Metadata editor - Nuværende version

Denne vejledning beskriver opbygningen af Metadata Editor (MDE) og de forskellige funktioner som findes. Anbefalinger til brug forekommer løbende i vejledningen.

Fra hovedmenuen åbner du MDE ved at vælge Resources < Cataloging < Open Metadata Editor. 

MDE er opbygget i 3 ruder, som kan gøres større eller mindre efter behov ved at flytte på linjen med en prik (markeret med røde pile i billedet ovenfor).

Ruden yderst til venstre indeholder 1: Templates, 2: Records, og 3: Rules. 

1: Templates
Under Templates finder du maskeposter til brug for at lave nye poster eller tilføje ændringer til andre poster. Der er oprettet fælles templates for forskellige materialetyper. Disse kan ses ved at klikke på dropdown-menuen, derefter klikke på plusset til venstre for Marc21 bibliographic og herefter shared - se illustration nedenfor. Det Kgl. Biblioteks templates er navngivet med "KB xxx". Har du lavet egne private templates, vil de ligge her under private. Templates for holdings vil ligeledes ligge under Marc21 Holdings, og herefter shared eller private.

2: Records
Under Records vil du finde den/de poster, du har hentet ind i MDE, som du arbejder med og som du ikke har released. Records er opdelt i bibliographic og holdings. Er der en boks med et plus ud for Marc21 Bibliographic eller Marc21 Holdings indikerer det, at du har poster liggende. Klik på plusset for at se hvilke poster, som ligger der. Du åbner de enkelte poster ved at klikke på titlen. Ved at klikke på Marc21 Bibliographic eller Marc21 Holdings får du en dropdown-menu med valg om "Release all records". Dette frigiver alle posterne, du har liggende i MDE.  (Kan benyttes istedet for at bruge "Save and release record" for hver enkelt post, men husk at gemme ændringer først.)

3: Rules
Under Rules finder du forskellige regler i forhold til normalization, match and merge etc. som benyttes ved f.eks. fletning af poster.

Den post vi arbejder med er i den store rude (hovedruden). Har du behov for at se 2 poster samtidig, kan du bruge split screen (ikon  under 12). For at skifte mellem de 2 poster klikker du blot på ruden til den post, du vil arbejde med.

Ved at klikke på full screen (ikon  under 12) vil hovedruden fylde hele området til MDE. 

I hovedruden er der 3 menuer i hovedmenulinjen; 4: File, 5: Edit og 6: Tools.

4: File
File har en dropdown-menu med forskellige muligheder, de fleste har også genvejs-taster (i parentes):

• New -  Åbner en dropdown-menu med flere muligheder. Praksis for brug af andre end Marc21 Bibliographic er ikke besluttet, så de bruges ikke.  Det anbefales i stedet at bruge templates ved oprettelse af nye poster, herunder shared templates som er navngivet med "KB xxx".
• Save Draft - Praksis for brug er ikke besluttet, så pt. benyttes denne ikke. 
• Save Record (Ctrl+ S) - Gemmer posten uden at release den. Den vil fortsat ligge i din MDE og vil være låst.
• Save and Release Record (Ctrl + Alt + R) - Gemmer posten og releaser den.  Husk at poster altid skal releases, når du er færdig med dem, så de ikke er spærret for andre.
• Duplicate - Laver en kopi af posten, som du så kan arbejde ud fra.
• Release Record (Alt + Shift + R) - Release posten uden at gemme den. Hvis det er en ny post, du ikke har gemt ændringer på tidligere, vil posten forsvinde. 
• Assign Record to Another Cataloger - Praksis for brug er ikke besluttet, så pt. benyttes denne ikke.
• Release Assignment - Praksis for brug er ikke besluttet, så pt. benyttes denne ikke.
• Save as Template - Gemmer posten som en maskepost.  Shared templates navngives altid med "KB xxx". Shared templates laves af /wiki/spaces/KAT/overview, men du kan lave dine egne maskeposter med udgangspunkt i de fælles, med oplysninger du ved er ens hver gang. Se Oprettelse, redigering og sletning af templates - bibliografiske poster og holdings
• Reload Original Record - Åbner den senest gemte version af posten og overskriver alle ændringer, som er lavet i draft. Kan bruges hvis du har overskrevet en post og det var forkert.
• Delete Record (Ctrl + D) - Sletter posten i IZ.   Sletning af bibliografiske poster er kun tilgængelig for Cataloger extended role. Alle kan bruge funktionen for at slette holdings. Brug afventer politik. 
• Copy to catalog/ Share with network - Benyttes ikke. 
• Options - Praksis for brug er ikke besluttet, så pt. benyttes denne ikke. 
• Exit - Lukker MDE og sletter ændringer, der ikke er gemt. Du får en bekræftelsesmeddelelse, om du vil release eller ikke.

