Læsesalsfunktion

Benyttes ikke på Forskningslæsesalen

Forskningslæsesalen i Diamanten har valgt ikke at anvende denne funktion.

Den dokumenteres alligevel her, da der fra tid til anden spørges til den, og så andre læsesale kan vælge at benytte funktionen.

Alma læsesalsfunktion tilbyder et værktøj til styring af proces og materialer på en læsesal.

Ved benyttelse af denne funktion kan man i systemet

se, hvilke materialer der er udleveret til låneren og hvilke materialer der afventer en låner,
man kan styre den midlertidige og endelige aflevering, og
man kan sikre at alle materialer er blevet leveret tilbage igen ved dagens slut.
Man undgår også at fejlagtigt registrere lån på lånere, der aldrig har mødt op for at se materialet.

Optagelse af webinar om funktionen (53 min):

Processen, der understøttes er:

Detaljeret vejledning

Opstilling af bestilt og fremtaget materiale på læsesalens ventehylde - med automatisk besked til låneren om at materialet skal tilgås inden for et givet antal dage.*
Udlån af materiale til låneren når låneren kommer for at se materialet.*
Modtagelse fra låneren af materiale, som låneren ønsker at se igen en anden dag.#
Genudlån af materiale til låneren, når vedkommende kommer for at se materialet igen.#
Gentagelse af 3 og 4 det ønskede antal gange.
Endelig aflevering af materialet når låneren er færdig med at bruge det. *

*) kræver scan-in. Ved scan-in vises bl.a. Fulfillment Notes.

#) kan udføres med eller uden scan-in

Kernen i læsesalsfunktionen er Active Hold Shelf.

Ventehylden

Bestilte materialer kommer på Hold Shelf ved at blive scannet ind (menupunktet "Scan in Items"). Det er ikke anderledes end på en hvilken som helst anden Circulation desk med Hold Shelf (Ventehylde).

Det særlige ved læsesales Hold Shelf er at de har to ekstra faneblade: "Held by Patron" og "On Shelf (Not Final)":	Sammenlign evt. med en "almindelig" ventehylde:

Udlånsstatus

Så længe materialet står på ventehylden er det ikke udlånt til låneren. Hvis låneren ikke møder op for at se materialet inden fristen (fristen kan konfigureres per circ.desk), flytter det fra Active Hold Shelf til Expired Hold Shelf og skal håndteres iflg Expired Hold shelf procedure.

Dette forhold er vigtigt, måske ikke mindst for værdifuldt læsesalsmateriale. For hvis man på et senere tidspunkt opdager at fx en bog har været udsat for hærværk, er det væsentligt at kunne identificere hvem der er den seneste låner, der har haft fingrene i materialet, og ikke den sidste låner, der har bestilt materialet, men ikke mødt op for at benytte det på læsesalen. I en evt. alternativ proces, hvor man udlåner materialet til låneren med det samme materialet når læsesalen, vil vi ikke kunne lave den skelnen, og vi vil risikere at anklage en låner vil fx for hærværk på et materiale, vedkommende aldrig har haft fingrene i.

Udlån første gang

Når låneren kommer for at se materialet, lånes det ud til vedkommende. Det sker i Manage Patron Services, hvor man også ser hvor mange materialer, der venter på vedkommende:

Når materialet scannes ind, vises evt. Fulfillment Notes:

Materialet er nu udlånt til brugeren. Det kan stadig ses på Hold Shelf siden - men nu under det andet faneblad (Held by User) - sidens navn er nu "At Reading Room Items":

Midlertidig aflevering

Når låneren er færdig for dagen, men gerne fortsat vil have materialet til brug en anden dag, modtages det og stilles tilbage på læsesalens hylder. Om det i praksis er den samme hylde som "afthentningshylden" eller en anden, vil være en pragmatisk beslutning.

I systemet sker dette på en af tre måder
ENTEN ved knappen "Receive From Patron", enkeltvis for hvert materiale, eller for flere/alle afkrydset:	ELLER man kan læse låneren ind i Manage Patron Services - faneblad for Returns. Her skal man sørge for at der ikke er krydset af for Final Check-in mode. (Denne option vises kun fordi vi er på en læsesal):	ELLER man bruger menu-punktet *Return Items. Denne side har nu - fordi vi er på en læsesal - en særlig indstiling: Check-in mode.* Denne sættes til Not Final.
	Materialet scannes ind - så evt. Fulfillment Notes vises.	Fordelen med denne metode er, at man ikke først behøver at finde materialet i Held by Patron listen. Man scanner det bare ind. Og derfor bliver også eventuelle Fulfillment notes vist.

Uanset metode flyttes materialet fra "Held by Patron" fanebladet, og til det tredje : On Shelf (Not Final):

Genudlån

Når låneren kommer tilbage en anden dag, udleveres de ønskede materialer, og der registreres præcis hvilke materialer, brugeren får udleveret.

Dette kan igen gøres på to forskellige måder:
ENTEN via knappen "Loan to patron" (enkeltvis eller for valgte):	ELLER via Manage Patron Services - i så fald slår man låneren op som normalt og scanner materialet ind. Derved vises en eventuel Fulfillment Note.

Materialet bliver dermed flyttet tilbage til fanebladet "Held by Patron" (og fysisk udleveret til låneren).

Lån-status

Bemærk, at uanset hvilket af de to særlige Læsesals-faneblade, materialet befinder sig på, så er materialet registreret som lånt til låner, og evt. andre intersserede bestillinger lægger sig i kø. Materialets proces er altså hele tiden Loan, men Loan Status skifter mellem Normal (With User) og Normal (On Shelf).

Dette er også synligt for låneren, hvis vedkommende går ind på sin liste over lån i Primo:

Den væsentligste fordel med denne visning er nok ikke at låneren vil bruge den til at finde ud af hvilke materialer vedkommende har fået udleveret og sidder med på læsesalen. Men snarere som en forklaring af hvordan det skal forstås, at materialet står som udlånt til dem, mens de ikke har det i hænde - nemlig at det står On Shelf / På hylde.

Trafikken fortsætter på denne måde med midlertidig aflevering og genudlån indtil det enkelte materiale ikke længere skal bruges af låneren. Eller hvis udlånstiden udløber og ikke kan fornyes fordi der er andre i kø til at bruge materialer. Så skal materialet afleveres for godt.

Endelig aflevering

Når lånerens tid med materialet er forbi afleveres materialet.

Der er to mulige måder at gøre det på
ENTEN: Menupunktet Return Items. Vælg nu Check-in mode: Final	ELLER: I Manage Patron Services. Læs låneren ind og vælg faneblad Return. Kryds af for "Final Check-in mode"

Materialet går tilbage på plads i magasin, eller eventuelt på ventehylde til den næste låner i køen.