Indhold:
| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
| Tip |
|---|
Husk, at du kan altid klikke på et billede her i Confluence for at se det større |
Bestilling med superkræfter
Kan jeg ikke bare benytte en tjenstlig låner?
Bibliotekets materialer er primært til for at brugerne skal kunne benytte dem, men nogle gange har vi som personale jo også behov for at bestille et materiale frem fra et magasin, eller reservere det. Hvor slutbrugerne laver en bestilling eller en reservation, bør personalet i stedet benytte en Work Order. I tidligere systemer er det nogle medarbejdere, der har benyttet en såkaldt tjenstlig låner, men det er en rigtig dårlig idé for de fleste af de arbejdsprocesser, som personalet bestiller materialer til.
En "tjenstlig låner" er nemlig bare en bruger som alle andre, så når en "tjenstlig låner" lægger en bestilling på et materiale, vil denne bestilling blive udfyldt af det eksemplar der hurtigst kan opfylde bestillingen. Det er den logik, der giver mest mening for slutbrugere, men når personalet bestiller et materiale, er detdet ofte fordi det er et bestemt eksemplar, man skal bruge. En studerende, der læser til eksamen er interesseret i et hvilket som helst (identisk) eksemplar hurtigst muligt, men hvis det handler om en bog, personalet skal sende til indbinding, sætte på semesterhylde, bruge til udstilling etc. er det ikke ligegyldig hvilket eksemplar, man får fat i. Behovet for at kunne reservere/bestille et bestemt eksemplar er altså en væsentlig grund til at benytte Work Orders i stedet for bestillinger til en "tjenstlig" låner.
En Work Order er som en bestilling, men med indebyggede superkræfter. Udover at kunne Man kan:
- knytte bestillingen til et enkelt eksemplar,
- bestille flere identiske eksemplarer (fx til semesterhylder)
- overhale en reservationskø
- sætte et helt søgesæt sættes til en
- Work Order ved et automatisk job.
Men der er mere.
Work Order og processtyring
En Work Order er nemlig også knyttet til en arbejdsproces, der skal udføres af personalet, fx:
- opstilling på semesterhylde,
- digitalisering,
- opbygning af udstilling,
- fysisk bevaring,
- sende til bogbinder,
- katalogisering
- andre processer, der tager materialet ud af cirkulation for kortere eller længere tid.
Denne proces kan styres gennem at sætte forskellige steps op for den proces. Det betyder, at man kan sikre fx,
- at man kommer alle steps igennem, og
- at man ved hvor i processen en bog befinder sig. Dermed kan
- processen fortsættes af en anden medarbejder end den der begyndte den. Det kan også være
- arbejdsgange, hvor bøgerne flyttes fysisk mellem forskellige afdelinger i den samme proces, og man har behov for at have styr på, hvor bøgerne befinder sig.
Hvor mange steps man har brug for i processen bestemmes af hvad der er hensigtsmæssigt for at udføre og afslutte opgaven. Der laves altså forskellige Work Order types for de forskellige processer, der skal understøttes.
Work Order Departments
En Work Order er en bestilling, men ikke på vegne af en person, men på vegne af en afdeling (department). Den ønskede bog, der findes frem på et magasin eller afleveres i skranke/automat, bliver sendt til den pågældende department, som tager sig af processen videre. Når man sætter en Work Order department op, angiver man adresse, så denne kommer med på bestillings/transit-sedlerne. Man angiver også hvilke Operators, den enkelte department har - dvs hvilke medarbejdere, der kan håndtere bøgerne i en Work Order.
Når bøgerne ankommer til den pågældende department, optræder de på disse medarbejderes Task List. Medarbejderne får altså besked om, at der skal gøres noget med disse bøger - og det er ikke kun én enkelt medarbejder, men hele teamet af operators, der kan udføre opgaverne. Medarbejderne kan altid se hvilke materialer, der er i proces ved at vælge Fulfillment → Manage In Process Items.
I en Work Order Department bestemmer man også hvilke Libraries, den kan håndtere bøger fra. Det betyder fx at man kan sætte begrænsninger op så en department for Semesterhylder på Bartholins Allé kun kan placere Work Orders på bøger fra Bartholins Allé, Skejby og Victor Albecks vej (blot et eksempel). I andre sammenhænge er det ikke hensigtsmæssigt at lave den type begrænsninger.
En Work Order department kan være en selvstændig Location, som man vælger i sin Alma-profil, eller den kan sættes til at blive håndteret af en Circulation Desk. Hvad der er mest hensigtsmæssigt afgøres lokalt.
| Info |
|---|
Henvend dig til Biblioteksystem for at få oprettet den Work Order type, du har behov for. Ved samme anledning aftaler vi Work Order dpeartments, operators og andre indbyggede relationer. |
Et eksempel på Work Orders
Trin 1: Find dit eksemplar
I dette eksempel bruger vi Work Orders til at bestille og klargøre bøger til en semesterhylde. Man skal for alle Work Orders først finde ud af, hvilken titel/eksemplar man ønsker at arbejde med - i dette tilfælde kommer det fra en pensumliste indsendt gennem Leganto.
Det drejer sig om en titel, som underviseren har sat på pensumlisten, og som ønskes sat på semesterhylde. Der er to eksemplarer - et i Aarhus og et i Emdrup.
Her er Emdrup-eksemplaret udlånt, mens der findes et på hylden i Aarhus.
| Note |
|---|
Havde man nu bestilt bogen som "tjenstlig låner", ville man have fået Aarhus-eksemplaret, siden det er tilgængeligt. Men det er ikke det eksemplar, man ønsker at sætte på semesterhylde i Emdrup. I stedet kan man med en Work Order pinpointe bestillingen til et bestemt eksemplar. |
Trin 2: Læg en work order
Du finder "Work Order" under Actions-knappen ude til højre i eksemplarvisningen.
2.a: Eksempel på Work Order begrænsning
Lad os først - for illustrationens skyld - se hvad der sker, hvis man i stedet prøver at lave en Work Order på Aarhus-eksemplaret
Vi får en fejlmeddelelse, i billedet hvor man vælger Process Type (dvs hvilken Work Order Type, vi ønsker at bestille eksemplaret til):
Det er fordi, der til Work Order Type "Reservation til semesterhylde" ikke findes en Work Order Department, der kan håndtere materialer fra Victor Albecks vej. Som systemet er sat op på dette tidspunkt er det kun Deptartment "Emdrup semesterhylder", der kan bruge denne Work Order Type, og "Emdrup semesterhylder" betjener kun AU Emdrup:
Denne opsætning kan selvsagt ændres efter aftale, hvor der er behov for det.
2.b Gennemførelse af Work Order
Hvis vi nu i stedet placerer vores Work Order på Emdrup-eksemplaret, så virker det fint.
På siden "Place Item in Process" vælger vi "Reservation til semesterhylde" og Emdrup Semesterhylder som Managing Department. Det betyder, at Emdrup Semesterhylder bliver eksemplarets Pick-up location. Medarbejdere, der er Operators på Emdrup Semesterhylder, får den på deres Task List, og kan behandle den videre
Her er så også tilføjet en note til Work Order bestillingen
| Tip |
|---|
Hvis du har et større søgesæt med eksemplarer, der skal indgå i en Work Order behøver du ikke lægge dem på enkeltvis. Work Orders kan lægges på et helt sæt af poster ved et bulk job. Kontakt bibliotekssystem@kb.dk for at få hjælp. |
Det her eksemplar var jo udlånt, så når det bliver afleveret (i dette tilfælde på KU Nord) går det i transit - til Emdrup Semesterhylder, og med besked om at det skal i proces:
Sådan ser transit-sedlen ud:
Læg særligt mærke til:
Fordi det er en Work Order bestilling, kommer der automatisk besked til magasinet, at det er bestemt eksemplar, der efterspørges. Det betyder, at denne bestilling ikke kan opfyldes af et andet eksemplar - modsat låneres bestillinger.
På bestillingssedlen fremgår også hvor bogen skal hen (= navnet på Work Order Department), hvad slags type request det er (= navnet på Work Order Type), samt evt note tilføjet Work Order bestillingen, da den blev lavet
Note: Hvad er "Do not pick from shelf" til for?
På den side, hvor man opretter en Work Order bestilling, har man mulighed for at markere "Do not pick from shelf".
Hvis man gør det, bliver der ikke udskrevet en bestilling i magasinet (fordi de ikke skal ud og hente bogen).
Use case her er, at man allerede har bogen i hånden, og ønsker at den skal indgå i en bestemt Proces. Måske har man allerede været ude og hente en bogvogn med materialer til indbinding, eller man har ad andre veje fået en stak bøger til digitalisering, fx. Så skal du markere her, for at dine kolleger i magasinet ikke skal lede forgæves.
Trin 3 : Modtagelse og behandling af Work Orders
Vi befinder os nu på Emdrup Semesterhylder :
| Info |
|---|
Som nævnt kan en Work Order department sættes op til at håndteres af en eksisterende Circulation Desk, hvis det er mere hensigtsmæssigt |
Ved denne del af proceduren sætter vi bogen "I proces" og den fremstår i Alma som "Item not in place" og i Primo som "Udlånt / Unavailable". Disse betegnelser fortsætter indtil vi har registreret Work Order som "Done" (Trin 5)
Stregkoden på den modtagne bog scannes ind, når man har angivet hvilken Status, den skal have.
Status tilsvarer de steps, man har defineret for den pågældende Work Order type. I "Reservation til semesterhylder" har vi kun to steps : "Til opmærkning" og "På semesterhylde"
Når vi har scannet bøgerne ind, kan vi arbejde videre med dem i "Manage in Process Items" :
| Info |
|---|
I andre Work Order Types vil der ofte være flere steps end kun to, og så arbejder man selvsagt flere gange på denne side. |
Trin 4 In Process Items
Det er her vi nemmest styrer processen: Medarbejderene (Work Order Department Operators) kan se alle de eksemplarer der er i process i denne department, hvilken status de har, og man kan markere nogle eller alle og give dem en ny status - eller sætte dem som Done.
Det samme kan man på Scan in Items siden, men der altså kun enkeltvis ved at scanne bøgerne ind.
Her er vi så færdig med at opmærke de to bøger, så vi skifter status til "På semesterhylde".
Flytning til semesterhylde : Temporary change location
I dette tilfælde handler Work Order om at gøre bøger klar til semesterhylde. Det praktiske med at flytte dem til semesterhylde i systemet er beskrevet i en særlig vejledning, som jeg henviser til for flere detaljer.
Det som er relevant at bemærke i denne sammenhæng - siden vi startede fra en Leganto Reading List - er at man kan tilknytte den her.
(I praksis vil man også skrive et andet Call number her, som svarer til bogens opstilling på semesterhylden, og den opmærkning man har lavet.)
Trin 5: Wok Order Done
Eksemplar-oplysningerne er opdateret, men bogen står stadig som Udlånt / Ikke tilgængelig, fordi den stadig er i proces.
Dette afsluttes så ved at sætte processen til Done, enten ved Scan in Items (enkeltvis) eller i samtidig håndtering af flere i "Manage In Process Items"
Sådan ser det nu ud i Primo, den nye Temporary Location og Item Policy er slået igennem:
Scan ind til Done:
Korrekt status i Primo:
Tilsvarende med den anden bog:
Og endelig, deres visning i Leganto:
Afslutning
Ovenstående eksempel viser hvordan man bruger Work Orders til at bestille bestemte eksemplarer der skal indgå i en eller anden biblioteksintern arbejdsproces, og hvordan man kan benytte forskellige steps til at styre processen - og afslutte den.
I dette eksempel er der også indgået en proces, der ikke principielt behøver en Work Order, nemlig at stille bøger på semesterhylde ved at ændre deres Item Information midlertidigt. Det kunne man også bare have gjort ved at samle bøgerne sammen fra hylderne og følge den generelle vejledning. Men ved at benytte Work Orders til at bestille bøger frem fra magasiner, eller forskellige locations, eller reservere eksemplarer, der udlånt, kan man lave det forberedende arbejde fx mens man arbejder med en reading list. Bøgerne vil så ligge klar til en med en tydelig status, når man (eller en af ens kolleger) er klar til rent praktisk at gå i gang med - i dette eksempel - opmærke dem og ændre deres item information.
Selv om dette eksempel handler om semesterhylder, kan Work Orders altså med fordel benyttes til de fleste af vores processer, hvor vi har behov for at få fat på og håndtere specifikke materialer, fx
- digitalisering,
- opbygning af udstilling,
- fysisk bevaring,
- sende til bogbinder,
- katalogisering
og andre processer, der tager materialet ud af cirkulation for kortere eller længere tid.
Jeg anbefaler, at der udarbejdes vejledninger for hver af disse processer. Link gerne herfra 