5: Edit
Edit har disse funktioner med genvejs-taster (i parentes): 

• Add Field  (F8) - Tilføjer et nyt felt under feltet, du har markeret i posten.
• Remove Field (Ctrl + F6) - Sletter feltet du har markeret i posten.
• Add Subfield (F9) - Tilføjer et delfelt i feltet, du har markeret, dvs. indsætter $$. 
• Add Local Extension (Ctrl + L) - Tilføjer et lokalt felt til bibliografiske poster.
• Enhance the Record (Ctrl + Alt + E) - Anvendes ikke.
• Expand from Template (Ctrl + E) - Fletter med en maskepost. Se Flette med templates for bibliografisk post og holdings.
  
• Split Editor (F6) - Deler hovedruden op i to, så der kan arbejdes på to poster samtidig. Kan også gøres ved at trykke på  (under 12). Lukkes ved at trykke F6.
• Full Screen (F7) - Åbner hovedruden til at fylde hele MDE. Kan også gøres ved at trykke på  (under 12). For at komme tilbage til default tryk F7.
• Open Form Editor (Ctrl + F) - Åbner et redigeringsvindue for komplekse felter. Benyttes på LDR, 006, 007 og 008 i den bibliografiske post og 852 i holdings.
• Close Form Editor (Esc) - Lukker redigeringsvinduet. Det kan også lukkes ved at gå hen til et andet felt. 
• Cut (Ctrl + X) - Klip.
• Copy (Ctrl + C) - Kopier.
• Paste (Ctrl + V) - Sæt ind.
• Show Linkage Information - Anvendes ikke.
• Show Directional Characters - Anvendes ikke.
• Insert Directional Characters - Anvendes ikke.

6: Tools
Tools indeholder:

• Search Resources - Søger i eksterne bibliografiske databaser, f.eks Danbib og WorldCat. Danske materialer søges i "Danbib" og poster vælges fra "Danbib (Zgateway KB)".
  
• View Versions - Viser de forskellige versioner af posten.
  
• View versions of original record - Viser de forskellige versioner af posten.
  
• Validate (Ctrl + U) - Validerer posten. Eventuelle fejl i posten kan ses under Alerts (10).
• Browse Shelf Listing (Alt + C) - Skan på opstillingsignatur (call numbers) i Alma. 
• Browse Bib Headings - Praksis for brug er ikke besluttet, så pt. benyttes denne ikke.
  
• View Notes - Praksis for brug er ikke besluttet, så pt. benyttes denne ikke.
• View Collections - Praksis for brug er ikke besluttet, så pt. benyttes denne ikke.
• Release All Records for User - Frigiver alle bibliografiske poster, som er låst til dig.
• Test external records - Praksis for brug er ikke besluttet, så pt. benyttes denne ikke.
• MARC Bibliographic - Har sin egen dropdown-menu:

a. Derive New Record - Laver en ny bibliografisk post baseret på den relaterede post og default template.
b. Merge Records & Combine Inventory - Fletter to bibliografiske poster og deres beholdning sammen til en post.
c. Add Holdings (Ctrl + Alt + H) - Laver en holding tilknyttet den bibliografiske post, du arbejder med. 
d. Add Local Portfolio - Benyttes kun for elektroniske materialer.
e. Add Representation (Alt + R) - Praksis for brug er ikke besluttet, så pt. benyttes denne ikke.
f. Create POLine & Exit (Ctrl + Alt + O) - Laver en PO line (ordre) baseret på den bibliografiske information i den aktive post.
g. Find Matches (Ctrl + M) - Tjekker for dubletter.
h. View Inventory (Ctrl + I) - Tjekker om posten har tilknyttet holdings, portfolio eller representation, og viser dem i split editor mode.
i. View in Search - Viser den bibliografiske post i resultatet på søgesiden i Alma.
j. View Orders (Ctrl + Alt + V) - Viser den bibliografiske post i resultatlisten på siden for Select PO line (kun hvis der er ordrer tilknyttet posten).
k. Related Records - Tjekker om der er andre poster defineret som related til den aktive post, hvor der er kørt et Record Relations job.

