Projektdigitalisering - workflow i Alma

Projektdigitalisering er oprettet som en work order i Alma, da det er en intern proces. Der er oprettet en work order department (Projektdigitalisering) med tilknyttede operators, en work order type (Projektdigitalisering) samt work order status'es. Der vil kunne oprettes yderligere work order types efter behov - fx. hvis der vil differentieres mellem de forskellige digitaliseringsprojekter og/eller der er behov for separate work order status'es.

Til projektdigitalisering skal bøgerne enten bestilles fra Magasin eller blot scannes ind.

1. Bestilles bøgerne fra Magasin, oprettes bestillingen som en work order:
   
   
   Projektdigitalisering vælges som Process Type og som Managing Department:
   
   'Do not pick from shelf' benyttes kun, hvis materialet ikke skal hentes frem fra Magasin.
   
   Efter klik på Submit vil der være oprettet en Projekt-digitaliserings request med pickup location Projektdigitalisering:
   
   
   
2. Bøger til projektdigitalisering kommer enten fra Magasin eller hentes frem og scannes ind:
   1. Location ’Nationalbiblioteket - Projektdigitalisering’ vælges i Alma:
      
      Kun operators på denne work order department vil kunne vælge den som location i Alma.
   2. Bøger scannes ind med 'Scan in item':
      
      Her er der kun opsat en enkelt work order status: 'Sendt til LGV'. Andre kan opsættes efter behov og derefter vælges i dropdown-menuen.
      Bemærk: der skal ikke 'hakkes af' i Yes til Done med mindre work order processen er færdig.
3. Når en bog er scannet ind i Alma til projektdigitalisering, vil den fremstå med process type ’Projektdigitalisering’:
   
   Den vil i Primo ses som Udlånt men vil kunne reserveres:
   
   

   Og i Alma vil den stå med 1 request:
   
   
   

   Der kan arbejdes samlet med projektdigitaliserings requests ved at klikke på 'Manage in proces items':
   
   Her kan man ved at bruge fx. 'Process status' filteret skifte status for flere bestillinger på én gang.

4. Bogen sendes til digitalisering:
   
   1. Bogen digitaliseres men der sendes ikke besked til låner
   2. Den nye elektroniske post oprettes med digital fil som electronic portfolio under electronic collections svarende til projekt ID'et.
      Der indsættes følgende i den elektroniske post:
      
      1.  999 $$a med indhold ‘DigiXXXXXX’
      2. 999 $$a med koden for projektet med foranstillet E (fx. E1600talsC8)
         

      3. 506 0_ $f Unrestricted online access $2 star (open access indikator i Primo)

      4. 595 $$s med MMS ID på den fysiske post
      5. 856 felter med URL i $$u samt 'Link til elektronisk udgave' i $$z (pga Danbib eksport)
   3. Projekt ID benyttes både til at indsætte i 999 *a i den digitale post med foranstillet E samt som electronic collections. Der er oprettet følgende electronic collections:
      

      
      

      1600talsC8
      1600talsKUM
      Teatermanus
      TeatermanusudenOCR

      DOD
      
      Alle har public name 'Digitaliseret udgave', som er den tekst, der ses i Primo:
      
   4. Der indsættes følgende i den fysiske digitaliserede post:
      1. 999 $$a med koden for projektet - uden foranstillet E (fx. 1600talsC8)
      2. 595 $$a med MMS ID på den elektroniske post
      3. 999 $$a digitaliseret
         Dette er i Primo normaliseret til at give klarteksten 'Materialet er digitaliseret - brug digital version' i det korte format:
         
5. Når bogen er digitaliseret, sendes den tilbage til Projektdigitalisering (Katalog) og scannes herefter ind igen i Alma - husk her at sætte status til 'Materialet er digitaliseret' og 'Done', da work order processen nu er færdig:
   
   
   
6. Materialet vil nu stå med destination 'Reshelve' i Alma, og i Primo vil den stå som ’Er tilgængelig (ved at blive stillet på plads):