Bestillinger med superkræfter
Kan jeg ikke bare benytte en tjenstlig låner?
Bibliotekets materialer er primært til for at brugerne skal kunne benytte dem, men nogle gange har vi som personale jo også behov for at bestille et materiale frem fra et magasin, eller reservere det. Hvor slutbrugerne laver en bestilling eller en reservation, bør personalet i stedet benytte en Work Order. I tidligere systemer er det nogle medarbejdere, der har benyttet en såkaldt tjenstlig låner, men det er en rigtig dårlig idé for de fleste af de arbejdsprocesser, som personalet bestiller materialer til.
En "tjenstlig låner" er nemlig bare en bruger som alle andre, så når en "tjenstlig låner" lægger en bestilling på et materiale, vil denne bestilling blive udfyldt af det eksemplar der hurtigst kan opfylde bestillingen. Det er den logik, der giver mest mening for slutbrugere, men når personalet bestiller et materiale, er det ofte fordi det er et bestemt eksemplar, man skal bruge. En studerende, der læser til eksamen er interesseret i et hvilket som helst (identisk) eksemplar hurtigst muligt, men hvis det handler om en bog, personalet skal sende til indbinding, sætte på semesterhylde, bruge til udstilling etc. er det ikke ligegyldig hvilket eksemplar, man får fat i. Behovet for at kunne reservere/bestille et bestemt eksemplar er altså en væsentlig grund til at benytte Work Orders i stedet for bestillinger til en "tjenstlig" låner.
En Work Order er som en bestilling, men med indebyggede superkræfter. Udover at kunne knytte bestillingen til et enkelt eksemplar, kan man med Work Orders også bestille flere identiske eksemplarer (fx til semesterhylder) og man kan overhale en reservationskø. Men der er mere.
Vi får en fejlmeddelelse, i billedet hvor man vælger Process Type (dvs hvilken Work Order Type, vi ønsker at bestille eksemplaret til):
Det er fordi, der til Work Order Type "Reservation til semesterhylde" ikke findes en Work Order Department, der kan håndtere materialer fra Victor Albecks vej. Som systemet er sat op på dette tidspunkt er det kun Deptartment "Emdrup semesterhylder", der kan bruge denne Work Order Type, og "Emdrup semesterhylder" betjener kun AU Emdrup:
Denne opsætning kan selvsagt ændres efter aftale, hvor der er behov for det.
Det her eksemplar var jo udlånt, så når det bliver afleveret (i dette tilfælde på KU Nord) går det i transit - til Emdrup Semesterhylder, og med besked om at det skal i proces:
Eksempel på transit-seddel
Afslutning
Ovenstående eksempel viser hvordan man bruger Work Orders til at bestille bestemte eksemplarer der skal indgå i en eller anden biblioteksintern arbejdsproces, og hvordan man kan benytte forskellige steps til at styre processen - og afslutte den.
I dette eksempel er der også indgået en proces, der ikke principielt behøver en Work Order, nemlig at stille bøger på semesterhylde ved at ændre deres Item Information midlertidigt. Det kunne man også bare have gjort ved at samle bøgerne sammen fra hylderne og følge den generelle vejledning. Men ved at benytte Work Orders til at bestille bøger frem fra magasiner, eller forskellige locations, eller reservere eksemplarer, der udlånt, kan man lave det forberedende arbejde fx mens man arbejder med en reading list. Bøgerne vil så ligge klar til en med en tydelig status, når man (eller en af ens kolleger) er klar til rent praktisk at gå i gang med - i dette eksempel - opmærke dem og ændre deres item information.
Selv om dette eksempel handler om semesterhylder, kan Work Orders altså med fordel benyttes til de fleste af vores processer, hvor vi har behov for at få fat på og håndtere specifikke materialer, fx
- digitalisering,
- opbygning af udstilling,
- fysisk bevaring,
- sende til bogbinder,
- katalogisering
og andre processer, der tager materialet ud af cirkulation for kortere eller længere tid.
Jeg anbefaler, at der udarbejdes vejledninger for hver af disse processer.