Table of Contents
Udtræk af data
Alma giver mulighed for at udtrække data i excel i flere sammenhænge. Se efter denne ikon ved søgeresultater og portfoliolister:
Har man søgt en tidsskrifttitel som electronic portfolio, vil man kunne udtrække en liste over alle de portfolios, som findes i vores institution zone med denne titel og dermed få et overblik over dækningen af titlen hos alle vores leverandører.
Har man søgt på collection name kan man udtrække en liste over de aktive portfolios i pågældende collection. Man kan udtrække listen med de data, som umiddelbart kan ses i grænsefladen eller man kan vælge en Extended Export,
hvilket giver en Excel-fil med alle de kolonner, som kan bruges til at uploade data via portfolio loader.
Upload af portfolios
Via portfolio loader kan man aktivere, deaktivere og opdatere f.eks. groups, proxy-settings og coverage.
...
Filforberedelse
Forbered først en fil. Enten kan man downloade en liste over eksisterende portfolios fra den pågældende collection og tilrette den eller man kan starte med en tom template. Link til template findes i dokumentationen ligesom der her findes detaljeret forklaring på de enkelte felter. Hvis man laver en fil på baggrund af en leverandørfil er det vigtigt, at kolonnerne får de rigtige headings. Hvilke kolonner man behøver at udfylde, vil variere. Har man kun brug for få kolonner, bliver det mere overskueligt, hvis man selv skriver kolonneoverskrifterne i et tomt excel-ark, f.eks. ved aktivering af nye ebogstitler: ISBN, AVAILABILITY samt - hvis der er mulighed for at der dannes local portfolios - PARSER_PARAMETERS og ELECTRONIC_MATERIAL_TYPE.
...
Load portfolios
For at uploade excel-filen:
...
Select file: upload en fil (men vælg . OBS! Vælg først loading policy - siden refresher og sletter filen, når man skifter policy).
Loading policy – der kan vælges mellem complete eller incremental. Incremental kan bruges ved tilføjelser eller partielle rettelser. Complete vælges kun hvis man vil opdatere samtlige portfolios på ny, da alt som ikke findes i filen, da bliver slettet fra collection. Vær helt sikker på, at din fil dækker alt, f.eks. både Aarhus og Kbh-holdings, hvis den vælges.
...
Bemærk: ”delete” opfører sig forskelligt alt efter om man har valgt complete eller incremental update!
- ved incremental: hvis man kører en analyse, får man at vide, at titler i slettefilen, som ikke er aktive, bliver aktiveret istedet for at jobbet springer dem over. Ved incremental load af slettefil bør man derfor til en start køre jobbet som Analysis only. Rapporten vil forælle hvilke titler, som bliver aktiveret. Disse fjernes fra loadfilen, før jobbet køres rigtigt. Se også https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Knowledge_Articles/Why_does_Alma_add_portfolios_when_loading_a_file_of_portfolios_to_be_deleted%3F.
- ved complete load: Portfolios i CZ collection, som ikke er i filen, bliver slettet (dvs. de bliver lokale og deaktiveret). Portfolios i filen, som ikke allerede er aktiveret, bliver aktiveret fra CZ, hvis muligt.
Validation policy: Validation online giver en rapport før man godkender load. Den bør tjekkes, inden man godkender jobbet og downloades, så man har den, hvis der viser sig problemer, når jobbet er kørt færdigt. Validation offline giver en rapport under job history.
For store filer anbefales ”validation offline”. Vælger man den mulighed , hvilket betyder, at rapporten ses under Admin -> Monitor jobs -> history, når jobbet er kørt færdigt. Under "Validation online"får man også mulighed for blot at køre en analysevælge "Analysis only", hvilket er en god ide, hvis man ikke er helt sikker på, hvordan opdateringen vil gå. Når analysen er kørt kan en analyse af filen rapport findes under Admin -> Monitor jobs -> history og man har mulighed for at tilrette loadfilen, inden man kører jobbet rigtigt.
Når man vil køre jobbet rigtigt, vælges "Load file - ignore lines with errors", da en enkelt linje, som giver fejlen "multiple MMS record was found" ellers vil hindre resten i at blive aktiveret.
...
Dato | Initialer | Hvad er ændret |
09/3-21 | ANSK | Sproglige rettelser samt enkelte tilføjelser og linkrettelser i afsnittene Filforberedelse og Load portfolios |
3/6-2021 | ANSK | Afsnittet "Udtræk af data" er udskilt til selvstændig vejledning. Afsnittet "Upload af portfolios" er gennemgået og revideret. Titlen ændret fra "Download/upload af portfolios" til "Portfolio loader" |