Oprette vendors

I denne vejledning, beskrives det hvordan man opretter nye leverandører i Alma

NB: Der er pt. ganske få leverandører, som benytter sig af EDI (Electronic Data Exchange), hvor ordren sendes automatisk til leverandøren og fakturaen automatisk kommer ind i Alma. Følgende EDI-vendors er:

Delbanco UM-EDI-DEL (KBH), ARH-EDI-DEL (Aarhus) DKB-EDI-DEL (Kunstbibl..) og Scanvik UM-EDI-SNB (København) & ARH-EDI-SNB (Aarhus)

Sendes ordren ikke via EDI, får de samme kode dog uden EDI fx. UM-DEL (Delbanco), ARH-DEL (Delbanco), UM-ADLI (Adlibris).

Tidsskrift leverandører i Aarhus hedder altid noget med t- først fx. T-AARUNI- (Aarhus Universitetsforlag)

UM står for "udenlandske monografier" (i København) og ARH står for "Aarhus".

Der er mange andre aktive leverandører i Alma, som optræder med en anden navne-politik. Indkøber skal være opmærksom på at bruge den rette leverandør afhængig af, om de sidder i Aarhus eller København, om der købes ind for fx. Kunstbiblioteket DKB-EDI-DEL, eller købes tidsskrifter i Aarhus.

Hvis vi modtager noget materiale på en ny leverandør, skal denne leverandør oprettes i Alma:

Step 1: Tryk på Acquisitions kolonnen, tryk derefter på Vendors:

Step 2: Vær sikker på Vendor ikke allerede er oprettet. Søg på navnet. Findes Vendor ikke, trykkes der på Add Vendor:

Step 3: Udfyld de relevante informationer i næste billede: Eksempelvis ARH-Test1 i København UM-Test1 (tidsskrifter: UT-Test1)

Der sættes hak i Vendor type: Material Supplier/Subscripton Agent,. Alma kommer med en advarsel om, at der skal oprettes Account., Dette gøres ved tryk på Add.

Step 4: Udfyld de relevante informationer (illustreret med gul highlighter). Tryk derefter Save.

Man kommer nu frem til et skærmbillede, hvor yderligere info på leverandøren kan skrives ind. Her vil det være relevant at udfylde Contact Information, specielt email og telefonnummer, hvis de haves for hurtig kommunikation med leverandøren. I summary fanebladet er der ligeledes mulighed for at give Vendor en status af Active eller Inactive.

Husk at Save efter endt udfyldelse og leverandøren er nu oprettet i systemet.

Forfatter: Nikolaj Hansen

Dato for udarbejdelsen af vejledningen: 26.1.2021

Vejledningen revideres: hver 2 år eller ved behov

Roller og ansvar: Nikolaj Hansen Margit Sørensen Helbo

Datoer og initialer for løbende revidering:

Dato	Initialer	Hvad er ændret