Hvad kan Work Orders?
Kan jeg ikke bare benytte en tjenstlig låner?
Bibliotekets materialer er primært til for at brugerne skal kunne benytte dem, men nogle gange personalet jo også behov for at bestille et materiale frem fra et magasin, eller reservere det. Hvor slutbrugerne laver en bestilling eller en reservation, bør personalet i stedet benytte en Work Order. I tidligere systemer er det nogle medarbejdere, der har benyttet en såkaldt tjenstlig låner, men det er en dårlig idé for de fleste af de arbejdsprocesser, som personalet bestiller materialer til.
En tjenstlig låner er nemlig bare en låner som alle andre, så når en tjenstlig låner lægger en bestilling på et materiale, vil denne bestilling blive udfyldt af det eksemplar der hurtigst kan opfylde bestillingen. Det er den logik, der giver mest mening for slutbrugere, men når personalet bestiller et materiale, er det ofte fordi det er et bestemt eksemplar, man er interesseret i. En studerende, der skal læse til eksamen er interesseret i et hvilket som helst eksemplar hurtigst muligt, men hvis det er en bog, personalet skal sende til indbinding, sætte på semesterhylde, bruge til udstilling etc. er det ikke ligegyldig hvilket eksemplar, det er tale om. Behovet for at kunne reservere/bestille et bestemt eksemplar er altså en væsentlig grund til at benytte Work Orders i stedet for bestillinger til en "tjenstlig" låner.
En Work Order er som en bestilling, men med indebyggede superkræfter. Udover at kunne knytte bestillingen til et enkelt eksemplar, kan man med Work Orders også bestille flere identiske eksemplarer (fx til semesterhylder) og man kan overhale en reservationskø.
Vi får en fejlmeddelelse, i billedet hvor man vælger Process Type (dvs hvilken Work Order Type, vi ønsker at bestille eksemplaret til):
Det er fordi, der til Work Order Type "Reservation til semesterhylde" ikke findes en Work Order Department, der kan håndtere materialer fra Victor Albecks vej. Som systemet er sat op på dette tidspunkt er det kun Deptartment "Emdrup semesterhylder", der kan bruge denne Work Order Type, og "Emdrup semesterhylder" betjener kun AU Emdrup:
Denne opsætning kan selvsagt ændres efter aftale, hvor der er behov for det.
Det her eksemplar var jo udlånt, så når det bliver afleveret (i dette tilfælde på KU Nord) går det i transit - til Emdrup Semesterhylder, og med besked om at det skal i proces:
Eksempel på transit-seddel