Månedlige opgraderinger

ExLibris har annonceret, at et af de større indsatsområder fremover er Linked Open Data i bibliotekssystemerne. En af grundene til dette er, at Bibframe er ved at blive realiseret og vinde indpas. Linked Open Data er meget mere end Bibframe, men det vigitigste er, at ressourcer beskrives ud fra relationer til andre ressourcer. Se de grundlæggende principper i denne præsentation fra en tidligere SWIB-konference (Semantic Web in Libraries, 2014). 

Hvordan har dette betydning for os? Et grundlag for at kunne lave effektive beskrivelser gennem relationer mellem entiteter er at man ved hvilke entiteter, der henvises til. Dette sikres gennem autoritetsdata, som selvfølgelig har været en central del af biblioteksverdenen i mange tiår - dog i bemærkelsesværdig lille grad i Danmark, hvor autoritetsfiler har spillet en meget lille rolle. Det vil danske biblioteker være nødt til at komme efter, nu da RDA skal indføres som katalogiseringsregler også her. I den forbindelse er planen at opbygge et dansk autoritetsregister (VERA), men der er allerede en række andre kilder, der kan benyttes, bl.a. ORCID og EuroVoc. For at se autoritetsvokabularer, der understøttes af Alma, se: Working with Authority records. 

Autoritetsdata findes i mange former, men for at sikre konsistent og automatiseret udnyttelse af beskrivelserne som Linked data, skal hver autoritetsenhed have en unik identifikator. Det ser man fx i Orcid, hvor hver forsker at et unik ORCID ID, så man kan være sikker på, at det er præcis denne forsker, det drejer sig om, og ikke en anden med samme navn. Også andre forfattere (fx i VIAF), kontrollerede emneord etc. kan have unikke identifikatorer (URI: Unique Resource Identifier) - i MARC-poster markeres disse i delfelt $$1. En af nyhederne i august, er at disse URIer nu gøres søgbare i egne registre: 

• New Search Indexes for URI Cataloged in $$1​
  • Real World Object URI: indexing $$1 from supporting fields​
  • ORCID - Real World Object URI: indexing $$1 from supporting fields that contain ORCID URI​
  • ISNI - Real World Object URI: indexing $$1 from supporting fields that contain ISNI URI

Men hvordan får man disse URI'er ind i allerede eksisterende poster? Data kan beriges på forskellige måder - hvis man benytter et af de eksisterende autoritetsvokabularer fra Community Zone, og disse indeholder URI'er, kan man selvsagt få berigelsen herigennem. Her i august åbnes der for denne funktion for den europæiske flersproglige emneords-thesaurus EuroVoc: 

Brugerorganisationerne IGeLU og ELUNA har en interessegruppe, som arbejder med Linked Open Data op imod ExLibris-produkter. Se: Linked Open Data Community of Practice.

Den nye grænseflade for Purchase Order Lines introduceres nu for alle. KB har været tidlig tester på den nye grænseflade i en del måneder, men nu kan den altså benyttes af alle. 

I tillæg er der indført nye søgemuligheder for Order lines i avanceret søgning:

• Alert
• Assigned User
• Assignment
• Creation Date
• PO Line in Claim
• Renewal Date
• Sent Date

Det er stadig den gamle POL grænseflade der er default, og den enkelte bruger kan selv vælge at skifte til den nye (via Feautre Rollout Configuration).

Fra og med november vil den nye grænseflade være default, og fra februar 2024 vil den gamle ikke længere være tilgængelig.

Nogle EDI-svar fra en leverandør (fx om at en bog er udsolgt) fører gerne til at ordren skal behandles af personalet. Alma placerer derfor disse POLs i Review-fanen på "Manage EDI Task List", så de kan få den nødvendige opmærksomhed. Nu er der yderligere 5 EDI-svar, der flytter ordren til Review-fanen. (Se alle her.)

• AU –  Publisher's address unknown
• CS –  Status uncertain: check with customer service
• HK –  Paperback out of print: hardback available
• OP –  Out of print
• PK –  Hardback out of print: paperback available

Oversigten over gemte sæt af alle typer (BIB-poster, Item-poster, brugere, portfolios, collections, Order lines, etc.) har fået den nye grænseflade som vi i forvejen kender fra Holdings Search, Resource Sharing og altså Purchase Order Lines. Listen har fået facetter for nemmere navigation, og detaljerne om hvert sæt åbner i et sidepanel så man ikke mister oversigt over hvor man er i listen.

Den nye grænseflade for "Manage sets" er tilgængelig for alle, uden opt-out mulighed. 

Der er kommet flere felter, der kan vælges som vist i Resource Sharing listerne

• Lending: ISBN, ISSN, Publication date, Publisher, Place of publication. I tillæg vises Copyright information i højrepanelet.
• Borrowing: Publication date

I tillæg vises Call number i detaljevisningen på begge lister, hvis det er tilgængeligt.   

Ny rolle til kontrol af hvem, der kan linke en portfolio til en anden bibliografisk post. Brugere med rollen "Electronic Inventory Operator" vil stadig have mulighed til at relinke til anden BIB-post, mens brugere som har den nyetablerede rolle "Electronic Inventory Operator - Limited" ikke vil have denne mulighed.

Poject MUSE er nyeste i rækken af kilder, der nu bliver tilgængelige for automatisk upload af elektronisk beholdning via en integration profile.

Disse integrationer har ikke altid været problemfrie - vi håber på denne  

Der er kommet flere styringsmuligheder for "Resource Locate" - dvs. den proces, der går ud på at finde materialer, der matcher de citationer, som underviseren sætter på en Reading List. (Denne proces kan køre automatisk når citationer tilføjes, manuelt fra citationens "action knap", eller som massehandling via et job. Det nye denne gang er en ny parameter som angiver hvordan, der skal matches mellem citation og materiale, nemlig "Title AND Author". Vi kan fx sætte det op således, at en citation/BIB-post match først skal undersøge match på ISBN, og først når det ikke sker, skal der forsøges at matches på "Title AND Author", dvs. at både forfatter og titel skal matche. Øvrige tilgængelige match-parametre findes i tabellen Locate Citations by Field (Configuration > Fulfillment > Courses > Locate Citation by Fields).

Denne ændring kom i Leganto juni release.

Det er nu blevet muligt at søge efter en citation inden for en reading list i Alma. Der kan søges på: Keywords, Citation ID, Creator (the citation author's name), ISBN, ISSN, MMS Id, Title (Citation title)

Denne ændring kom med Leganto juli release.

Der kan nu oprettes et sæt af betingelser, der forhindrer at bestemte bibliografiske poster kan slettes. Det har tidligere været muligt at markere eksemplarer som "Committed to retain" - nu kommer den samme mulighed på bibliografisk niveau. (Note: hvis et eksemplar ikke kan slettes, kan den bibliografiske post heller ikke slettes, så dette er primært en udvidelse for BIB-poster uden beholdning.) Det sker via en tabel hvor man definerer hvilket felt + delfelt + evt. indhold, der skal være til stede for at posten skal markeres (ved næste indeksering) som "Committed to retain".

Derudover er det muligt at forhindre redigering af 035-felter med  bestemte prefix. Ændringen er specielt tiltænkt konsortier, hvor det ønskes sikkerhed for, at postens centrale ID-nummer redigeres forkert.

En yderligere styringsmulighed giver mulighed for konsortiets "Central Office" (i praksis dem, med tilgang til NZ-institutionen) at begrænse, om det er bestemte metadatafelter, der ikke må begrænses af konsortietmedlemmer (men stadig gerne af NZ-institutionens brugere). 

Brugen af disse restriktioner skal besluttes centralt og har betydning for hele konsortiet.

Se mere om ExLibris planer for effektiv understøttelse af konsortier i denne præsentation fra maj 2023:

Er du kommet til at fjerne et felt fra en post fra en fejl? Hidtil har det ikke været muligt at fortryde den handling, og du har skullet gå tilbage til en tidligere version af posten for at få det fjernede felt tilbage (og miste ændringer du har lavet i mellemtiden). Nu er der en en ny funktionalitet som gør det nemmere at fortryde en fejl-fjernelse: "Undo Remove, Cut, Paste Field" (Ctrl+Shift+Z) 

Alma collections (ikke at forveksle med Electronic collections) har hidtil bestået af et sæt af enkelttitler for hver collection, dvs. i praksis som et Itemized set. Nu kommer der mulighed for at definere en collection som et logisk sæt, dvs. i praksis som en søgning, hvis resultat ændrer sig dynamisk ud fra hvilke titler, der opfylder søgekriterierne. 

Se mere på Opgraderinger - Primo

Alma understøtter nu Controlled Digital Lending. Dette begreb dækker over muligheden for at kunne udlåne en digital kopi af en bog som erstatning for et fysisk udlån - forudsat at det følger den samme logik som fysisk udlån. Dvs. at den digitale kopi kun må udlånes til én person ad gangen og der må ikke udlånes flere eksemplarer (samlet digitalt og fysisk) end det antal fysiske eksemplarer biblioteket har. Dvs. hvis biblioteket har to eksemplarer og det ene er udlånt fysisk, er der et eksemplar mere tilgængeligt, enten digitalt eller fysisk. Alma understøtter nu denne proces (skal aktiveres af ExLibris på forespørgsel): 

• så lånere kan vælge at bestille et fysisk eller et digitalt lån i Primo,
• kontrol, af at der ikke er flere digital/fysiske eksemplarer i omløb end tilladt,
• en kø-ordning for digitale lån (ligesom for fysiske lån)
• lånerens adgang til vedkommendes igangværende lån via ens konto i Primo (digitale lån kan i sages natur ikke downloades). Se eksempel herunder.

Controlled Digital Lending (CDL) er især en stor ting i USA og tog rigtig fart i under Covid. Det er dog også stødt på problemer, bl.a. tabte Internet Archive en retssag tidligere i år - se omtale her. Den direkte betydning for bibliotekers brug af CDL er ikke helt klar, da Internet Archive ikke ejede fysiske eksemplarer på de materialer de udlånte digitalt.

Udformning af "breve" (emails og udskrifter) er blevet nemmere med en ny grænseflade, mulighed for at gemme udkast, etc.

Der er som sagt flere nyheder og yderligere beskrivelser på release notes-siderne (links øverst i denne tabel)

Borrowing requests med status "Ready to be sent" vises nu i ens Task List (som her) eller ens Task List Widget:

På listen over lending requests kan man nu se holdings- og tilgængelighedsinformation i mere detaljer:

Noter i Resource Sharing i task lists har nu fået en bedre visning: 

I begge Resource Sharing lists kan man nu vælge at inkludere flere felter i sin visning (se Personalisering):

Det er fra maj ikke længere muligt at benytte den tidligere version af Borrowing og Lending lists. 

Generelt om Resource Sharing Task LIsts:

Bruger du de samme handlinger igen og igen i dit arbejde i MDE? Tilføj dem som genveje (QuickLinks), så har du dem samlet et sted. Du kan også fastgøre dine QuickLinks som en menu-linje i MDE.

Når du er på en Holdings post i MDE er det blevet nemmere at se alle Items knyttet til posten: 

(og igen: klik på stjernen for at gemme funktionen som et Quick-link)

Med May release indføres et nyt begreb for bibliografiske MARC-poster, nemlig "Bibliographic Rank". Dette er en talværdi for hvor god/fyldig/komplet en bibliografisk post er, og en ny parameter der kan indgå i afgørelser for oprydning, sammenlægning og berigelse af vores metadata. Bibliographic Rank er synlig både på postens Info-panel og i MDE. Bibliographic Rank kan også benyttes som søgekriterium. 

Hvor man hidtil har kunnet bruge søgeoperatorerne "Equals" og "Contains" kan man nu også benytte "Not equals" og "Not contains". 

Det er en meget kærkommen forbedring, og noget der er blevet stemt igennem via brugercommunity'ets årlige afstemning i 2022. Det er værd at være opmærksom på, hvordan resultatet laves hvis man søger på "Not contains/equals" i en lavere-orden genstand (fx at man søger på electronic titles hvor electronic portfolios "Not contains" en bestemt værdi, eller på physical titles hvor physical items "Not contains" en bestmt værdi. Her er et forsøg på at forklare 

Der er kommet udvidede muligheder for at lave anonymisering - nemlig noter på bestillinger og lån. Disse kan ofte indeholde personlige oplysninger, og det er et godt tiltag at man kan anonymisere noterne for de enheder, der ikke slettes automatisk. 

Der er kommet nye Item Material Types og også en række "generiske " Types, som vi selv kan definere ved behov

Det er værd at være opmærksom på, at i forhold til "Automatic Printing" af bestillingssedler, er Item Material Type den eneste parameter ud over Location vi har at gøre godt med, så i den forbindelse kan det give mening at differentiere. 

Den nye brugergrænseflade er nu kommet til Analytics Objects, som hidtil har været meget svær at navigere i. Der er også kommet ny funktionalitet, der bl.a. gør det nemmere at dele rapporter med andre:

og gør det enklere for den enkelte medarbejdere at "favoritte" bestemte rapporter, som skal være nemt tilgængelige:

Cancellation reasons - de beskeder, der sendes til brugerne, når en bestilling ikke kan opfyldes - har vi hidtil skullet bede ExLibris om at tilpasse ordlyden af. Nu kan vi selv konfigurere dem - og der er yderligere 10, som kan benyttes:

Alle brugerposter har et felt "User Statistical Category". Som navnet antyder, er det primært ment til statistik - fx til at kunne specificere statistik inden for en enkelt User Group. Nu kan man også bruge den som parameter i opsætning af regler for bestilling og udlån.

Reglerne for automatisk fornyelse af udlån kan nu forfines yderligere. Der er kommet to parametre mere, der kan bruges: 

• Den ovenfor nævnte "User Statistical Category"
• Location 

Nye genveje for muse-fri navigation i Metadata Editor - via Alt-tasten.

Der er kommet et nyt brev, som medarbejdere (med rollen User Manager) kan sende til brugere, der har bedt om at få udleveret alle de data, vi har registreret om dem i Alma. 

Oplysningerne sendes med som et vedhæftet XML-dokument. Funktionen er en måde at gøre det nemmere for institutioner at opfylde deres GDPR-forpligtelser, specifikt i forhold til:

• Article 15: "Right of access by the data subject"​
• Article 20: "Right to data portability"

Da den nye grænseflade kom til Resource Sharing Task Lists (Lending og Borrowing) var det savnet, at muligheden for selv at tilpasse hvilke oplysninger der skulle vises hvor, var forsvundet. Nu er det igen blevet muligt at personalisere grænsefladen via det lille tandhjul over listen.

Der er kommet en række forbedringer til Alma viewer (se video) , og til Internet Archive Book reader - bl.a. support for højre-til-venstre bladring.

To gode forbedringer, der kan hjælpe i hverdagen: 

Tidsperiode på Portfolio availability:

Tidsperiode på "Service unavailability message" til brug ved fx ved varsldede nedlunkinger.

Den nye brugergrænseflade er nu kommet til Acquisition, hvor en ny integreret PO Line Task list er blevet tilgængelig, som noget den enkelte medarbejder kan slå til.

KB har været early tester på funktionen siden midt-september. 

Den nye repository advanced search (foreløbig kun tilgængelig for Physical Holdings): der er kommet en ny "Clear form"-knap så man ikke behøver at fjerne alt manuelt.

Der er nu mulighed for at begrænse rettighed til at redigere i bestemte felter til en "Central Office" i konsortiet. Hensigten er at undgå at særlig kritiske felter (fx 035-felter?) slettes ved en fejl fra en af konsortiedeltager. 

Der kan også begræsnes ud fra katalogisators "Cataloger level"

• Portfolio loading baseret på eksport af portfolios understøtter nu også portfolier med flere dækningsperioder.
  • "This enables users to utilize the exported file, easily edit it and upload it using the portfolio loader. The portfolio loader loads all of the date ranges for the various coverages and does not require the user to manually update multi-coverage portfolios."
• Forbedringer til Proquest Ebook Central upload af elektronisk beholdning
  • Fuld synkronisering hver uge
  • Inkluderer Subscription titler, i tillæg til Owned titles og DDA titles.
  • Hver portfolio indeholer en indikation af indkøbsmetode (Owned, DDA, Subscription)
• Diverse ændringer til Community Zone management
  • Ikke længere "Report to ExLIbris" på collections som ExLibris ikke kontrollerer (de er helt community-styret)
  • Ny Management Level "Pending Deletion" for community-styrede collections ("The Pending Deletion status indicates that this collection is planned to be removed in the coming 4 weeks, in alignment with Ex Libris's existing procedure of notification")
  • Brugsangivelse ved CZ collections: Hvor mange gange den enkelte collection/portfolio er blevet aktiveret, of fra hvilken region.

Link-sortering først fuldt funktionelt efter CDI release 07 Dec 2022 

Ny grænseflade for Lending og Borrowing task lists. Tydeligere navigation, bedre funktionalitet og færre klik. Se video (3:34):

Feature rollout configuraion. Ny side hvor den enkelte bruger selv kan slå nye features til eller fra, mens de er i gradvis rollout-fase. Systemadministratorer kan se hvor mange/hvem som har slået det til eller fra, og bestemme default indstilling for institutionen. Se video (2:34):

Beskrevet i blogpost: "Retention" - ny sektion i Item editor

Funktionen blev først indført 14 Aug 2022 

 Der kan nu loades portfolios til electronic collections i KBART-format, som mange udbydere kan levere. Se video (2:01): 

Begræns staff users' adgang til at se brugerhistorik. For at kunne styrke sikkerheden omkring behandlingen af brugernes private data, kan man nu begrænse medarbejderes mulighed for at kunne se en brugers historik. Det gøres ved at fjerne dette privilegium fra bestemte roller  - der skal oprettes en sag hos Exlibris.

Se video (1:04)

Det er nu blevet muligt at omarrangere en reservationskø, dvs. flytte rundt på reservationerne. (Tidligere har det kun været muligt at sætte en anden end den aktuelle til at være aktiv.) Det kan være en nyttig funktion i særlige tilfælde - men også noget der ikke skal bruges for meget, da det kan gå på bibliotekets troværdighed løs, hvis for mange oplever, at blive flytte tilbage i køen. (Ingen af os sætter heller pris på det, når vi ryger længere tilbage i en telefonkø.)  Se video (1:20):

Rettighederne til at omarrangere reservationskøen kan knyttes til bestemte roller. MLU og udlånsgruppen vil tage stilling til om denne funktion skal slåes til, og i tilfælde for hvilke roller.

Der kan nu tilføjes (og redigeres) undertekster til videoer i Alma Digital - se video (6:14)

Takket være en større opgradering af IIIF billedserver-teknologien, kan en af Almas tre viewers - Universal viewer - nu også understøtte andet end billedfiler. Fx PDF, video, audio m.v. Se video (4:38): 

Hjælpemenuen "Recent entities" indeholder nu ting, man har arbejdet med op til 14 dage tilbage, så man nemmere kan gå tilbage til det man lavede.

(Leganto July release)