Generelt om Libraries i Alma

Alma har en række Libraries (Biblioteker), som underordninger under Institution. Vores Institution er Det Kgl. Bibliotek, med kode 45KBDK_KGL. 

Almas Libraries er overført fra Alephs "Filial", men de har en noget anden funktion i Alma. Bl.a. er der ikke den samme systemfunktionalitet knyttet op til Library i Alma, som der var til "Filial" i Aleph, hvor fx bestillingssedler blev printet ud det rigtige sted baseret på "Filial"-tilhørighed. (I Alma styres dette ud fra Locations, som er overført fra Alephs "Samling".)

I Almas model er et Library grundlæggende forstået som et afgrænset fysisk sted, hvor brugerne kan komme og evt. låne/aflevere materialer. Forskellen til hvordan vi har benyttet "Filial" i Aleph betyder, at der skal laves en del ændringer efter migreringen, for at få et fornuftigt workflow. De to næste punkter beskriver disse ændringer.

Nationalbiblioteket nyt Library

Vi har en række materialer, der kun må benyttes på Læsesal Vest i Diamanten, København. Materialerne opbevares fysisk på en række forskellige steder rundt i byen, og i Aleph havde de derfor forskellige "Filialer", så bestillingerne blev printet ud det korrekte sted. I Aleph sat vi det sådan op, at materialer med en bestemt eksemplarstatus, kun måtte afhentes på Læsesal Vest. I Alma har eksemplarstatus ikke den funktion; i stedet styres rettigheder ud fra Library/Location kombinationen. Og når det gælder begrænsning af afhentningssteder til læsesal, kan vi enten tillade afhentning på alle institutionens læsesale, eller på materialets "ejerbiblioteks" egen læsesal. Siden vi kun vil tillade Læsesal Vest, er det den sidste løsning vi skal bruge. Men det kræver, at alle materialer, der kun skal kunne ses på Læsesal Vest skifter Library fra den "Filial" de havde i Aleph (fx Lergravsvej, Kalvedbod brygge, Njalsgade) til et Library, der har Læsesal Vest som eneste læsesal. Dette Library er Nationalbiblioteket (kode: KBL). Efter migrering vil alle materialer med den item policy, der tilsiger, at de kun må benyttes på Læsesal Vest få skiftet Library til Nationalbiblioteket. Men fordi bestillingerne ikke som i Aleph styres af "Filial" vil de stadig blive printet ud i de magasiner, hvor materialerne befinder sig.

Magasiner laves om fra Library til Location

Med Almas Library-model er lukkede magasiner ikke at forstå som Libraries, men som Locations, der er knyttet til et Library. Lukkede magasiner er jo netop ikke fysisk afgrænsede steder, hvor lånere kan komme og benytte sig af bibliotekets services. Men da magasinerne var registreret som "Filial" i Aleph, og disse er blevet overført til Library i Alma, fremstår de nu som sådan. Det viser sig som specielt uheldig for brugerne i Primo, fordi muligheden til at afgrænse til et bestemt bibliotek bliver forstyrret af, at der optræder en lang række ligegyldige magasiner.

Efter vi er gået i produktion med Alma, vil et arbejde derfor gå i gang med at omdanne de Libraries, der kun er magasiner, til Locations ved andre (reelle) Libraries. Da det betyder, at man for disse registreringer vil mangle et niveau, skal et større mapnings- og analyse-arbejde gå i gang.

Koder og Biblioteksnavne

Library har et engelsk navn (synligt i Alma og engelsk Primo/emails)  og evt. en dansk oversættelse (synlig i dansk Primo/emails).

Det er det samme navn, der benyttes både i Alma og i Primo. Dvs., navnet skal være meningsfuldt og tydelig for slutbrugeren.

Lukkede magasiner, som ikke har ekspedition, har alle det danske navn Fjernmagasin. Erfaringen tilsiger, at en angivelse af hvor magasinet ligger, blot forvirrer brugerne - vi ønsker ikke, at de møder op i Skejby eller på Lergravsvej for at finde materialet. Det er den engelske tekst, der vises i Alma, og her benyttes Closed Stacks (Skejby), Closed Stacks (LGV) etc., så personalet kan se forskel på magasinerne. Det er selvsagt uhensigtsmæssigt for vores engelsktalende brugere, men er den mest pragmatiske løsning lige nu, indtil vi får lavet magasinerne om fra Library til Location (se foregående afsnit).

Bemærk, at de locations, der ligger under Libraries kan have forskellige betegnelser i Alma og Primo, hhv. Name og External Name. Der findes en naming convention for angivelse af Location External Name.

*) sammenlægges januar 2020