Dokumentstatus
Vejeldningen er under udarbejdelse og endnu ikke gyldig
Der er kun 2 muligheder, der kan benyttes til at tilrette permanent library og location uden fare for tab af data:
- Item editor:
- Item editor skal ikke bruges til at ændre library og/eller location på alle eller det eneste eksemplar på en holdingspost.
- Hvis det er det sidste item på HOL posten, vil HOL posten blive slettet og information i HOL felter mistes
- 'Change physical item' job
- 'Change physical item' job skal kun benyttes, hvis man er helt sikker på, at datatab undgåes.
- Data fra HOL post kan gå tabt, hvis man tilretter til en eksisterende værdi i en anden HOL post
- Relink af item post til en anden bibliografisk post kan ikke anbefales, da det kan medføre datatab
- Relink af HOL post til en anden bibliografisk post kan foretages uden problemer
Ændring af ét ud af flere eksemplarer på en HOL-post
I dette tilfælde - og kun dette - kan du benytte Item Editor til at ændre det pågældende eksemplars Permanent Library/Location
Hvordan kan du være sikker på, at der er andre eksemplarer på HOL-posten end det som du vil flytte?
Se den bibliografiske posts "List of Holdings", fx
Hvis det er et eksemplar fra KU Gothersgade du ønsker at flytte, er det OK at benytte Item Editor, for denne Holdingspost har 3 eksemplarer. - se denne vejledning
Er det derimod tale om eksemplaret fra FARMA Fjernmagasin, må Item Editor ikke benyttes, da der kun er et eksemplar på denne holdingspost.
Ændring af alle - eller det eneste - eksemplar på en HOL-post
MD editor på HOL post
Beskrivelse følger
Ændring af mange eksemplarer
'Change holding information' ved brug af Normalization Rules
Dette job kræver brug af normalization rules for at tilrette library og location. Normalization rules skal ændres ved hver kørsel. (/wiki/spaces/ATD/pages/5932188)
Jobbet kan benyttes til større kørsler - skriv til bibliotekssystem@kb.dk og specificer hvilket sæt, der skal ændres og til hvilken library og location.
Baggrund
Som beskrevet i denne artikel er der en fare for tab af data ved rettelse af Library/Location via Alma-værktøjerne Edit Item og jobbet Change Physical Items, relink af item til anden bibliografisk post. Kort fortalt er der en risiko for, at ændringer med disse metoder fører til tab af data i Holdings poster.
- Risikoen opstår når værktøjerne benyttes til at fjerne det sidste item fra en Holdings post.
- I disse tilfælde bliver Holdingsposten slettet, og selv om en ny jo bliver oprettet med den nye Library/Location værdi, er evt. øvrige data i Holdingsposten tabt.
- (Ved Edit Item får man en advarsel om at posten slettes, men ikke ved job-kørsel.)
Derfor fraråder vi at benytte disse procedurer til ændring af permanent library/location.
NB! Der er ikke noget problem ved ændring/tilføjelse af temporary location; her bevares HOL-posten.