Sletteretningslinjer til bibliotekssystemet Alma
Indledning
Sletteretningslinjer understøtter direktionens beslutning om implementering af Slettepolitik fra d.14. juni 2022. Formålet med retningslinjerne på Det Kgl. Bibliotek er, at sikre transparens i arbejdet ved at:
- arbejde sikkert og forsvarligt med at slette items i Alma
- sikre at der ikke begås uoprettelige fejl i den løbende drift
- Have særligt fokus på værdifulde og unikke samlinger
Retningslinjerne indeholder beskrivelse af sletterettigheder, slettevejledning, sletterestriktioner, kontrollørkorps, revisionsplan samt begrebsdefinitioner. Forslag til fremtidige justeringer i sletteretningslinjer præsenteres for Sikringsudvalget og journaliseres efterfølgende. Væsentlige ændringer foreligges Direktionen.
Begrebsdefinitioner
Samlingstilknyttede: Udvalgte medarbejdere der arbejder med specifikke samlinger i dagligdagen, enten i Alma eller de fysiske samlinger[1].
Samlingsansvarlige: Afdelingsledere som har ansvaret for drift i samlingerne, koordinerer ifm. projekter (fx Vingeflytning eller Danske bøger on Demand) og orienterer Sikringsudvalget og Direktionen ved kritiske driftsproblemer eller specifikke indstillinger.
Samlingsejer: Vicedirektørers samlingsportefølje i henhold til samlingsansvarlige afdelingsledere.
Items og sletning i praksis: Det fysiske eksemplar er kendetegnet ved enten at have en fysisk eller dummy stregkode. Item vil have en holding (indeholdende library, location og opstilling), og det vil altid være tilknyttet en bibliografisk post. Man kan fjerne et eller flere items, og i den proces kan man slette holdning-posten. Sletter man det sidste item er det først her muligt at slette den bibliografiske post.
Retention status: Man kan tildele et item ‘retention status’, der gør at det ikke kan deletes gennem fx API calls eller manuelle fejlsletninger, da en besked dukker op på skærmen, som kræver at man aktivt tildeler en begrundelse for sit slettevalg. Sletter man et item der er rentention på og ikke giver en begrundelse, vil det blive fanget af kontrollørkorpset, der kontakter den samlingsansvarlige afdelingsleder.
Sletterettigheder
I udgangspunkt har alle medarbejdere med Alma rettigheder mulighed for at slette. Det bør dog kun være personale med Alma relaterede driftsfunktioner der foretager sletning af items. Det er den samlingstilknyttede afdelingsleder der har ansvaret for, at dette arbejde udføres korrekt.
Slettevejledning
Der skelnes mellem en manuel sletning og massesletninger i Alma.
Den manuelle sletning indeholder en slettevejledning der er udarbejdet af medarbejdere der har sletterelaterede arbejdsopgaver i Alma. Vejledningen er et dynamisk dokument, der holdes ajour når Exlibris udruller Alma opdateringer. Den udførlige vejledning forefindes i Alma wikien.
Massesletninger foretages alene af medarbejdere i Biblioteksinfrastruktur ud fra specifikke kriterier og prædefinerede parametre. Det sker kun efter aftale mellem samlingsvarlige afdelingsleder og Biblioteksinfrastruktur. Aftalen skal journaliseres og samlingsejer bør orienteres, når konsekvensen er massesletning af bibliografiske poster på kasseret materiale. Eksempler på massesletninger:
- Sletning af holding og item ifm. omdannelse af bibliografiske poster til relaterede poster
- Kassationsprojekter ved nedlæggelse af samlinger, såsom universitetsinstitutter
- Aleph overførte poster der ikke er tidssvarende
Sletterestriktioner
Der foreligger et dokument med liste over samlinger der er sletterestriktioner på.[2] Restriktionerne er udpeget enten af sikkerhedsmæssige hensyn (ift. bevaring af den danske kulturarv) eller i udvalgte universitetssamlinger med særligt sjældne og værdifulde eksemplarer. Samlinger mærket med sletterestriktioner har følgende konsekvenser:
- Der oprettes retention status på samlingen i Alma
- Såfremt man prøver at slette et item med retention status kommer der en advarsel
- Sletning af et item med retention kræver en forklaring i Statistics note i Alma
- Er et item slettet i en samling med sletterestriktioner uden at der er påført statistics note, vil det blive opdaget af kontrollørkorpset, der straks kontakter den samlingsansvarlige afdelingsleder mhp. at identificere årsagen. Hændelser skal fremgå i afrapportering til sikringsudvalget
Det er ledelsesrepræsentanten i arbejdsgruppen BIBPART Informationssikkerhed ansvar, at holde listen med sletterestriktioner ajour og forelægge denne til kontrollørkorpset såvel Sikringsudvalget.
Det er de samlingsansvarlige afdelingslederes ansvar, løbende at indmelde justeringer i samlinger der skal sletterestriktioner på. Justeringer skal sendes til ledelsesrepræsentanten i arbejdsgruppen BIBPART Informationssikkerhed.
Revisionsplan
Der foretages revision af slettede items 1 gang om året af kontrollørkorpset. Der foretages stikprøver af slettede items 2 gange om året. Materiale samt vejledning til kontrollørkorpsets gennemgang af slettede items udarbejdes af BIF. Det estimeres at der skal afsættes 2 x 2 timer til stikprøver samt 4 timer til den årlige revision. Såfremt der er flere afvigelser fra sletteprocedurerne skal der tillægges tid til at kontakte relevante afdelingsledere.
Resultat af stikprøver samt revision præsenteres til ledelsesrepræsentanten i arbejdsgruppen BIBPART Informationssikkerhed der orienterer Sikringsudvalget.
Kontrollørkorps
Kontrollørkorpset består af 2-4 medarbejdere, der ikke arbejder med at slette items i Alma og ikke har fysisk adgang til særligt sikrede materialer eller sidder med anden løbende driftsmæssig katalogisering. Kontrollørkorpset skal godkendes af Sikringsudvalget.
Det er afdelingsledernes pligt, løbende at indmelde ændringer i personalesammensætning af kontrollørkorpset til Sikringsudvalget mhp. godkendelse hertil.
Arbejdsgruppen til udarbejdelse af sletteretningslinjer
Charlotte Kristensen (medarbejder i Fysisk pligtaflevering og materialeindkøb)
Iben Bruun-Aamodt (medarbejder i Danmarks Kunstbibliotek og Læsesale)
John Larsen (afdelingsleder i Fysisk pligtaflevering og Materialeindkøb)
Margit Sørensen Helbo (medarbejder i Fysisk pligtaflevering og materialeindkøb)
Marie Kolind Krogsgaard (medarbejder i Fysisk pligtaflevering og materialeindkøb)
Pernille Frandsen (medarbejder i Fysisk pligtaflevering og materialeindkøb)
Stine Bovbjerg Schultz (medarbejder i Biblioteksinfrastruktur)
Vivie Gade Rønsberg (medarbejder i Specialsamlinger)
Derudover har alle afdelingsledere med ansvarsområder der relaterer til samlinger repræsenteret i Alma, truffet beslutninger om, hvorvidt samlinger skulle have restriktioner eller ej.
[1] Fx ved at fremfinde fysiske materialer, indkøb, retrokatalogisere eller boksbetjening. Nogle fysiske samlinger er ikke repræsenteret i Alma, men har stadig samlingsknyttede medarbejdere.
[2] Se Bilag 1 for liste over samlinger med retention status på opdateret februar 2023
Originalt dokument: Sletteretningslinjer 17 2 2023.docx