Registrering af specialer - AU Library
- Margit Sørensen Helbo
- Karina Schødt Vedel-Smith
OBS: Brugergrænsefladen i Alma er ændret siden denne vejledning blev udfærdiget. Det er i store træk de samme handlinger, du skal foretage dig. Se mere om den nye brugergrænseflade her: https://kb-dk.atlassian.net/wiki/display/ALMAWIKI/2020/09/26/Bliv+kendt+med+Almas+nye+layout?src=contextnav |
|---|
Denne vejledning skal benyttes af AU Library til registrering af både elektroniske og trykte specialer. Vejledningen tager udgangspunkt i, at der er oprettet maskeposter til specifikke institutters specialer jf. input AU Library.
Følgende AU Library enheder har globale maskeposter: BSS, ARTS og ST
Maskeposterne findes i Metadata Editor under Templates, Marc Bibliographic og Shared :
Det skal bemærkes, at de maskeposter, der er oprettet, er kodet til enten online eller trykt i LDR, 007 og 008. Kodningen i disse felter har betydning for, hvordan data opfører sig i Alma og Primo.
Generelt:
ISBD-tegnsætning er vigtig, da den bibliografiske post ellers vises uden skilletegn både i Alma og Primo og derfor bliver svær at læse for slutbruger. ISBD-tegnsætning sættes aktivt og kan ikke placeres i maskeposten, da tegnsætningen skifter alt efter indhold af feltet.
Indikatorer er vigtige i bestemte felter, bl.a. bruges de til indeksering, alfabetisering, til klartekster m.m. Hvis feltet benytter indikatorer, er der i maskeposten sat en standard. Indikator skal dog ændres ved alfabetisering af titler.
Felt/delfelt | Maskeposten | Ændringer | Eksempler |
008 pos. 7-10 | Årstal | Sat som standard med 202#. Her inddateres årstal. NB: Brug "Open Form Editor", når der skal redigeres i 008. Den findes under "Edit"-menuen. | |
008 pos. 35-37 | Sprogkoden er default ”dan” for Danish | Hvis sprogkode er et andet sprog end dansk i 008 pos. 35-37 ændres til korrekt sprogkode. | |
041 $$a | Sprogkoden for tekst er default ”dan” for Danish. | Hvis teksten er på et andet sprog end dansk ændres til korrekt sprogkode. | |
041 $$b | Sprogkoden for summery eller abstract er default "dan" for Danish og ”eng” for English. | Hvis summary eller abstract er på et andet sprog end dansk og engelsk ændres til korrekt sprogkode. | |
245 10 $$a | Titel Indikator 1 = Indeksering Indikator 2 = Alfabetisering ISBD-tegnsætning | Hvis titlen skal alfabetiseres, skal indikator 2 tilrettes. Blanktegn er også et tegn. Hvis der kun er en titel afsluttes delfeltet med en ”mellemrum / mellemrum” (skråstreg). | Eksempel uden undertitel: 245 10 $$a Betydningen af kræft og kræftbehandling for kognitive funktioner hos børn og unge i et udviklingssamarbejde = $$b How cancer and cancer treatment affect cognitive functions in children and adolescents from a developmental perspective / $$c Laura Engberg Frank. 246 31 $$a How cancer and cancer treatment affect cognitive functions in children and adolescents from a developmental perspective. Eksempel med undertitel: 245 10 $$a Betydningen af kræft og kræftbehandling for kognitive funktioner hos børn og unge i et udviklingssamarbejde : $$b en undersøgelse = How cancer and cancer treatment affect cognitive functions in children and adolescents from a developmental perspective : an investigation / $$c Laura Engberg Frank. 246 31 $$a How cancer and cancer treatment affect cognitive functions in children and adolescents from a developmental perspective. |
245 $$b | Anden titelinformation: | ||
Undertitel ISBD-tegnsætning | Når der optræder en undertitel, ændres sluttegnet i 245 $$a til ”mellemrum : mellemrum” NB: Flere undertitler separeres med ”mellemrum : mellemrum” (skråstreg). | ||
Paralleltitel ISBD-tegnsætning | Når der optræder en paralleltitel, ændres sluttegnet i 245 $$ til ”mellemrum = mellemrum” (ligmed). | ||
Undertitel, paralleltitel og parallelundertitel ISBD-tegnsætning | Når der optræder både en undertitel, en paralleltitel og en parallelundertitel vil tegnsætningen ændres til: $$a Titel : $$b undertitel = Paralleltitel : parallelundertitel / | ||
245 $$c | Ophav ISBD-tegnsætning | Her skrives ophav i den rækkefølge de optræder på materialet. Slut altid af med ”.” | |
246 31 $$a | Varianttitler – her paralleltitel Indikator 1: Indeksering Indikator 2: Paralleltitel ISBD-tegnsætning | Hvis der optræder en paralleltitel, skal der oprettes et registeropslag i felt 246. Indikator 2 er sat til default ”Paralleltitel”. Slut altid af med ”.” NB: Hvis titlen skal alfabetiseres oprettes felt 740. Indikator 1 = alfabetisering Indikator 2= blank | |
260 $$a b c | Udgiver og årstal ISBD-tegnsætning | Indholdet af felt 260 er sat som standard. Det vil kun være årstal i $$c202-, som skal ændres. Slut altid af med ”.” | 260 __ $$a Aarhus : $b Psykologisk Institut, Aarhus Universitet, $$c 202-. |
300 $$a | Sidetal | Slut altid af med ”.” NB: Hvis der er illustrationer, ændres $$a til at slutte af med ”mellemrum : mellemrum” (kolon) og delfelt $$b tilføjes med indholdet ”ill.” | 300 __ $$a sider. eller 300 __ $$a sider : $$b ill. |
502 $$a | Der er forskelligt indhold i felt 502 alt efter hvilken maskepost man arbejder i. | Slut altid af med ”.” | 502__ $$a Speciale ; Vejleder: : ______ slut af med ”.” 502 __$$a Obligatorisk afhandling. Vægt: __ ECTS. 502__$$a Vejleder: ______ slut af med ”.” 502__$$a Speciale, Aarhus Universitet, Institut for Statskundskab, 2020. |
700 1_$$a | Ophav Indikator 1: Surname Indikator 2: Blank | Ophav skrives i $$a i inverteret form. Indikator 1 er sat som default til ”Surname”, da det er et personnavn. Slut altid af med ”.” | 700 1_ $$a Frank, Laura Engberg. |
| 710 2_ $$a b | Korporation Indikator 2: Name in direct order Indikator 2: Blank | Korporation skrives i hhv. $$a og $$b i direkte orden. Indikator 1 er sat som default til "Name in direct order". Slut altid af med "." | |
856 40 $$u | Link til online specialet | Her er sat som standard starten af et link, som skal tilrettes. | 856 40 $$u https://specialer.au.dk/bss/stat/2020/ Hvis felt 856 skal fjernes, så stå i posten, klik på "Editing actions" og vælg "Remove field". Gem posten. |
| 999__ $$a | Specialer på Aarhus Universitet. | Indtast teksten AUSPE | 999 __ $$a AUSPE |
Oprette holdings og items– det fysiske speciales beholdning og adgang: | Oprettelse af portfolio– det elektroniske speciales beholdning og adgang: |
Følg undervisningsvejledningen s. 33-35 (Tilføj Holdings)* samt s. 38-41 (Opret Item)* *) Vejledningsgruppen er i gang med at revidere undervisningmaterialet, således at vi får en bedre oversigt i Alma Wiki, når vi har behov for en vejledning. | Når den bibliografiske post er færdig, skal der tilføjes en portfolio. Det sker enten via ikonet Der kommer et skema frem, som skal udfyldes som følger:
Følgende tekst SKAL altid indsættes i portfolien under Public Note: Aarhus Universitet har lukket for offentlig adgang til online specialer mv. af hensyn til ophavsret. Er du studerende eller ansat på AU, har du adgang til materialet, når du befinder dig på universitetet, via universitetets netværk f.eks. EDUROAM. Uden for universitetet kan du som studerende eller ansat få adgang via AUs VPN-forbindelse. For at gemme klikkes på NB: Adgangsbegrænsning vises i Primo fra faneblad ”Notes” og ikke fra felt 856 i den bibliografiske post. For yderligere vejledning vedr. portfolio: Opret en lokal portfolie |
Specialer der skal undertrykkes, så de ikke kan ses i Primo / Discovery : |
Søg posten frem i Alma og hent den over i MD Editor. Check hvor mange holdings posten har. Har posten kun 1 holding gøres følgende: I menuen ”Tools” vælges ”Set Management Tags”, og der sættes flueben i ”Suppress from Discovery”.
Gem posten med “Save and Release Record” Posten skifter nu logo under ”MARC21 Bibliographic”, hvilket indikerer, at den er undertrykt, og at hverken post eller beholdning vises i Discovery.
|
Specialer der skal tilknyttes en inaktiv portfolio : |
Søg posten frem i Alma og hent den over i MD Editor. Klik på "Add inventory" og klik herefter på "Add portfolio".
I afsnittet "INventory and linking information" udfyldes "Availability status" med "Inactive" Gem posten med “Save and done” |
Forfatter: Charlotte Kristensen og Margit Sørensen Helbo
Dato for udarbejdelsen af vejledningen: 26. maj 2020
Vejledningen revideres: hver 2 år eller ved behov
Roller og ansvar: Charlotte Kristensen og Margit Sørensen Helbo
Datoer og initialer for løbende revidering:
| Dato | Initialer | Hvad er ændret |
15/6 2020 | msh | Tilføjet 710 + nyt billede af listen over maskeposter + ændret tekst/ill. om portfolio. |
29/6- 7/7 2020 | msh | Rettet diverse i 008, 041, 245, 246, 700, 710. Udskiftet ill. |
7/7 2021 | msh | Inaktiv portfolio er tilføjet. |
17.5.2022 | msh | Felt 999 |