Man kan importere MRC-, XML-, eller Excel-filer til Alma til flere forskellige formål.
For at importere poster skal man først oprette en importprofil. Der findes flere forskellige typer:
Vi har testet import profiles af typen repository med henblik på at kunne tilføje nye poster, hvis de mangler samt tilføje/aktivere portfolios i electronic collections. Det vil være relevant, hvis opdatering i community zone er bagud eller hvis de bibliografiske poster i community zone er meget mangelfulde. Der skal testes yderligere før vi kan afgøre hvor meget vi kommer til at bruge det. Hvis man kan foretage aktiveringen via portfolio loader, vil det være enklere.
Ny importprofil
Oprettelse af en import profile kræver en af disse roller
- Catalog Administrator
- Acquisitions Administrator
Under Resources→ Import → Managing import profiles, klik Add new profile. Herved åbnes Import Profile Details Wizard, som indeholder 6 faneblade.
- Profile type: vælg repository.
- Profile details: profilnavn, importmetode, filtype
- Normalization and validation: udfyldes kun hvis data skal filtreres eller editeres på vej ind
- Match profile: her vælges match metode overfor eksisterende poster og hvad der skal ske ved et match (ingen import, overlay eller merge). Det er det mest komplicerede element i profilen, da der matches mod alle poster både fra IZ og CZ. Man kan begrænse match til poster med samme inventory type (physical/electronic), men det vil stadig give match i de fleste tilfælde og en del match vil kræve, at man tager stilling til de enkelte poster.
- Set management tags: her angives bl.a. om posterne skal publiceres til discovery eller undertrykkes
- Inventory information: Det meste giver sig selv: inventory type (electronic), portfolio type (stand alone eller part of a collection), electronic collection, material type, extract access URL from field, activate resource. Bemærk dog, at valgmuligheden single portfolio eller multiple portfolios ikke går på antal poster, men antal portfolios pr. post.
Kør en import profil
En import kan igangsættes fra Resources→ Import → Managing import profiles eller fra Resources→ Import → Import.
Find den ønskede profil, klik på de 3 prikker til højre og vælg run.
Upload filen, vælg evt. en label for nemmere genfindelse af rapporten, tilføj note ved behov. Klik Add.
Næste skærmbillede giver uanset filstørrelse denne besked: The file may have been split into multiple smaller ones according to the number of records.
Husk at klikke Submit her.
Jobbet kan herefter følges under Job history, som siden giver adgang til job report eller man kan afvente besked pr. email. Emailen fortæller bl.a. hvor mange poster der er importeret og hvor mange portfolios, der er oprettet. Hvis man vil se hvilke poster der er importeret som nye, gøres det fra job report. I eksemplet var der 5 poster i filen, ingen af dem var repræsenteret i den pågældende collection i forvejen, så de er alle oprettet som local collections, altså ikke linked to CZ. Der er kun importeret 2 bibliografiske poster, fordi de øvrige fandt et match på ISBN.
Det ser umiddelbart tilfredsstillende ud, men der er kun korrekt link fra de 2 portfolier, som er linket til de nye poster. De øvrige 3 mangler parse parameter information og ville derfor nemmere have kunnet oprettes via portfolio loader.