Sletteretningslinjer til bibliotekssystemet Alma
Indledning
Sletteretningslinjer understøtter direktionens beslutning om implementering af Slettepolitik fra d.14. juni 2022. Formålet med retningslinjerne på Det Kgl. Bibliotek er, at sikre transparens i arbejdet ved at:
...
Retningslinjerne indeholder beskrivelse af sletterettigheder, slettevejledning, sletterestriktioner, kontrollørkorps, revisionsplan samt begrebsdefinitioner. Forslag til fremtidige justeringer i sletteretningslinjer præsenteres for Sikringsudvalget og journaliseres efterfølgende. Væsentlige ændringer foreligges Direktionen.
Begrebsdefinitioner
Samlingstilknyttede: Udvalgte medarbejdere der arbejder med specifikke samlinger i dagligdagen, enten i Alma eller de fysiske samlinger[1].
...
Retention status: Man kan tildele et item ‘retention status’, der gør at det ikke kan deletes gennem fx API calls eller manuelle fejlsletninger, da en besked dukker op på skærmen, som kræver at man aktivt tildeler en begrundelse for sit slettevalg. Sletter man et item der er rentention på og ikke giver en begrundelse, vil det blive fanget af kontrollørkorpset, der kontakter den samlingsansvarlige afdelingsleder.
Sletterettigheder
I udgangspunkt har alle medarbejdere med Alma rettigheder mulighed for at slette. Det bør dog kun være personale med Alma relaterede driftsfunktioner der foretager sletning af items. Det er den samlingstilknyttede afdelingsleder der har ansvaret for, at dette arbejde udføres korrekt.
...
- Sletning af holding og item ifm. omdannelse af bibliografiske poster til relaterede poster
- Kassationsprojekter ved nedlæggelse af samlinger, såsom universitetsinstitutter
- Aleph overførte poster der ikke er tidssvarende
Sletterestriktioner
Der foreligger et dokument med liste over samlinger der er sletterestriktioner på.[2] Restriktionerne er udpeget enten af sikkerhedsmæssige hensyn (ift. bevaring af den danske kulturarv) eller i udvalgte universitetssamlinger med særligt sjældne og værdifulde eksemplarer. Samlinger mærket med sletterestriktioner har følgende konsekvenser:
...
Det er de samlingsansvarlige afdelingslederes ansvar, løbende at indmelde justeringer i samlinger der skal sletterestriktioner på. Justeringer skal sendes til ledelsesrepræsentanten i arbejdsgruppen BIBPART Informationssikkerhed.
Revisionsplan
Der foretages revision af slettede items 1 gang om året af kontrollørkorpset. Der foretages stikprøver af slettede items 2 gange om året. Materiale samt vejledning til kontrollørkorpsets gennemgang af slettede items udarbejdes af BIF. Det estimeres at der skal afsættes 2 x 2 timer til stikprøver samt 4 timer til den årlige revision. Såfremt der er flere afvigelser fra sletteprocedurerne skal der tillægges tid til at kontakte relevante afdelingsledere.
Resultat af stikprøver samt revision præsenteres til ledelsesrepræsentanten i arbejdsgruppen BIBPART Informationssikkerhed der orienterer Sikringsudvalget.
Kontrollørkorps
Kontrollørkorpset består af 2-4 medarbejdere, der ikke arbejder med at slette items i Alma og ikke har fysisk adgang til særligt sikrede materialer eller sidder med anden løbende driftsmæssig katalogisering. Kontrollørkorpset skal godkendes af Sikringsudvalget.
...
[1] Fx ved at fremfinde fysiske materialer, indkøb, retrokatalogisere eller boksbetjening. Nogle fysiske samlinger er ikke repræsenteret i Alma, men har stadig samlingsknyttede medarbejdere.
[2] Se Bilag 1 for liste Liste over samlinger med retention status på opdateret februar 2023
Originalt dokument: Sletteretningslinjer 17 2 2023.docx