Vejledningen ligger på F-drevet i Procedure-mappen under arkiv.
og her: Vejledning i licensinddatering i ALMA.docx
Under construction
Inddatering af licensbetingelser i Alma
Når vi skal til at koble licenser til i Alma, er udgangspunktet, at vi opretter licenser i Alma og fylder ud med så mange af de informationer der findes i den egentlige licensaftale som muligt.
NB: hvis du vil tage udgangspunkt i en allerede oprettet ALMA-licens (fx en Aarhus-licens fra Intota), så se nederst i vejledningen.
Det første der skal gøres i Alma er at oprette licensen.
Start med at vælge Licenses via topmenuen:
Acquisition -> Acquisitions Infrastructure -> Licenses
Der er lavet en license template, som vi anbefaler, at man benytter. Templaten er tilpasset så kun felter der er fundet relevante for licensadministration vises.
Klik på ’add license’ og vælg efterfølgende ’Load from template’
Templaten hedder ALF template:
Hak af for valg af template og derefter på Select og templaten hentes.
Summary-siden
Udfyld relevante felter, felter markeret med * er obligatoriske
Vi anbefaler at følgende felter udfyldes.
Name
Syntaksen er Forlag Licens Tillægstype evt. produkt Institution Årstal
Eksempler:
BMJ Publishing Group License KUB_CUH 2017
Forlag: Forlagets navn hentes fra den autoritative liste på F-drevet
Licens: Hvilke type licens noteres.
- License bruges om countersigned Licensaftaler
- General Terms of Use bruges i de tilfælde hvor der ikke er en underskreven aftale og betingelser findes på f.eks. leverandørens site.
- SERU benyttes når der kontraktligt henvises til SERU aftalen: https://www.niso.org/standards-committees/seru
- E-mail i de tilfælde hvor det aftalte kun findes i mails.
- Agent terms of Use benyttes for de aftaler hvor der ikke foreligger en underskreven kontrakt og der henvises til betingelserne noteret i agentens system, f.eks. EBSCONet
Evt. produkt: Der kan være forskel på licensbetingelser på produkter fra samme forlag, f.eks ClinicalKey og Freedom Collection.
Institution: notér de institutioner der er dækket af aftalen. Brug syntaksen for Group-settings (Available for groups), se https://sbprojects.statsbiblioteket.dk/pages/viewpage.action?pageId=73935363
Da vi indtil videre har besluttet ikke at uploade de faktiske licensaftaler til ALMA, er det tilladt at lave aggregerede ALMA licenser: fx at samle to enslydende licensaftaler for AU og KU i én ALMA licens. Eller at samle enslydende licensaftaler fra samme forlag på forskellige produkter i én ALMA licens. Skriv i så fald AGG efter institutionskoden. Og lav en note om, hvilke licensaftaler, der er aggregeret (NB: Note-fanen bliver først synlig, når man har gemt licensbetingelserne første gang).
Årstal: året eller årene som licensen dækker.
- Et-årige aftaler: 2020
- Flerårlige aftaler: 2020-2023
- Master agreement, der ikke har slutdato: 2020-
License code
Syntaksen for License code er Institution_Forlagskode_År
Eksempler:
- KUALFBMJ2017
- AUAUHCUHALFWOKL2020
- AAUAUKURUCAGGALFMAMESO2019
Institution: Her nævnes de institutioner som er med på aftalen i alfabetisk rækkefølge. Hospitalerne skrives kun på, hvis de direkte er nævnt i aftalen. Hvis det er en aggregeret aftale, skrives der AGG efter institutionsforkortelserne.
Forlagskoden: Benyt koderne fra den autoritative liste.
År: Det eller de år som licensen er tegnet for (se ovenfor).
Man kan komme ud for, at den license code, man opretter allerede er i brug. Sæt i så fald et punktum plus nummer 1 (eller 2 hvis 1 er brugt og så fremdeles) efter koden:
- KUALFPROQ2020
- KUALFPROQ2020.1
- KUALFPROQ2020.2