Page Comparison

Udtræk af data

Alma giver mulighed for at udtrække data i excel i flere sammenhænge. Se efter denne ikon ved søgeresultater og portfoliolister: 

Image Removed

Har man søgt en tidsskrifttitel som electronic portfolio, vil man kunne udtrække en liste over alle de portfolios, som findes i vores institution zone med denne titel og dermed få et overblik over dækningen af titlen hos alle vores leverandører.

Har man søgt på collection name kan man udtrække en liste over de aktive portfolios i pågældende collection. Man kan udtrække listen med de data, som umiddelbart kan ses i grænsefladen eller man kan vælge en Extended Export,

hvilket giver en Excel-fil med alle de kolonner, som kan bruges til at uploade data via portfolio loader. 

Image Removed

Upload af portfolios

Via portfolio loader kan man aktivere, deaktivere og opdatere f.eks. groups, proxy-settings og coverage.

...

https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/040Resource_Management/050Inventory/020Managing_Electronic_Resources#Performing_Global_Changes_on_Portfolios_Using_a_Job

Filforberedelse

Forbered først en fil. Enten kan man downloade en liste over eksisterende portfolios fra den pågældende collection og tilrette den eller man kan starte med en tom template. Link til template findes i dokumentationen ligesom der her findes detaljeret forklaring på de enkelte felter. Hvis man laver en fil på baggrund af en leverandørfil er det vigtigt, at kolonnerne får de rigtige headings. Hvilke kolonner man behøver at udfylde, vil variere. Har man kun brug for få kolonner, bliver det mere overskueligt, hvis man selv skriver kolonneoverskrifterne i et tomt excel-ark, f.eks. ved aktivering af nye ebogstitler: ISBN, AVAILABILITY samt - hvis der er mulighed for at der dannes local portfolios - PARSER_PARAMETERS og ELECTRONIC_MATERIAL_TYPE.

Bemærk at nye værdier overskriver gamle værdier i portfolios. Hvis man vil tilføje gruppen AU_AUH til en portfolio, som allerede er aktiv for KUB_RUC, skal man således medtage begge groups i filen. Hvis der skal angives beholdning og proxy for hver gruppe skal dette ske i felter navngivet med GROUP_XXX, oplysningerne skrives i samme felter adskilt med semikolon og i samme rækkefølge som man har brugt i feltet GROUP_NAME. Se nærmere forklaring

Nærmere beskrivelse af kolonner i portfolio loader:

https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/Electronic_Resource_Management/030_Working_with_Local_Electronic_Resources/015Managing_Electronic_Resources#Portfolio_Loader 

Load portfolios

For at uploade excel-filen:

...

Select file: upload en fil. OBS! Vælg først loading policy - siden refresher og sletter filen, når man skifter policy.

Loading policy – der kan vælges mellem complete eller incremental. Incremental kan bruges ved tilføjelser eller partielle rettelser. Complete vælges kun hvis man vil opdatere samtlige portfolios på ny, da alt som ikke findes i filen, da bliver slettet fra collection. Vær helt sikker på, at din fil dækker alt, f.eks. både Aarhus og Kbh-holdings, hvis den vælges.

Select action: For incremental load kan vælges mellem vælges

• Add – tilføjer kun nye portfolios
• update 
• delete

Ved complete load kan vælges flere actions på en gang.  Hold musen over valgmuligheden for mere information om hvordan funktionen virker.:

• add local portfolios
• update portfolios
• delete portfolios

Bemærk: ”delete” opfører sig forskelligt alt efter om man har valgt complete load eller incremental update!

• ved incremental: hvis man kører en analyse, får man at vide, at titler i slettefilenexcel-filen, som ikke er aktive, bliver aktiveret. Se også https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Knowledge_Articles/Why_does_Alma_add_portfolios_when_loading_a_file_of_portfolios_to_be_deleted%3Fved complete loadmatcher portfolios i collection, vil blive slettet fra collection
• complete: Portfolios i CZ linked collection, som ikke er i filen, bliver slettet (dvs. de bliver lokale og deaktiveret). Portfolios i filen, som ikke allerede er aktiveret, bliver aktiveret fra CZ, hvis muligt. Man skal altså IKKE bruge complete load, hvis man har en liste med titler, som skal slettes

Validation policy:

Validation online giver en rapport før man godkender load. Den bør tjekkes, inden man godkender jobbet og downloades, så man har den, hvis der viser sig problemer, når jobbet er kørt færdigt.

Brug hellere "Validation offline", fordi den giver en rapport under Admin -> Monitor jobs -> history, som man kan vende tilbage til senere.
For store filer anbefales generelt ”validation offline”. Vælger man den mulighed

Under "Validation offline" får man også mulighed for blot at køre en analysevælge "Analysis only", hvilket er en god ide, hvis man ikke er helt sikker på, hvordan opdateringen vil gå.

Når analysen er kørt, kan en analyse af filen rapport findes under Admin -> Monitor jobs -> history og man har mulighed for at tilrette loadfilen, inden man kører jobbet rigtigt.

Når man vil køre jobbet rigtigt, vælges "Load file - ignore lines with errors", da en enkelt linje, som giver fejlen "multiple MMS record was found" ellers vil hindre resten i at blive aktiveret.

Vigtigt ved "Analysis only":

• tag et print af de valgte parametre eller noter dem, før du går videre. Man kan ikke genaktivere jobbet, når det skal køres rigtigt

Eksempel på complete load
   

...

Admin → Monitor jobs → History

ExLibris dokumentation

https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/040Resource_Management/050Inventory/020Managing_Electronic_Resources/020The_Bulk_Portfolio_Information_File

Forfatter: Anne Skov
Dato: 26. september 2019

...

Vejledningen revideres: hvert år
Datoer og initialer for løbende revidering: