...
- KUALFPROQ2020
- KUALFPROQ2020.1
- KUALFPROQ2020.2
License status
Disse statusser bruges udelukkende internt til at angive proces for licensaftalen (har altså ingen betydning for, hvad der bliver vist i Primo).
- Active – benyttes for den aktive licens, hvor betingelserne er klar til at blive eksponeret i Primo
- Deleted – MÅ IKKE BENYTTES
- Draft – anvendes i oprettelsesfasen
- Expired – anvendes når aftaler ophører, altså når ordren lukkes.
- Retired – anvendes når en ny eller anden aftale træder i stedet.
Start Date
Dato for hvornår Licensaftalen træder i kraft.
License Location
Licensaftaler opbevares på F-drevet. Default værdi er F-drevet.
Når alle relevante felter er udfyldt, klik på ’Save and edit’ og vælg efterfølgende fanebladet ’License Terms’
License Terms-fanen
Ved brug af ALF Template vil licensbetingelserne på forhånd være udfyldte med en værdi. Det er vigtigt at man ved gennemlæsning af licensaftalen, får tjekket om de pre-udfyldte betingelser matcher aftalen.
Ligeledes skal man huske at slette teksten “Synlig for brugerne…..” og erstatte med relevant tekst eller lade felterne forblive uudfyldte.
NB: ALLE noter, der er synlige for brugerne skal skrives på engelsk. Vi har lavet et worddokument på Teams, hvor vi noterer gode noteformuleringer, så vi kan låne fra hinanden.
Licensbetingelserne er inddelt i 6 grupper: Authorized User, Terms of Use, Restrictions, Perpetual Rights, Obligations og Termination Obligations.
Authorized users
Alle felter i templaten er forudfyldt – sørg for at rette til (og slette noter), så det passer med licensaftalens betingelser.
Bemærk, at det kun er Walk-in User Term Note, der er synlig for brugerne i Primo. De øvrigt oplysninger er til intern brug. Hospitalsbrugerne har fået separat kategori, så vi kan notere, om de direkte er med i licensaftalen (fremfor at det har været underforstået igennem en årrække).
Terms of use
Alle felter i denne kategori er synlige for brugerne. Vi har besluttet ikke at benytte Silent i dropdown-menuen – få i stedet forlaget til at tage stilling til om det er en tilladt eller forbudt brug.
Self Archiving Right angår om forskere, der publicerer ved forlaget, har ret til at uploade det accepterede manuskript i en eller anden form på enten deres egen eller institutionens hjemmeside. Det er vigtigt, at der i noten angives præcis, hvilken version af manuskriptet, der må benyttes og præcis hvor den må uploades.
Text and Data Mining Noten kan benyttes til henvise brugerne til licenses@kb.dk, hvis de ønsker at lave en aftale om Text and Data Mining.
Restrictions
De felter vi har valgt at tage med i Restrictions-delen af templaten angår concurrent users. Begge felter er synlige for brugerne.
Perpetual Rights
Disse felter er til intern brug, så ingen af dem er synlige for brugerne.
Perpetual Access Right går på, om det er en del af licensaftalen, at vi har ret til permanent adgang til en nærmere defineret mængde af indholdet.
Post Cancellation Right går på, om der gør sig specielle betingelser gældende, hvis vi opsiger abonnementet – kan fx være at vi så skal betale et access fee for at få adgang til det materiale, som vi har perpetual access til. Evt. beskrivelse af hvor/hvilken platform man har PCR til.
Obligations
Disse felter er ikke synlige for brugerne.
"Concurrency with print version clause indicator" kan anvendes til at angive, at den elektroniske adgang hænger sammen med et print-abonnement.
"Performance Warranty"-felterne benyttes til at notere, om at der er en garanti for oppetid og/eller hvor lang tid en ressource ikke må virke, før der skal en ydes en kompensation.
Termination Obligations
Ingen af disse felter er synlige for brugerne.
HUSK at klikke på Save-knappen, når du er færdig med at inddatere licensoplysningerne!
Andre relevante faner på licensen
Inventory: se hvilken aktiv pakke der er eller har været associeret med licensen (se nedenfor hvordan man tilknytter produkter til licensen)
PO Lines: se hvilke POL’er licensen er tilknyttet (se nedenfor hvordan man tilknytter POL til licensen)
Amendments: Man kan tilføje et amendment/addendum til en gældende ALMA licensaftale via denne fane. Når man klikker på knappen skal man igennem de samme øvelser, som når man opretter en licens fra ny. Bemærk at hovedlicensens licensbetingelser trumfer amendment-licensens i Primo, så hvis der er lavet en tillægsaftale, der ændrer på licensbetingelserne, skal man huske også at ændre betingelserne i hovedlicensen. Lav en note i note-fanen om, hvad det nye er.
Hvis Amendmentet ikke indeholder noget vigtigt nyt, behøver man ikke at oprette en Amendment i ALMA. Man kan i stedet skrive i ALMA licensens notefelt, at der skal underskrives et nyt amendment hvert år.
Group Settings: skal ikke udfyldes
Administrators: skal ikke udfyldes
History: Licensens historik
Notes: tilføj, opdater eller slet noter til licensen eller amendments. Det er her man skal lave en note, hvis man har lavet en aggregeret ALMA licens.
Attachments: Indtil videre uploader vi ikke licensaftalerne til ALMA.
Koble licens på ordre
Når licensbetingelserne er inddateret og aftalen er underskrevet, skal den kobles på det eller de relevante produkt(er), så betingelserne bliver synlige i Primo. Det kan man ikke gøre inde fra selve licensen.
Søg i stedet ordren for produktet frem, vælg edit og Select from a list øverst til venstre:
Søg derefter på forlaget og klik på den rigtige licens.
Idet du klikker, bliver licensen koblet på ordren. Afslut med Save.
I de tilfælde, hvor det ikke er muligt at koble licensen på ordren (fx gamle arkivkøb), kan man i stedet koble den på en collection eller en portfolie.
Koble licens på collection
Søg collection’en frem, klik edit og vælg fanebladet General. Muligheden for at koble licensen på ligger i nederste linje:
Klik på Select from a list, søg licensen frem og klik på den. Afslut med save.
Koble licens på portfolio
Søg portfolien frem, klik på edit portfolio og vælg fanen Acquisitions:
Klik på Select from a list, søg licensen frem og klik på den. Afslut med save.
Lægge ny licens på ordre/collection/portfolio, der allerede har en licens tilknyttet
Når man har forhandlet en ny licens, benytter man samme procedure som vist ovenfor for at koble den på ordren, collectionen eller portfolien. Ændres licensen direkte på ordren, bliver den gamle licens ikke registreret nogen steder, men kan stadig søges frem.
Opdaterer man i collection eller på portfolie kommer den gamle licens til at ligge i Historical Licenses i General-fanen på Collection-niveau eller Acquisitions-fanen på portfolieniveau.
HUSK! at ændre status i Summary på den gamle licens til retired (vigtigt i forhold til Analytics).
Genbrug en eksisterende licens i Alma
- Da alle Aarhus’ Intota-licenser er blevet migreret over i ALMA, kan man vælge at tage udgangspunkt i én af dem, og blot opdatere den, så den opfylder de krav vi har opstillet ovenfor. Det er i så fald vigtigt at være særligt opmærksom på:
Navngivningsprincipperne
Opdatering af notefelterne i license terms-fanen
- Man kopiere en ALMA-licens, så det er muligt hurtigt at lave en ny licens på baggrund af indholdet i en gammel: Søg licensen frem, klik på de tre prikker og vælg Dublicate. Husk at ændre navnet og koden.
- Man kan også lave en licens til en template: Åbn licensen og vælg Save as template.
- Hvis et forlag sender samme licensvilkår år efter år, kan man – fremfor at lave en ny licens i ALMA hvert år - overveje at ændre årstallet i ALMA-licensen til at blive fortløbende: Fra ”….2019” til ”….AGG2019-” og skrive en note herom i notefanen.