Table of Contents
Udtræk af data
Alma giver mulighed for at udtrække data i excel i flere sammenhænge. Se efter denne ikon ved søgeresultater og portfoliolister:
Har man søgt en tidsskrifttitel som electronic portfolio, vil man kunne udtrække en liste over alle de portfolios, som findes i vores institution zone med denne titel og dermed få et overblik over dækningen af titlen hos alle vores leverandører.
Har man søgt på collection name kan man udtrække en liste over de aktive portfolios i pågældende collection. Man kan udtrække listen med de data, som umiddelbart kan ses i grænsefladen eller man kan vælge en Extended Export,
hvilket giver en Excel-fil med alle de kolonner, som kan bruges til at uploade data via portfolio loader.
Upload af portfolios
Via portfolio loader kan man aktivere, deaktivere og opdatere f.eks. groups, proxy-settings og coverage.
...
Filforberedelse
Forbered først en fil. Enten kan man downloade en liste over eksisterende portfolios fra den pågældende collection og tilrette den eller man kan starte med en tom template. Link til template findes i dokumentationen ligesom der her findes detaljeret forklaring på de enkelte felter. Hvis man laver en fil på baggrund af en leverandørfil er det vigtigt, at kolonnerne får de rigtige headings. Hvilke kolonner man behøver at udfylde, vil variere. Har man kun brug for få kolonner, bliver det mere overskueligt, hvis man selv skriver kolonneoverskrifterne i et tomt excel-ark, f.eks. ved aktivering af nye ebogstitler: ISBN, AVAILABILITY samt - hvis der er mulighed for at der dannes local portfolios - PARSER_PARAMETERS og ELECTRONIC_MATERIAL_TYPE.
Bemærk at nye værdier overskriver gamle værdier i portfolios. Hvis man vil tilføje gruppen AU_AUH til en portfolio, som allerede er aktiv for KUB_RUC, skal man således medtage begge groups i filen. Hvis der skal angives beholdning og proxy for hver gruppe skal dette ske i felter navngivet med GROUP_XXX, oplysningerne skrives i samme felter adskilt med semikolon og i samme rækkefølge som man har brugt i feltet GROUP_NAME. Se nærmere forklaring
...
Load portfolios
For at uploade excel-filen:
...
Select file: upload en fil (men vælg . OBS! Vælg først loading policy - siden refresher og sletter filen, når man skifter policy).
Loading policy – der kan vælges mellem complete eller incremental. Incremental kan bruges ved tilføjelser eller partielle rettelser. Complete vælges kun hvis man vil opdatere samtlige portfolios på ny, da alt som ikke findes i filen, da bliver slettet fra collection. Vær helt sikker på, at din fil dækker alt, f.eks. både Aarhus og Kbh-holdings, hvis den vælges.
...
Ved complete load kan vælges flere actions på en gang. Hold musen over valgmuligheden for mere information om hvordan funktionen virker.:
- add local portfolios
- update portfolios
- delete portfolios
Bemærk: ”delete” opfører sig forskelligt alt efter om man har valgt complete load eller incremental update!
- ved incremental: hvis man kører en analyse, får man at vide, at titler i slettefilenexcel-filen, som ikke er aktive, bliver aktiveret. Se også https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Knowledge_Articles/Why_does_Alma_add_portfolios_when_loading_a_file_of_portfolios_to_be_deleted%3Fved complete loadmatcher portfolios i collection, vil blive slettet fra collection
- complete: Portfolios i CZ linked collection, som ikke er i filen, bliver slettet (dvs. de bliver lokale og deaktiveret). Portfolios i filen, som ikke allerede er aktiveret, bliver aktiveret fra CZ, hvis muligt. Man skal altså IKKE bruge complete load, hvis man har en liste med titler, som skal slettes
Validation policy:
Validation online giver en rapport før man godkender load. Den bør tjekkes, inden man godkender jobbet og downloades, så man har den, hvis der viser sig problemer, når jobbet er kørt færdigt.
Brug hellere "Validation offline", fordi den giver en rapport under job historyAdmin -> Monitor jobs -> history, som man kan vende tilbage til senere.
For store filer anbefales generelt ”validation offline”. Vælger man den mulighed
Under "Validation offline" får man også mulighed for blot at køre en analysevælge "Analysis only", hvilket er en god ide, hvis man ikke er helt sikker på, hvordan opdateringen vil gå.
Når analysen er kørt, kan en analyse af filen rapport findes under Admin -> Monitor jobs -> history og man har mulighed for at tilrette loadfilen, inden man kører jobbet rigtigt.
Når man vil køre jobbet rigtigt, vælges "Load file - ignore lines with errors", da en enkelt linje, som giver fejlen "multiple MMS record was found" ellers vil hindre resten i at blive aktiveret.
Vigtigt ved "Analysis only":
...
Dato | Initialer | Hvad er ændret |
09/3-21 | ANSK | Sproglige rettelser samt enkelte tilføjelser og linkrettelser i afsnittene Filforberedelse og Load portfolios |
3/6-2021 | ANSK | Afsnittet "Udtræk af data" er udskilt til selvstændig vejledning. Afsnittet "Upload af portfolios" er gennemgået og revideret. Titlen ændret fra "Download/upload af portfolios" til "Portfolio loader" |
15/7-21 | ANSK | Rettelse ang. delete-funktionalitet |
10.8.21 | LEHE | Årlig revidering |
20.10.22 | ANSK | Ændringer under Validation Policy |