Flytning af portfolier

Der er flere scenarier hvor det kan være relevant at flytte en portfolie i Alma, men ofte vil man søge at flytte portfolien til en anden bibliografisk post eller Collection. Det er ikke umiddelbart muligt at sætte faste regler op for hvornår en flytning er relevant - det er i høj grad kontekstafhængigt, og bør derfor bero på en objektiv analyse af hvad der vil være den bedste løsning. Husk at en portfolie ikke er lig med en bibliografisk post, men snarere kan ligestilles med et elektronisk eksemplar af det værk, der er beskrevet i den bibliografiske post.

Bemærk i øvrigt at termen "flytte" i realiteten betyder at man linker portfolien til en anden entitet, hvad enten det så er en bibliografisk post, eller en Collection.

Flytning af portfolie mellem bibliografiske poster

Der er tre primære årsager til at det kan være relevant at linke en portfolie til en anden bibliografisk post:

1. Det nuværende link er til en bibliografisk post i Community Zone, som kan være mangelfuld (dårlig kvalitet, mangel på unikke identifikatorer, etc.)
2. Det nuværende link er til en bibliografisk post på en forkert titel eller i forkert format (trykt, frem for elektronisk)
3. Det nuværende link er til en bibliografisk post i Community Zone, men der er behov for tilføjelse af lokale felter i posten.
   
   

Vælg en ny bibliografisk post at linke til:

1. Søg først i Community Zone efter en (anden) egnet bibliografisk post
2. Hvis der ikke kan findes en egnet post i Community Zone kan du importere den post du foretrækker fra en ekstern leverandør. Det skal du gøre inden du linker til den nye post.
3. Hvis punkt 1 eller 2 ikke er brugbare, kan du oprette en helt ny bibliografisk post.

Link portfolie til den valgte bibliografiske post:

1. Søg i Alma efter Electronic portfolio, og find den portfolie du skal flytte.
2. Klik på Edit Portfolio
3. Klik på Relink to Another Bibliographic Record (du finder muligheden øverst til højre i skærmbilledet). Du nu vil nu se en ny dialogboks, "Relink Confirmation"
4. Klik på Choose Title, og find den bibliografiske post du skal flytte portfolien til. Som udgangspunkt foretager du søgning i Institution Zone, men du kan vælge at flytte søgning til Network- eller Community Zone.
5. Klik på den bibliografiske post du nu vil linke portfolien til. Dialogboksen "Relink Confirmation" vises igen, nu med den titel du har valgt.
6. Vælg en af følgende muligheder for Handling bibliographic records without inventory (denne mulighed definerer hvad der skal ske med den bibliografiske post der FØR har været linket til portfolien, i tilfælde af at den ikke stadig er linket til andre portfolier):
     - Do nothing
     - Delete bibliographic record(s) - vælg denne hvis der efter flytning ikke er yderligere portfolier (eller andre items) knyttet til den bibliografiske post.
     - Suppress bibliographic record(s) - undertrykker den bibliografiske post uden beholdning, men sletter den ikke.
7. Klik på Confirm

Flytning af portfolie mellem Collections

Både lokale og Community Zone aktiverede portfolier kan flyttes mellem Collections, enten enkeltvist eller i klynger.

Flyt enkelt-portfolie:

1. Først skal du identificere den Collection som portfolien pt. er knyttet til, samt den Collection portfolien skal knyttes til
2. Find den portfolie du skal flytte, og vælg Move via rows action list
3. Dialogboksen Move portfolio vil nu blive vist - vælg den Collection portfolien skal flyttes til, og definér hvilken service den har (typisk Full Text). 
   Vær opmærksom på følgende note: "Please note: a CZ activated portfolio that moves from one collection to another will be localized and get unlinked from CZ."

Flyt et sæt af portfolier:

1. Først skal du identificere den Collection som portfolierne pt. er knyttet til, samt den Collection portfolierne skal knyttes til. Du skal også danne et sæt bestående af de portfolier der skal flyttes.
2. Find den Collection som portfolierne pt. er knyttet til, klik på Edit Service, vælg fanebladet Portfolios, og klik på Move Set of Portfolios
3. Dialogboksen Move portfolio vil nu blive vist - du skal vælge hvilket sæt du vil flytte, den Collection sættet skal flyttes til, og definére hvilken service den har (typisk Full Text). 
   Der vil også blive vist en række portfolie-specifikke parametre, som du skal være opmærksom på. Læs parametre og advarsler grundigt inden du fortsætter!
   
4. Klik på Move. Det vil initiere et job i Alma, der flytter portfolierne skal defineret. Husk at kigge job-rapporten igennem, for at være sikker på jobbet blev udført som tiltænkt.

Forfatter: Michael Ferslev
Dato: 1. oktober 2019

Vejledningen revideres: hvert år
Datoer og initialer for løbende revidering: