Vejledningen ligger også på Teams i kanalen Licensinddatering NB: senest opdaterede vejledninger ligge på F-drevet: F:\BIBPART-K\ALF\Procedurer, retningslinjer og vejledninger\Licensinddatering\Vejledninger og skabeloner\Vejledning i licensinddatering i ALMA.docx
| Table of Contents |
|---|
Inddatering af licensbetingelser i Alma: NB er IKKE opdateret.
Når vi skal til at koble licenser til i Alma, er udgangspunktet, at vi opretter licenser i Alma og fylder ud med så mange af de informationer der findes i den egentlige licensaftale som muligt.
...
Hak af for valg af template og derefter på Select og templaten hentes.
Summary-siden
Udfyld relevante felter, felter markeret med * er obligatoriske
...
Vi anbefaler at følgende felter udfyldes.
Name
Syntaksen er Forlag Licens Tillægstype evt. produkt Institution Årstal
...
Institution: notér de institutioner der er dækket af aftalen. Brug syntaksen for Group-settings (Available for groups), se https://sbprojectskb-dk.statsbiblioteketatlassian.dknet/wiki/pages/viewpage.action?pageId=739353635638650
Da vi indtil videre har besluttet ikke at uploade de faktiske licensaftaler til ALMA, er det tilladt at lave aggregerede ALMA licenser: fx at samle to enslydende licensaftaler for AU og KU i én ALMA licens. Eller at samle enslydende licensaftaler fra samme forlag på forskellige produkter i én ALMA licens. Skriv i så fald AGG efter institutionskoden. Og lav en note om, hvilke licensaftaler, der er aggregeret (NB: Note-fanen bliver først synlig, når man har gemt licensbetingelserne første gang).
...
- Et-årige aftaler: 2020
- Flerårlige aftaler: 2020-2023
- Master agreement, der ikke har slutdato: 2020-
License code
Syntaksen for License code er Institution_Forlagskode_År
...
- KUALFPROQ2020
- KUALFPROQ2020.1
- KUALFPROQ2020.2
License status
Disse statusser bruges udelukkende internt til at angive proces for licensaftalen (har altså ingen betydning for, hvad der bliver vist i Primo).
- Active – benyttes for den aktive licens, hvor betingelserne er klar til at blive eksponeret i Primo
- Deleted – MÅ IKKE BENYTTES
- Draft – anvendes i oprettelsesfasen
- Expired – anvendes når aftaler ophører, altså når ordren lukkes.
- Retired – anvendes når en ny eller anden aftale træder i stedet.
Start Date
Dato for hvornår Licensaftalen træder i kraft.
License Location
Licensaftaler opbevares på F-drevet. Default værdi er F-drevet.
Når alle relevante felter er udfyldt, klik på ’Save and edit’ og vælg efterfølgende fanebladet ’License Terms’
License Terms-fanen
OBS - husk at klikke 'save' undervejs i inddateringen af licensbetingelserne.
Ved brug af ALF Template vil licensbetingelserne på forhånd være udfyldte med en værdi. Det er vigtigt at man ved gennemlæsning af licensaftalen, får tjekket om de pre-udfyldte betingelser matcher aftalen.
...
Licensbetingelserne er inddelt i 6 grupper: Authorized User, Terms of Use, Restrictions, Perpetual Rights, Obligations og Termination Obligations.
Authorized users
Alle felter i templaten er forudfyldt – sørg for at rette til (og slette noter), så det passer med licensaftalens betingelser.
...
Bemærk, at det kun er Walk-in User Term Note, der er synlig for brugerne i Primo. De øvrigt oplysninger er til intern brug. Hospitalsbrugerne har fået separat kategori, så vi kan notere, om de direkte er med i licensaftalen (fremfor at det har været underforstået igennem en årrække).
Terms of use
Alle felter i denne kategori er synlige for brugerne, undtagen ILL-betingelserne, som vi efter ønske fra Fjernlån har fjernet fra Primo-visningen i november 2021.
...
Text and Data Mining Noten kan benyttes til henvise brugerne til licenses@kb.dk, hvis de ønsker at lave en aftale om Text and Data Mining.
Restrictions
De felter vi har valgt at tage med i Restrictions-delen af templaten angår concurrent users. Begge felter er synlige for brugerne.
Perpetual Rights
Disse felter er til intern brug, så ingen af dem er synlige for brugerne.
...
Post Cancellation Right går på, om der gør sig specielle betingelser gældende, hvis vi opsiger abonnementet – kan fx være at vi så skal betale et access fee for at få adgang til det materiale, som vi har perpetual access til. Evt. beskrivelse af hvor/hvilken platform man har PCR til.
Obligations
Disse felter er ikke synlige for brugerne.
...
"Performance Warranty"-felterne benyttes til at notere, om at der er en garanti for oppetid og/eller hvor lang tid en ressource ikke må virke, før der skal en ydes en kompensation.
Termination Obligations
Ingen af disse felter er synlige for brugerne.
...
HUSK at klikke på Save-knappen, når du er færdig med at inddatere licensoplysningerne!
Andre relevante faner på licensen
Inventory: se hvilken aktiv pakke der er eller har været associeret med licensen (se nedenfor hvordan man tilknytter produkter til licensen)
...
Attachments: Indtil videre uploader vi ikke licensaftalerne til ALMA.
Koble licens på ordre
Når licensbetingelserne er inddateret og aftalen er underskrevet, skal den kobles på det eller de relevante produkt(er), så betingelserne bliver synlige i Primo. Det kan man ikke gøre inde fra selve licensen.
...
I de tilfælde, hvor det ikke er muligt at koble licensen på ordren (fx gamle arkivkøb), kan man i stedet koble den på en collection eller en portfolie.
Koble licens på collection
Søg collection’en frem, klik edit og vælg fanebladet General. Muligheden for at koble licensen på ligger i nederste linje:
...
Klik på Select from a list, søg licensen frem og klik på den. Afslut med save.
Koble licens på portfolio
Søg portfolien frem, klik på edit portfolio og vælg fanen Acquisitions:
...
Klik på Select from a list, søg licensen frem og klik på den. Afslut med save.
Lægge ny licens på ordre/collection/portfolio, der allerede har en licens tilknyttet
Når man har forhandlet en ny licens, benytter man samme procedure som vist ovenfor for at koble den på ordren, collectionen eller portfolien. Ændres licensen direkte på ordren, bliver den gamle licens ikke registreret nogen steder, men kan stadig søges frem.
...
HUSK! at ændre status i Summary på den gamle licens til retired (vigtigt i forhold til Analytics).
Genbrug en eksisterende licens i Alma
- Da alle Aarhus’ Intota-licenser er blevet migreret over i ALMA, kan man vælge at tage udgangspunkt i én af dem, og blot opdatere den, så den opfylder de krav vi har opstillet ovenfor. Det er i så fald vigtigt at være særligt opmærksom på:
...
- Man kopiere en ALMA-licens, så det er muligt hurtigt at lave en ny licens på baggrund af indholdet i en gammel: Søg licensen frem, klik på de tre prikker og vælg Dublicate. Husk at ændre navnet og koden.
- Man kan også lave en licens til en template: Åbn licensen og vælg Save as template.
- Hvis et forlag sender samme licensvilkår år efter år, kan man – fremfor at lave en ny licens i ALMA hvert år - overveje at ændre årstallet i ALMA-licensen til at blive fortløbende: Fra ”….2019” til ”….AGG2019-” og skrive en note herom i notefanen.
Link til ExLibris dokumentation:
...