkelig til at understøtte KBs behov).

Når du skal tilføje en lokal Collection, skal du også tilføje en Service: den beskriver hvordan adgang fungerer til de portfolier der inkluderes i den pågældende Collection. Det er dog ikke nødvendigt at definere Service for en database, da den ikke bruger portfolier. 

  1. Fra Resources i top-menuen, vælg Add Local Electronic Collection

  2. I Electronic Collection Editor, skal du definere følgende obligatoriske parametre:
    Public name: den titel der bliver vist i Primo. Vælg en passende beskrivende titel. 
    Collection type, enten:
                  Selective package: kun de portfolier du aktivt vælger fra en pakke aktiveres
                  Aggregator package: alle portfolier tilføjes og aktiveres automatisk for den lokale Collection
                  Database: Collection er baseret på en online database post, og kan IKKE indeholde portfolier.
    Service type, enten:
                  Full text:     vælges for alle Collections, der IKKE er en database
                  None: vælges for alle databaser
    Library: For licenspligtige ressourcer vælges "e-ressourcer". Dette library skal ikke benyttes til andre electronic collections.

  3. Klik på "Save and continue"

Hvis du har valgt Service type: Full text (hvis du arbejder med en Collection med Portfolios) vil du blive ført videre til Electronic Service Editor, hvor du skal definere en række aktiverings parametre:


  1. Service activation status: Vælg "available" hvis du vil aktivere Service for den lokale collection nu. Aktivering betyder at portfolierne i den lokale Collection vil blive publiceret til Primo, og dermed blive vist for brugerne. Modsat betyder "Not available" at portfolierne ikke vil blive vist i Primo.

  2. Klik videre til fanebladet Linking: om og hvilke parametre du skal udfylde er kontekstafhængigt af den Collection du skal oprette.
    Du kan her vælge "Proxy Enabled: Yes" for at indikere at din Collection som default skal have en aktiv proxy - men du behøver ikke definere hvilken proxy der skal bruges. Det kan du, hvis det er relevant, definere under "Group settings". Hvor du skal definere proxyvalg afhænger af hvilke brugere der har adgang til indholdet i Collection, og om de har adgang til de samme portfolier. Hvis flere grupper skal tildeles adgang til forskellige portfolier, eller portfolier med forskellig dækning, SKAL du tildele proxy under Group Settings.

    Se Ex Libris dokumentation for yderligere beskrivelse af de enkelte felter (Adding a local electronic collection → Linking tab options): 
    https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/040Resource_Management/050Inventory/020Managing_Electronic_Resources#Adding_a_Local_Electronic_Collection

  3. Klik videre til fanebladet Portfolios: Du kan her tilføje portfolier til den lokale Collection på flere forskellige måder:
                1. Add local portfolio: tilføjer enkelt portfolier. Her kan du enten oprette en ny portfolie, eller bruge en eksisterende. Du kan godt vælge en eksisterende Community Zone portfolie, selvom den skal bruges i en lokal Collection.
                2. Add from set: tilføjer portfolier fra et søgesæt
                3. Load portfolios: tilføjer portfolier fra en excel-fil (.xls eller .xlsl). Dette sker via portfolio loader.
    Når der er tilføjet portfolier kan du her også aktivere/deaktivere én eller flere portfolier.

  4. Klik videre til fanebladet Group Settings, og definér Inventory Management Groups (altså hvilke brugergrupper der skal have adgang til ressourcerne i denne Collection).
       a. Vælg "Add Settings for Group", og vælg den eller de grupper der skal have adgang.
       b. I "Proxy enabled" vælg:
          "Yes": Tilføjer en proxy knyttet til gruppen. Når en bruger der er tilknyttet den pågældende gruppe vil tilgå ressourcen, bliver denne proxy anvendt til at autorisere adgang.
          "No": Tilføjer ikke en proxy for gruppen.
          "Resource default": Bruger default proxy-definering, hvis dette er angivet for ressourcen (service). Dette vil være problematisk hvis flere grupper knyttes til Collection, da de ikke benytter samme proxy for at autorisere adgang.
    Se i øvrigt dokumentation om "Resolver Proxies", link angivet i bunden af vejledningen.

  5. Klik videre til fanebladet Notes, hvis der skal indføres noter om adgangsforhold eller lignende. Disse noter vil blive vist i Primo.

  6. Klik på "Save" øverst til højre når du har defineret alle relevante parametre. 

Hvis du har valgt Service type: None (i tilfælde af databaser), eller når du er færdig med Electronic Service Editor, vil du blive ført videre til Electronic Collection Editor:

       7. Hvis yderligere parametre skal defineres, kan du konsultere en fuld oversigt hos Ex Libris for beskrivelse af de enkelte felter:
           Electronic Collection Editor Tabs and Fields: //knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/040Resource_Management/050Inventory/020Managing_Electronic_Resources#Managing_Electronic_Collections 

           Hvis du arbejder med en database er følgende felter obligatoriske at udfylde, før Collection kan aktiveres og publiceres til Primo:

          Når du er færdig med at definere parametre, skal du klikke på "Save" øverst til højre. Din Collection er nu oprettet og klar brug. Du kan bruge den nyoprettede database-collection som udgangspunkt for oprettelse af ordre, hvis du ikke kan bestille via Community Zone.

Verificér at databasen er synlig og søgbar i Primo:

Lav en "All titles" søgning på databasen i Alma (husk at dette forudsætter at database-posten inkluderer et link). Vælg "view it" fra row action list. Hvis den dukker op i discovery, er oprettelse af database-collection korrekt udført.

Ændre en lokal Collection eller Database

  1. Søg den Collection du skal ændre frem
  2. Vælg "Edit Collection" fra rows action list.
  3. Foretag dine ændringer i Electronic Collection Editor.
  4. Klik "Save" for at gemme dine ændringer.


Deaktivere en lokal Collection eller Database

Hvis du skal deaktivere en lokal Collection, skal du deaktivere Service for den pågældende Collection - det vil i praksis deaktivere alle portfolier tilknyttet din Collection.

  1. Søg den Collection du skal deaktivere frem
  2. Vælg "Edit Collection" fra rows action list
  3. Klik på fanebladet "Additional"
  4. Scroll ned til "services", klik på rows action list fra den service du skal deaktivere, og klik "deactivate". Husk at trykke "save" for at gemme din ændring. Du kan også klikke "delete", hvis du helt vil slette service.
    Bemærk igen at for at deaktivere en Collection, skal alle tilknyttede portfolier deaktiveres, hvilket opnås via dette workflow.


Link lokal Collection til Community Zone

Se følgende dokumentation: https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/040Resource_Management/050Inventory/020Managing_Electronic_Resources#Linking_a_Local_Electronic_Collection_to_the_Community_Zone


Opret en lokal portfolie

Hvis du skal oprette en lokal portfolie, kan du oprette den som enten stand-alone portfolie, eller knytte den til en Collection

Inden du opretter en lokal portfolie bør du:

  1. Søge i Institution Zone for at bekræfte at portfolien ikke allerede eksisterer.
  2. Søge i Community Zone for at bekræfte at portfolien ikke allerede eksisterer/kan bruges lokalt.

Hvis ovenstående er tilfældet, kan du fortsætte med oprettelsen:

  1. Fra Resources i side-menuen, vælg Add Local Portfolio
  2. I "New Portfolio" skal du definere følgende obligatoriske parametre:

    Descriptive information
    Creation type: enten "create new title", hvilket skaber en ny kort bibliografisk post; eller "use exisisting title" som du kan bruge hvis en bibliografisk post til denne portfolie allerede findes i Institution- eller Community Zone. Du kan godt bruge en bibliografisk post fra Community Zone, hvor portfolien er linket til en anden Collection end den du skal bruge - du kan selv efterfølgende i denne proces definere hvilken lokal Collection du vil knytte portfolien til.
    Du kan eventuelt oprette eller importere en bibliografisk post inden du opretter portfolien.
    Bemærk: du skal ikke genbruge en bibliografisk post til et trykt eksemplar af samme titel!
    Record type: kun aktuelt ved oprettelse af ny titel.
    Title:  Inddateres ved ny post, genbruges ved eksisterende post
    Andre felter er ikke obligatoriske

    General information
    Portfolio type: "Stand-alone" eller "Part of an electronic collection". Stand-alone portfolier frarådes! Du vælger her hvilken Collection du vil knytte portfolien til. Resten af de obligatoriske felter vil automatisk udfyldes med oplysninger fra Collection.

    Coverage information
    Inddateres hvis det er relevant, fortrinvis i tilfælde af tidsskrift.

    Inventory and linking information
    Availability status: er som udgangspunkt angivet som "active", men kan ændres til "inactive" hvis det er relevant, eksempelvis i forbindelse med klausulerede materialer.

    Kan defineres, men hvis portfolien knyttes til en Collection, vil disse parametre være defineret på højere niveau. Vælg eventuelt "Proxy enabled: Yes" (uden at definere proxy), "Available: Yes", og material type.

    Klik "Save and done" når du er færdig. Portfolien er nu oprettet, og du kan teste om adgang virker. 


Ex Libris dokumentation


Om oprettelse af lokale Collections og Databaser: https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/040Resource_Management/050Inventory/020Managing_Electronic_Resources#Adding_a_Local_Electronic_Collection

Om Proxy relationships (hvilket niveau skal jeg definere proxy på?): https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/090Integrations_with_External_Systems/030Resource_Management/220Resolver_Proxies

Managing local portfolios: https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/040Resource_Management/050Inventory/020Managing_Electronic_Resources#Managing_Local_Portfolios

Om at tilføje, opdatere, eller slette portfolier i klynger: https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/040Resource_Management/050Inventory/020Managing_Electronic_Resources#Adding.2C_Updating.2C_or_Removing_Portfolio_Information_in_Bulk_Using_an_Excel_File

Forfatter: Michael Ferslev
Dato: 1. november 2019

Vejledningen revideres: hvert år
Datoer og initialer for løbende revidering:

Dato

Initialer

Hvad er ændret

10.8.21

LEHE

Årlig revidering