• MARC21 Holdings - Arbejder du med en holding, er det denne, som er aktiv istedet for MARC Bibliographic. Den har ligeledes en dropdown-menu:

 

a. Add another holdings (Ctrl + Alt + H) - Tilføjer en ny holding til den bibliografiske post.
b. Add Item (Alt + I) - Tilføjer et item til din holding.
c. View Bibliographic Record (Ctrl + Alt + B) - Åbner og viser den bibliografiske post i split editor mode.
d. Update from Bibliographic (Alt + U) - Praksis for brug er ikke besluttet, så pt. benyttes denne ikke.
e. Relink to a different bibliographic record - Flytter holding til en anden bibliografisk post.
f. Generate Accession Number - Praksis for brug er ikke besluttet, så pt. benyttes denne ikke.
h. Next predicted Item's information (F3) - Anvendes til tidsskrifter. Benyttes til fremskrivning af mønstre/årgange.
i. Open predicted items - Anvendes til tidsskrifter. Benyttes til fremskrivning af mønstre/årgange.
j. View Inventory (Ctrl + I) - Viser beholdingen i split editor mode. 

• Set Management Tags har sin egen dropdown-menu:

a. Suppress from Discovery - Ved at klikke på boksen til venstre vil posten ikke vises i Primo. Ikon for suppressed vil vises ved titlen i den venstre rude i MDE og i søgeresultatet i Alma. Du klikker på den igen for at gøre den synlig.
b. Suppress from external search - Ved at klikke på boksen til venstre vil posten ikke kunne søges i eksterne systemer. Du klikker på den igen for at gøre den søgbar.
c. Export to WordCat -  Vores poster skal stå som Don't publish. I Danmark sendes poster til WorldCat via Danbib.
d. Force export to WorldCat - Anvendes ikke.

7: Ikoner

I tillæg til de tre menuer er der også en række med ikoner, som kan benyttes i stedet for at gå ind i redigeringsmenuerne eller bruge genvejstaster.

 Save Record (Ctrl + S) - Gemmer ændringer, du har lavet uden at release.  Husk at posterne skal releases, når du er helt færdig med dem. 

 View Inventory (Ctrl + I) - Viser beholdningen til posten. Åbnes i split editor mode.

 View Bibliographic Record (Ctrl + Alt + B) - Viser den bibliografiske post i split editor mode, når du arbejder med en holding.

 Add Holdings (Ctrl + Alt + H) - Tilføjer en holding til den bibliografiske post, du arbejder med.

 Add Item (Alt + I) - Tilføjer et item til din holding. Åbner Physical Item Editor.

 Add Portfolio (Alt + O) - Benyttes kun for elektroniske ressourcer.

 Add Representation (Alt + R) - Praksis for brug er ikke besluttet, så pt. benyttes denne ikke

 Create POLine & Exit (Ctrl + Alt + O) - Laver en PO line (ordre) baseret på den bibliografiske information i den aktive post.

 Delete Record (Ctrl + D) - Sletter posten i IZ. Sletning af bibliografiske poster er kun tilgængelig for Cataloger extended role. Alle kan bruge funktionen for at slette holdings. Brug afventer politik. 

8:  Working on
Over posten du arbejder med vises information om hvilken type post (bibliographic/holdings), titlen på posten samt MMS-ID i parentes. Der vil også være information om, hvem der har lavet posten ("created by") og hvem der har lavet de seneste ændringer ("modified by") samt dato og tid.

Den nederste rude indeholder ekstra hjælp til redigering af posten og har tre faner:

9: Info 
Her vises information om Marc21-formatet for feltet, du står i. Det er også link til formatet - klik på "Display in new window".

10: Alerts 
Her vises eventuelle fejlmeddelelser efter validering af posten.  Som hovedregel skal disse fejlmeddelelser håndteres. Ved tvivlstilfælde kontaktes /wiki/spaces/KAT/overview-gruppens medlemmer.

11: Linked Data 
Links til forskellige autoritetsregistre. 

-ikonet øverst i højre hjørne lukker MDE og fjerner alle ændringer, som ikke er gemt. Posten bliver ikke released.

(Alt + B) tager dig ud af MDE og tilbage til foregående side i Alma.

Vil du læse mere kan du se her: Navigating the MD Editor Page - ExLibris Knowledge Center.

Denne vejledning tager udgangspunkt i undervisningsmaterialet, se Indkøb, Katalogisering og Marc 21, Tidsskriftsworkshop og Light kurser

Forfatter:  Maria Ringsevjen

Dato for udarbejdelsen af vejledningen: 23.10.2020

Vejledningen revideres: Hvert 2. år eller efter behov

Roller og ansvar: Maria Ringsevjen og Margit Sørensen Helbo

Datoer og initialer for løbende revidering: