Udtræk af data
Alma giver mulighed for at udtrække data i excel i flere sammenhænge. Se efter denne ikon ved søgeresultater og portfoliolister:
Har man søgt en tidsskrifttitel som electronic portfolio, vil man kunne udtrække en liste over alle de portfolios, som findes i vores institution zone med denne titel og dermed få et overblik over dækningen af titlen hos alle vores leverandører.
Har man søgt på collection name kan man udtrække en liste over de aktive portfolios i pågældende collection. Man kan udtrække listen med de data, som umiddelbart kan ses i grænsefladen eller man kan vælge en Extended Export,
hvilket giver en Excel-fil med alle de kolonner, som kan bruges til at uploade data via portfolio loader.
Upload af portfolios
Via portfolio loader kan man aktivere, deaktivere og opdatere f.eks. groups, proxy-settings og coverage.
Det er et nyttigt redskab, hvis man har brug for at opdatere flere portfolios af gangen.
Hvis flere groups har titler i den pågældende collection, men ikke de samme titler eller adgang til de samme årgange, kan dette også opdateres via portfolio loader.
Man kan ikke slette en værdi ved at lade feltet være tomt. For at slette portfolio information på et sæt af portfolios, kan man køre et Change Electronic Portfolio Information job.
Filforberedelse
Forbered først en fil. Enten kan man downloade en liste over eksisterende portfolios fra den pågældende collection og tilrette den eller man kan starte med en tom template. Link til template findes i dokumentationen ligesom der her findes detaljeret forklaring på de enkelte felter. Hvis man laver en fil på baggrund af en leverandørfil er det vigtigt, at kolonnerne får de rigtige headings. Hvilke kolonner man behøver at udfylde, vil variere.
Bemærk at nye værdier overskriver gamle værdier i portfolios. Hvis man vil tilføje gruppen AU_AUH til en portfolio, som allerede er aktiv for KUB_RUC, skal man således medtage begge groups i filen. Hvis der skal angives beholdning og proxy for hver gruppe skal dette ske i felter navngivet med GROUP_XXX, oplysningerne skrives i samme felter adskilt med semikolon og i samme rækkefølge som man har brugt i feltet GROUP_NAME. Se nærmere forklaring
Load portfolios
For at uploade excel-filen:
- Søg på electronic collection name
- Vælg edit service fra de 3 prikker i højre side - i ExLibris dokumentation kaldet ”row actions list"
- Skift til ’Portfolios’ fanebladet
- Klik på "Load Portfolios"
Herved startes activation wizard, hvor man skal foretage en række valg om opdateringen. Her gennemgås det kort. Yderligere information om valgmuligheder i activation wizard se
Bibliografic information – select catalog: står fast på Network på grund af en generel indstilling, som uploader bibliografiske poster til netværkszonen.
Select file: upload en fil
Loading policy – der kan vælges mellem complete eller incremental. Incremental kan bruges ved tilføjelser eller partielle rettelser. Complete vælges kun hvis man vil opdatere samtlige portfolios på ny, da alt som ikke findes i filen, da bliver slettet fra collection. Vær helt sikker på at din fil dækker alt, f.eks. både Aarhus og Kbh-holdings, hvis den vælges.
Select action: For incremental load kan mellem vælges
- Add – tilføjer kun nye portfolios
- update
- delete
Ved complete load kan vælges flere actions på en gang. Hold musen over valgmuligheden for mere information om hvordan funktionen virker.
Bemærk: ”delete” opfører sig forskelligt alt efter om man har valgt complete eller incremental update!
- ved incremental: hvis man kører en analyse, får man at vide, at titler i slettefilen, som ikke er aktive, bliver aktiveret. Det sker dog ikke, når jobbet køres rigtigt.
- ved complete load: Portfolios i CZ collection, som ikke er i filen, bliver slettet (dvs. de bliver lokale og deaktiveret). Portfolios i filen, som ikke allerede er aktiveret, bliver aktiveret fra CZ, hvis muligt
Validation policy: For store filer anbefales ”validation offline”. Vælger man den mulighed får man også mulighed for blot at køre en analyse, hvilket er en god ide, hvis man ikke er helt sikker på, hvordan opdateringen vil gå. Når analysen er kørt kan en analyse af filen findes under Admin -> Monitor jobs -> history
Vigtigt ved "Analysis only":
- tag et print af de valgte parametre eller noter dem, før du går videre. Man kan ikke genaktivere jobbet, når det skal køres rigtigt
Eksempel på complete load
Eksempel på incremental load:
Når jobbet er kørt, får man en notification pr. email
Den analyserede fil er ikke vedhæftet, men kan downloades fra job rapporten, som findes under
Admin → Monitor jobs → History
ExLibris dokumentation
Forfatter: Anne Skov
Dato: 26. september 2019
Vejledningen revideres: hvert år
Datoer og initialer for løbende revidering:
Dato | Initialer | Hvad er ændret |